̽»¨¾«Ñ¡

Frister

Frist for innsending av saksdokumenter til Universitetsdirektørens faste møter er klokken 12.00 onsdag i uken før saken skal opp. For styresaker gjelder egne frister.ÌýÌý

Fagavdelingen oppretter X-notat i Elements

1. Saksbehandler varsler i forkant om ny saksinnmelding i Elements

Du starter med Ã¥ varsle pÃ¥ e-post om at det kommer en sak i Elements.Ìý

2. Opprettelse av X-notatÌý

• Opprett et X-notat for saksinnmeldingen pÃ¥ aktuell fagsak dersom en slik allerede finnes i Elements.
• Hvis du ikke har en eksisterende sak, oppretter du en ny sak for X-notatet ditt.
• Samme X-notatet benyttes i alle innmeldte møter, med mindre det skal gjøres endringer mellom møtene. Gjøres det endringer sender du inn et nytt oppdatert X-notat i Elements i henhold til frist.Ìý

3. Slik legger du inn opplysninger om X-notatet i Elements

Notatets tittel

Angi ikke navn på møtet i tittel, men bruk følgende oppsett med eksempler:

• Saksinnmelding – Nye regler for studieavgift
• Styrenotat – Nye regler for studieavgift

Felt for intern mottaker merket Til

• Feltet for intern mottaker lar du stÃ¥ tomt.
• Universitetsdirektøren mottar istedet dokumentet til godkjenning etter at dette først er blitt godkjent av avdelingsdirektør. Se punkt 8.

Tilgangskode

Dersom du vil stenge lesetilgang til saksinnmeldingen, mÃ¥ du legge pÃ¥ tilgangskode med passende hjemmel. Uten tilgangskode vil andre brukere kunne søke frem notatet og lese innholdet. Dette gjelder ogsÃ¥ nÃ¥r notatet ligger i status Reservert eller Til godkjenning.Ìý

5. Maler og innholdÌý

Innebygde maler

• Ledelsens faste møter: Bruk standard dokumentmal for X-notat.
• Universitetsstyret: Bruk egne maler for styreforside (hoveddokument i Elements) og styrenotat (vedlegg i Elements).Ìý
  
  

Redigering i brevhodet

Du kan overskrive innhold i brevhodet med navn pÃ¥ mottaker ved manuell redigering av dokumentinnhold. Ìý

• Faglige saker stiler du til rektor. Her tenker vi for eksempel pÃ¥ studie- og forskningssaker.
• Øvrige administrative saker stiler du til universitetsdirektøren. Dette vil typisk gjelde eiendom, virksomhetsstyring og HR.

Angi hvem som er ansvarlig for saken nederst i notatet

• Ledelsens faste møter: Avdelingsdirektør og seksjonsleder/saksbehandler
• Universitetsstyret: Universitetsdirektør og avdelingsdirektør

6. Knytt til vedlegg

1. Legg til vedlegg
2. Legg dokumentene i ønsket rekkefølge
3. Flett vedleggslisten inn i hoveddokumentet.

7. Saksbehandler skriver merknad med forslag til prosess

Du legger pÃ¥ en merknad i journalposten med forslag til ett eller flere møter med tilhørende møtedato.Ìý

8. Saksbehandler sender notatet til godkjenning

Saksbehandler innhenter godkjenning fra leder etter nærmere avtale:Ìý

• Alle saker godkjennes av avdelingsdirektør og universitetsdirektør.
• Den enkelte fagavdelingen kan i tillegg ha en intern føring om at ogsÃ¥ seksjonsleder skal være med i sekvensen.
• Alternativt kan seksjonsleder etter nærmere avtale godkjenne pÃ¥ vegne av avdelingsleder med egen fungerer-for-rolle.Ìý

Universitetsdirektørens oppfølging av saksinnmelding i ElementsÌý

Universitetsdirektørens stab finner saksinnmeldingen fra fagavdelingen ved hjelp av søket Til godkjenning under Oppgaver i venstremenyen i Elements.

Videre oppfølging blir eventuelt å lage en egen versjon, sammenstille dokumentene til PDF og avslutte med endelig godkjenning.

Kontakt

Kontaktpunkt for alle henvendelser om saksinnmeldinger til Universitetsledelsen. Ìý