Tilgang til selvbetjeningsportalen/betalmeg og DFØ-appen
Når kontraktsmottaker har signert kontrakten vil hen få tilgang til selvbetjeningsportalen/betalmeg og DFØ-appen.
Personer på time- eller månedskontrakt får tilgang til selvbetjeningsportalen og appen. Oppdragstakere får tilgang til betalmeg og appen. Der kan de se lønnsslipper, kontrakter, personopplysninger og mer.
Personer på timekontrakt må føre timer under "Mine kontrakter" i portalen eller appen.
Hvis kontraktsmottaker ikke får logget inn vil de ta kontakt med deg. Det kan være flere grunner til problemet.
Problemer som kan oppstå
Kontrakten er ikke signert
Du kan se i "Kontrakter" eller "Rapport" om kontrakten er signert. .
Kontrakten er nettopp signert
Personen vil ikke kunne logge inn før dagen etter at kontrakten er signert, siden systemet trenger en natt for å oppdatere tilganger.
Kontrakten har ikke startet enda
Det er ikke mulig å logge inn før kontrakten har startet. Eksempel: Hvis kontrakten starter 1. januar, vil ikke personen kunne logge inn før denne datoen, selv om kontrakten er signerert før.
Kontrakten har nådd sluttdato
Personer på time- og/eller månedskontrakt mister tilgangen når kontrakten har nådd sluttdato. Oppdragstakere har tilgang i to år etter kontraktslutt. Se i "Kontrakter" eller "Rapport" for å se sluttdatoen på kontrakten. Seksjon for lønn kan forlenge tilgangen til timeansatte, men ikke hvis det er mer enn en måned siden kontraktsslutt. For mer informasjon om oppfølging se under Følge opp personer på timekontrakt. Tilganger til månedansatte blir ikke forlenget.
Det er feil med brukeren
Hvis personen ikke kommer inn selv med aktiv kontrakt, kan du be om å få tilsendt bilde av feilmeldingen. Send feilmeldingen videre til toa-hjelp@admin.uio.no med navn på ansatt og gjerne ansattnummer. Seksjon for lønn vil se om det er noe feil med brukeren og ta kontakt med DFØ ved behov.
Utenlandsk person uten norsk personnummer
Hvis personen ikke har norsk personnummer kan det bli feil med opprettelsen av FEIDE-brukeren på UiO.
Send e-post til it-hjelp@uio.no og sett den ansatte i kopi. Hvis personen har bilder av feilmeldingen må disse også sendes videre.
Følge opp personer på timekontrakt
Påminnelse om timeføring
UiO sender e-post en gang i måneden til alle som har en aktiv timekontrakt med en påminnelse om at de må føre timer.
Hvis en timeansatt tar kontakt med deg for å spørre hvordan de kan føre timer, kan du sende følgende veiledninger:
Kontrakten har nådd sluttdato
Timeansatte mister tilgangene når de ikke har en aktiv kontrakt. Du skal ikke opprette ny kontrakt for å forlenge tilgangen, da personen vil få mulighet til å føre timer i ny og gammel kontrakt.
Send e-post til toa-hjelp@admin.uio.no med navn og ansattnummer og be om tilgangsforlengelse. Dagen etter at Seksjon for lønn har forlenget tilgangen vil den timeansatte kunne logge inn. Siden det kun er tilgangen som forlenges må timer føres under "utgåtte kontrakter". Hvis personen får ny kontrakt vil hen automatisk få tilgang til systemet igjen og kan føre timer på gamle kontrakter.
Hvis det er mer enn en mÃ¥ned siden kontrakten gikk ut, mÃ¥ du sende inn timelister og utbetalingsbilag pÃ¥ flyt i Elements til Seksjon for lønn. Se Rutine for oppfølging av timekontrakter hvor det ikke er registrert timer - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡
Får ikke til å føre timelister
Dersom personen ikke får til å føre timer, kan du fylle ut skjemaet utbetalingsbilag for timekontrakt som har feilet og timelister. Dette skal sendes på flyt i Elements til Seksjon for lønn.
Godtgjørelser, merarbeid eller tillegg
Hvis en person er fast ansatt på UiO, er det ikke mulig å opprette kontrakt til den selv om den er ansatt i under 100 % stilling.
Ansatte kan legge inn godtgjørelser, tillegg og mertid i selvbetjeningsportalen.
Utbetaling for oppdrag
Den ansatte kan legge inn en godtgjørelse i selvbetjeningsportalen eller DFØ-appen for å få utbetalt for oppdraget. Du må informere den ansatte om hvilket kostnadssted, delprosjekt, lønnart og beløp den skal legge inn i systemet. Du har ikke mulighet til å legge inn godtgjørelse for en annen person.
NÃ¥r den ansatte har lagt inn godtgjørelsen vil godtgjørelsen gÃ¥ til en økonomikonsulent for attestering. Deretter gÃ¥r den til godkjenning hos leder. Beløpet vil bli utbetalt ved neste ³ó´Ç±¹±ð»å±ôø²Ô²Ô²õ°ìÂáø°ù¾±²Ô²µ.
Det er mulig å opprette en oppdragskontrakt på papir, som sendes til seksjon for lønn per post. Bli enig med den ansatte hvordan dere løser dette, slik at det ikke blir utbetalt dobbelt.
Utbetaling av mertid
Det er ulike løsninger for å utbetale mertid for deltidsansatte og personer ansatt på timekontrakt.
Deltidsansatt (månedskontrakt)
Dersom den ansatte skal jobbe noen ekstra timer, kan den legge dette inn i selvbetjeningsportalen/DFØ-appen under tid. Det skal føres som «overtid til betaling», og så blir det utbetalt som vanlig timelønn. Dette løsningen forutsetter at det merarbeidet er gjort på samme kostnadssted og delprosjekt.
Veiledning: Utbetaling av overtid/mertid - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡
Dersom personen skal jobbe ekstra timer på et annet kostnadssted eller delprosjekt, må det opprettes en kontrakt til i toa.
Hvis personen er ansatt via personal og har en fast deltidsstilling, må det opprettes en timekontrakt på papir for å utbetale timene.
Timeansatt
Hvis en person på timekontrakt skal jobbe flere timer enn planlagt, må det opprettes en timekontrakt til i toa.
Utbetaling av overtid
Ansatte i deltidsstillinger eller timeansatte kan motta utbetaling etter overtidssats hvis de har oppfylt full normalarbeidsdag og overtidsarbeidet er pålagt.
Deltidsansatt (månedskontrakt)
Personen må legge inn overtid under tid. Deretter må den velge fremmøtetype Overtid m/avspasering eller Overtid mot betaling fra nedtrekksmenyen. Veiledning:
Timeansatt
Timeansatt mÃ¥ føre overtid under godtgjørelser. Hvis de har krav pÃ¥ 100 % overtid, mÃ¥ de velge lønnart 2020 og føre antall timer. Veiledning: Helge-, vakt- og feltarbeidtillegg - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡
Tillegg
Personer på ansatt på månedskontrakter og timekontrakter må føre kveldstillegg og andre tillegg under godtgjørelse. Merk at de får opp ulike valg under godtgjørelse utifra hvilken kontraktstype de er ansatt i.
Veiledning: Helge-, vakt- og feltarbeidtillegg - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡
Rutiner for endringer i toa-kontrakter
- Endre årslønn, avslutte kontrakt m.m.: Rutine for endring av toa-kontrakt
- Endre adresse, D-nummer: Rutine for endring av personinformasjon
- Endre delprosjekt i kontrakt, førte timer eller utbetaling av oppdrag: Rutine for endring i kontering og ompostering
- Rutine for sletting av kontrakt
- Rutine for endring av bankkonto
- Rutine for oppfølging av timekontrakter hvor det ikke er registrert timer
- Personen skal slutte på UiO og ønsker å få utbetalt feriepengene sine: Rutine for fratredelse og sluttoppgjør
Veiledning: Sende dokument pÃ¥ lønnsbehandling (personalkonsulent) - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡
Feriepenger
Personer på time- og månedskontrakt tjener opp feriepenger når de jobber på UiO.
Oppdragstakere får ikke feriepenger.
Feriepenger blir utbetalt i juni året etter at den ansatte har jobbet. Les mer om utbetaling av feriepenger.
Dersom en person slutter på UiO og ønsker å få utbetalt feriepengene sine, må det sendes inn skjema for sluttoppgjør.
Merk at personen må skatte av feriepengene sine hvis de utbetales samme år som de er opptjent.
Egenmeldt sykefravær for personer på time- eller månedskontrakt
Personer på time- eller månedskontrakt tildeles ikke automatisk kvote for egenmelding. Dersom en ansatt blir syk og ønsker å dokumentere fraværet med egenmelding, må nærmeste leder med oppfølgingsansvar vurdere om den ansatte har opptjent rett til å benytte egenmelding.
Rett til egenmelding
Er retten til å benytte egenmelding opptjent, må leder sende en henvendelse til ova-sl-fravaer@admin.uio.no og be om at det opprettes kvote for egenmelding. Gruppe for fravær og Nav-refusjoner (GRUF) oppretter kvote på bakgrunn av henvendelsen.
Den ansatte vil ha mulighet for å registrere egenmelding i selvbetjeningsportalen dagen etter at GRUF har behandlet saken og gitt tilbakemelding til leder. For at det skal utbetales lønn for dager med egenmelding må timelister sendes inn på papir.
Sykemelding
Dersom retten til å benytte egenmelding ikke er opptjent, må leder be den ansatte dokumentere fraværet med sykmelding.