Hjelp! Jeg må rydde i e-posten min.
9 gode ryddetips
Rydd i e-posten og slett mest mulig
Alle på UiO må holde e-posten sin ryddig og slette mest mulig. Det er flere grunner til dette:
- Unødvendig lagring av data gir unødvendig økt klimaavtrykk
- Unødvendig lagring av data gir unødvendige kostnader
- Unødvendig lagring av data kan være brudd med GDPR (personvernforordningen) som sier at skal ingen informasjon med personopplysninger skal oppbevares lenger enn nødvendig, og dette gjelder også informasjon i e-post.
Viktig informasjon skal som regel ligge andre steder enn i e-post for å være nyttig, og informasjon som ikke er viktig, skal slettes. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalføring- og arkiveringsplikten skal vurderes før informasjon slettes.
Tips: Tenk at alt bør slettes, og plukk ut de få tingene du faktisk trenger å ta vare på.
Tips: Skal du sortere og slette mye e-post i ryddeprosessen, bør du gjøre det fra . Da unngår du at e-postprogrammet henger seg opp.
1. Finn ut hvor mye e-post du har. Da blir det gøy å se hvor mye du har slettet.
Begynn med å finne ut hvor mye e-post du har. Det gjør du enklest fra webmail.→ Se veiledning for å finne ut hvor mye e-post du har. Noter deg tallet, slik at du kan sammenligne på slutten av sletteøkten.
2. Slett mapper med e-post om avsluttede aktiviteter eller andre mapper med e-post du ikke lenger trenger.
Hvis du har vært lur og sortert e-posten din i mapper, er det lett å finne mappene for aktiviteter som er avsluttet eller som inneholder annet du ikke lenger har bruk for. Hvis noe av e-posten i en mappe fortsatt er viktig, lagre det sammen med sluttrapporten for aktiviteten eller annet som skal være tilgjengelig om aktiviteten i ettertid. Tøm papirkurven i e-postprogrammet etter hvert som du sletter.
For framtiden kan du huske at det er lurt å opprette slike mapper for aktivitetene dine, så blir det lettere å slette unødvendig e-post også i tiden som kommer. Husk at arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem fortløpende, og journalføring- og arkiveringsplikten skal vurderes før informasjon slettes.
3. Slett upersonlig e-post fra e-postlister.
Får du e-post fra flere e-postlister? E-postlistene har som regel en fast tekst først i emnefeltet. Bruk denne teksten til å søke opp e-post fra listene, og slett de som er eldre enn f.eks 6 mnd, eller alt du ikke kommer til å ha bruk for. Er det snakk om mye som skal slettes, er det lurt å bruke , så unngår du at e-postprogrammet på maskinen din henger seg opp. E-post fra lister bør du sette opp filtrering for slik at de sorteres til egne mapper som gjør det enkelt å slette senere. → Se veiledning for å sette opp filtrering.
Pass også på at du melder deg av e-postlister du ikke er interessert i.
4. Finn det du vil ta vare på.
Er det e-post du vet at du mÃ¥ ta vare pÃ¥? ³§Ã¸°ì den opp ved Ã¥ søke pÃ¥ avsender eller ord i emnefeltet. Sorter ut slik e-post til egne mapper slik at du har orden og ogsÃ¥ enkelt kan slette dem nÃ¥r de ikke lenger er nødvendige.
Informasjon som er viktig også for andre, bør du kopiere ut og legge på riktig sted, som kan være et fellesområde der tilknyttet aktivitet er lagret eller lignende. Arkivverdig informasjon skal arkiveres i ePhorte og skal ikke ligge i e-posten din. Snakk med din leder om arkivering i UiOs arkiv. Annen informasjon som skal være tilgjengelig for andre, skal også lagres riktig. →Se UiOs lagringsguide for å lære hvor forskjellige typer data kan lagres. Hvis du kopierer ut informasjon, kan du slette den fra e-postprogrammet etterpå.
5. Flytt ut fortrolig informasjon / røde data.
Håndterer du fortrolig informasjon / røde data? Da må du slette denne fra e-posten din, for snart vil det ikke lenger være tillatt med slik informasjon i e-posten. Diskuter med din nærmeste leder om du har røde data (hvis du er usikker) og hvordan du og dere bør håndtere røde data framover når det ikke lenger vil være tillatt å ha det i e-post. Diskuter også hva du kan søke på i e-posten din for å finne disse datene. Bør røde data du mottar heller sendes inn via et nettskjema? Bør den legges inn i en mappe i et adgangsbegrenset område i Vortex eller på et fellesområde? Flytt og slett. Lag mapper for eventuell ny e-post med røde data, slik at du enkelt kan slette eller flytte informasjonen i tiden som kommer.
Har jeg røde data?
Dette må du vurdere selv, og snakk gjerne med lederen din om det. Bruk din kunnskap om hva du har og UiOs klassifiseringsguide.
De som oftest har fortrolig informasjon (røde data) i e-posten sin, er ledere, HR-ansatte, andre som jobber med personalsaker, studiekonsulenter, verneombud, tillitsvalgte, medlemmer av tilsettingsråd og lignende. Men også vitenskapelig ansatte kan ha prosjekter der de håndterer persondata eller data som av andre grunner er fortrolige. Alle som har kontakt med studenter kan også ha e-post med fortrolig informasjon. Bruk UiOs klassifiseringsguide og informasjonen nedenfor i avsnittet «Hva er e-post med røde data?» hvis du er usikker på hva røde data er. Ta det også gjerne opp med nærmeste leder.
→Se UiOs klassifiseringsguide for å lære om de forskjellige dataklassene.
Hva er e-post med røde data?
UiO oppdaterer retningslinjene for oppbevaring av fortrolig formasjon (røde data), og det vil ikke lenger være tillatt å sende eller lagre e-post med slik informasjon. Trenger du å ta vare på fortrolig informasjon du har i e-posten din i dag, må du lagre den riktig eller arkivere den i ePhorte.
→Se UiOs lagringsguide for å lære hvor forskjellige typer data kan lagres.
Hva er fortrolig informasjon (røde data)?
→Se UiOs klassifiseringsguide for å lære om de forskjellige dataklassene.
Fortrolig informasjon (røde data) er data/opplysninger som vil forårsake skade for offentlige interesser, universitetet, enkeltpersoner eller samarbeidspartnere hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende.
Fortrolig informasjon (røde data) er informasjon som Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ er pÃ¥lagt Ã¥ begrense tilgangen til i lov, forskrift, avtaler, instrukser og annet regelverk, eller som av andre Ã¥rsaker er Ã¥ anse som særlig beskyttelsesverdig/sensitivt. Dette tilsvarer graden fortrolig i den offentlige Beskyttelsesinstruksen.
Eksempler på hva fortrolig informasjon (røde data) kan være
-
særlige kategorier av personopplysninger (tidligere kalt «sensitive personopplysninger»)
Dette omfatter:
-
opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse
-
opplysninger om politisk oppfatning
-
opplysninger om religion
-
opplysninger om filosofisk overbevisning
-
genetiske opplysninger
-
biometriske opplysninger (når behandlingsformålet er å entydig identifisere noen)
-
helseopplysninger
-
opplysninger om seksuelle forhold
-
opplysninger om seksuell legning
-
data underlagt eksportkontroll ()
-
personalmapper
-
en del informasjon om f. eks. sikring av bygninger og IT-systemer
Eksempler: e-post kan klassifiseres som «røde data,» dersom det inneholder:
Merk: Dette er ikke en uttømmende liste, men kun eksempler.
-
fødsels- og personnummer, bankdetaljer, førerkort eller passinformasjon
-
helseinformasjon, som medisinske journaler, diagnoser, behandlingshistorie, henvisninger til spesialisthelsetjenester, helseforsikringsinformasjon, sykemeldinger.
-
sensitive arbeidsrelaterte dokumenter, som konfidensielle virksomhetsstrategier, kontraktdetaljer, interne diskusjoner om økonomi eller lignende
-
forskningsdata med sensitive personopplysninger, informasjon som er underlagt eksportkontroll eller andre røde data
-
sensitive personalsaker eller andre sensitive HR-relatert informasjon (herunder P-saker)
-
informasjon relatert til institusjonens IT-infrastrukturen, slik som sensitiv informasjon om innloggingsdetaljer, passord, tilgangskoder, API-nøkler, systemarkitektur, sikkerhetsoppdateringer etc.
-
foreløpige forskningsresultater før publisering
-
informasjon om kritisk infrastruktur eller detaljert informasjon om sikkerhetstiltak som kan kompromittere bygningers eller anleggs sikkerhet
-
interne notater eller kommunikasjon relatert til personaldisiplin, oppsigelser eller personalundersøkelser
-
tilbakemeldinger eller evalueringer av ansatte som er ment å være konfidensielt mellom ledelsen og HR
-
detaljer om nødberedskap og krisehåndteringsplaner som ikke skal bli offentlig kjent for å bevare effektiviteten
-
informasjon om personer som har adressesperre kode 7 eller som har behov for annen særlig beskyttelse
Eksemplene er ikke ment til å være uttømmende. Det sentrale er at røde data er informasjon UiO er pålagt å begrense tilgangen til, eller informasjon som kan forårsake skade for offentlige interesser, universitetet, enkeltpersoner eller samarbeidspartnere hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende.
Hvorfor må jeg fjerne røde data fra e-posten min?
Det er flere årsaker til hvorfor du må fjerne fortrolig informasjon (røde data) fra e-posten din.
UiO vurderer at det finnes en risiko, om enn liten, for at uønskede hendelser kan skje med fortrolig informasjon (røde data) i e-post. UiO vurderer derfor at det ikke lenger er tillatt med røde data i e-post. Dette innebærer at hver eneste bruker av e-post på UiO må fjerne informasjon som inneholder fortrolig informasjon (røde data) fra e-posten sin.
Prinsippene om dataminimering og lagringsbegrensning innebærer at det ikke er tillatt å oppbevare personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for. Det vil si at når formålet er nådd, skal opplysningene slettes. Dette innebærer det åpenbare, at opplysninger på et tidspunkt skal slettes. Det at opplysninger er «kjekt å ha», er ikke tilstrekkelig til lagring.
Informasjon som inneholder røde data må slettes fra e-posten, så hvis det er nødvendig å oppbevare den videre må den overføres til annen godkjent lagring.
→Skal informasjon lagres i UiOs arkiv? Se Vurdering av arkivplikt eller snakk med nærmeste leder.
→Se UiOs lagringsguide for å lære hvor forskjellige typer data kan lagres.
Hvordan finne e-post med røde data?
Disse tipsene kan du også gjerne bruke til å finne andre typer e-post som du ønsker å fjerne eller slette.
Det finnes ingen fasit på hvordan du kan finne e-post som inneholder røde data. Her er imidlertid et par tips til hvordan du kan gå fram for å finne e-post som kan inneholde røde data. Du må lete både i innboks, sendte e-post og andre mapper.
-
Sorter etter avsender
Finn ut av hvem du mest sannsynlig har utvekslet e-post som inneholder røde data med. ³§Ã¸°ì opp de aktuelle avsendere og mottakere, gÃ¥ igjennom e-postkorrespondansen, let etter røde data, og slett underveis, eller lag deg mapper som du legger disse e-postene i for Ã¥ slette senere.
-
Finn e-post med vedlegg
Det er mer sannsynlig at du har sendt eller mottatt røde data på e-post i vedlegg. Sorter e-postkassen din etter e-poster med vedlegg, gå igjennom e-postkorrespondansen, let etter røde data, og slett underveis, eller lag deg mapper som du legger disse e-postene i for å slette senere.
-
Bruk bestemte søkeord
³§Ã¸°ì etter nøkkelord som er spesifikke for røde data du kan ha sendt eller mottatt pÃ¥ e-post. GjennomgÃ¥ resultatene manuelt for Ã¥ sikre at de faktisk inneholder røde data før du sletter dem.
Det er større sannsynlighet for at du har e-post med røde data i e-postkassen din om du er leder eller arbeider med HR og personal-relaterte saker.
Forslag til søkeord
-
³¢Ã¸²Ô²Ô²õ´Ú´Ç°ù³ó²¹²Ô»å±ô¾±²Ô²µ
-
1.3.5.
-
2.5.1
-
2.5.3
-
2.5.5
-
-
Sykemelding
-
¹óø»å²õ±ð±ô²õ²Ô³Ü³¾³¾±ð°ù&²Ô²ú²õ±è;
-
Personnummer
-
Innstilling
-
´¡²Ô²õ±ð³Ù³Ù±ð±ô²õ±ð²õ°ùÃ¥»å&²Ô²ú²õ±è;
-
°Õ¾±±ô²õ±ð³Ù³Ù¾±²Ô²µ²õ°ùÃ¥»å&²Ô²ú²õ±è;
-
´¡°ù²ú±ð¾±»å²õ³¾¾±±ôÂáø&²Ô²ú²õ±è;
-
Personalsak
-
P-sak
-
Sykt barn
-
Syk
-
Permisjon
-
Velferdspermisjon
-
¹óø»å²õ±ð±ô²õ±è±ð°ù³¾¾±²õÂá´Ç²Ô&²Ô²ú²õ±è;
-
Hvordan fjerner jeg røde data fra e-posten?
-
Flytt e-poster med røde data som skal slettes, til en egen mappe, og slett mappen.
-
Flytt e-poster med røde data som skal oppbevare,s videre til en egen mappe. Flytt informasjonen til egnet lagring, og slett mappen med e-postene i e-postprogrammet.
-
Tøm papirkurven i e-postprogrammet (høyreklikk på Deleted items / Slettede elementer, og velg Empty folder / Tøm mappe)
→Skal informasjon lagres i UiOs arkiv? Se Vurdering av arkivplikt eller snakk med nærmeste leder.
→Se UiOs lagringsguide for å lære hvor forskjellige typer data kan lagres.
Hold motivasjonen oppe under ryddingen ved å følge med på at du får stadig mindre e-post. →Se veiledning for hvordan du sjekker størrelsen på e-postkontoen din.
Hva skal jeg gjøre hvis jeg har e-post med røde data som må lagres?
Arkivverdig materiale
Husk på at informasjon i e-post kan være underlagt juridiske eller regnskapsmessige oppbevaringskrav. Slik informasjon skal du i utgangspunktet arkivere i UiOs journalførings- og arkivsystem like etter mottak. Har du likevel arkivverdig materiale i e-posten din som ikke er arkivert, sletter du den først etter at du har arkivert den. Sørg for at du ikke sletter e-poster som du er forpliktet til å beholde.
E-post som er underlagt juridiske eller regnskapsmessige oppbevaringskrav skal arkiveres i UiOs journalførings- og arkivsystem ePhorte etter gjeldende rutiner for arkivering.
→Skal informasjon lagres i ePhorte? Se Vurdering av arkivplikt eller snakk med nærmeste leder.
→Se ogsÃ¥ saksbehandling og arkiv - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ (uio.no)
Annen fortrolig informasjon (røde data) du trenger å oppbevare
Hvis du finner e-post med fortrolig informasjon (røde data) som skal lagres videre, men som ikke er arkivverdig, finner du riktig lagringssted i UiOs Lagringsguide. →Se UiOs lagringsguide for å lære hvor forskjellige typer data kan lagres.
6. Slett e-post du har sendt.
GÃ¥ til Sendte objekter / Sent items, og slett sendt e-post som du ikke lenger har behov for. Dette vurderer du selv. Begynn gjerne med de eldste e-postne.
Er det snakk om mye som skal slettes, er det lurt å bruke , så unngår du at e-postprogrammet på maskinen din henger seg opp. Tøm papirkurven i e-postprogrammet etter hvert som du sletter.
7. Pust dypt, og begynn på innboksen eller andre mapper det fortsatt er mye e-post i.
Rull gjennom innboksen eller mappen. Begynn med det eldste først. Se over alle meldingene som vises på skjermen. Flytt eventuelle meldinger du må ta vare på til egne mapper (se over), og når du bare ser e-post du kan slette merker du dem og trykker på Delete-tasten. Deretter merker du øverste e-post, ruller ned til du ser at den som var øverst nå er nederst i vinduet, og start på nytt med å flytte ut eventuell e-post du trenger å ta vare på. Husk at informasjon du har i e-posten din, kun er nyttig og tilgjengelig for deg. Vurder fortløpende om e-post du vil ta vare på, kanskje heller bør flyttes ut til et fellesområde eller lignende der informasjonen også kan være nyttig for andre. Er det snakk om mye som skal slettes, er det lurt å bruke , så unngår du at e-postprogrammet på maskinen din henger seg opp.
8. Vurder om du ønsker automatisk sletting av e-post basert på hvor gammel den er.
Du kan gjøre innstillinger for enkeltmapper i e-posten din slik at gamle e-postmeldinger slettes automatisk. Du kan for eksempel stille inn at alle meldinger i en bestemt mappe som er eldre enn ett år, skal slettes automatisk. Du kan bruke automatisk sletting på for eksempel varsler eller for e-postlister med informasjon som raskt blir uaktuell. Husk at arkivverdig informasjon skal arkiveres i UiOs arkivsystem, og journalføring- og arkiveringsplikten skal vurderes før informasjon slettes.
Innstillinger for automatisk sletting kalles oppbevaringspolicyer.
Se veiledning for å sette opp automatisk sletting i mapper.
9. Sjekk hvor mye du har slettet.
Se veiledning for å finne ut hvor mye e-post du har. Sammenlign med mengden du hadde da du begynte. Lykke til!
Ring oss
Vi har åpent mellom 08:30 og 17:00 på hverdager,
og mellom 10:00 og 15:00 på lørdager.
Telefonnummer: 22 84 00 04
Send inn sak til oss
Du kan sende inn din forespørsel via e-post til: it-hjelp@uio.no.
Gå til e-postBook et videomøte over Zoom
Er du student eller ansatt kan du avtale veiledningstime hos UiO Helpdesk over Zoom. Tilgjengelige tider er tirsdag til torsdag mellom 11:00 og 13:00.
Book et videomøte