Fordeling av roller, ansvar og myndighet må harmonere med UiOs gjeldende styringsstruktur. All myndighet ved UiO er som utgangspunkt forankret hos universitetsstyret. slår fast at:
Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar.
Følgende prinsipper gjelder for delegering av fullmakter utover i UiO-systemet:
- Rektor og universitetsdirektør er ansvarlig for forvaltning av UiOs virksomhet, på styrets vegne. Sentralt nivå har todelt struktur, hvor rektor har særlig ansvar for faglig virksomhet og universitetsdirektør for administrasjon. På underliggende nivåer er alt ansvar samlet i enhetlig ledelse, hos dekan/museumsdirektør, eller hhv. instituttleder.
- Fullmakter skal overføres langs den formelle ledelseslinjen, dvs delegering må skje til nærmeste underordnede ledd, eksempelvis fra rektor til dekan. Den som får delegert fullmakt opptrer på vegne av den som delegerer, og er dermed underlagt instruksjonsmyndighet og rapporteringsansvar til delegerende instans. Når fullmakt eksempelvis delegeres fra rektor eller universitetsdirektør til dekan, er dekan ansvarlig overfor rektor, eller hhv. universitetsdirektør, for å påse at forvaltning skjer i tråd med gjeldende styringspremisser.
- Delegering av myndighet betyr ikke at den som delegerer fraskriver seg ansvar og myndighet. Delegerende instans kan til enhver tid instruere underordnet instans om hvordan en sak skal avgjøres, og kan velge å selv fatte vedtak i enkeltsaker. Den som delegerer myndighet kan også til enhver tid tilbakekalle fullmakten, ev. legge inn begrensninger.
Universitetsstyret kan delegere myndighet til styrene på fakultets/museumsnivå og har i utstrakt grad gjort det gjennom UiOs vedtatte normalreglement. Videredelegering fra fakultære styringsorgan kan skje til kollegiale organer på grunnenhetsnivå, blant annet gjennom fakultetenes/museenes lokale administrasjonsreglement. At myndighet delegeres til fakultetsstyret, og ev. videre til underliggende ledd, beskjærer imidlertid ikke universitetsstyrets ansvar. Hvis det handles på tvers av myndighetenes styringspremisser, kan universitetsstyret som UiOs øverste organ stilles til ansvar, jf . Underliggende ledd som får delegert myndighet er dermed forpliktet til å sikre at saksbehandling og beslutninger skjer innenfor gjeldende rammevilkår.
Formell rollefordeling mellom beslutningsmyndighet og administrativ støtte er basert på følgende forhold:
- Beslutningsmyndighet ligger hos den leder, ev. det organ, som har fått delegert beslutningsfullmakt.
- Det administrative apparatet har en understøttende rolle i løpende forvaltning, utvikling, forberedelse og iverksetting av beslutningsmyndighetens vedtak.
Det betyr at sentrale administrative støtteenheter ikke har instruksjonsmyndighet når det gjelder en beslutning som fattes innenfor fullmaktsrammen til linjeledere på fakultets- og grunnenhetsnivå. Myndighet til å ev. instruere ligger hos den som har gitt aktuell linjeleder delegert myndighet til å beslutte i den aktuelle sak, og på sentralt nivå er det rektor eller universitetsdirektør.
Det er utarbeidet en oversikt som beskriver fordelingen av myndighet og fullmakter delegert fra rektor og universitetsdirektør til avdelinger i Ledelse- og støtteenheter (LOS). Oversikten viser hvem som har fått delegert fullmakt og myndighet, samt innhold og ansvarsområde.