1. Opprette et organinternt X-notatet uten oppfølging
-
Gå til aktuell sak og klikk blå knapp merket med plusstegn og betegnelsen Journalpost.
-
Velg alternativet Intent notat uten oppfølging i nedtrekksmenyen.
2. Legg inn opplysninger om X-notatet du ønsker å opprette
-
Gå til detaljert visning lengst til høyre i bildet for innlegging av X-notatets påkrevde opplysninger.
Tittel
- Legg inn en meningsbærende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk høyre museknapp for sladding av navn i tittel!
Ikke krav til innlegging av interne mottakere på et X-notat
- Det er ikke krav til innlegging av mottagende enheter eller brukere på et X-notat.
- Mottakere på et X-notat får ingen restanse på et X-notat.
- Mottaker finner sine X-notater i søket Til informasjon i venstremenyen
Interne mottakere i felt merket Til
-
Mottagende enheter kan ved behov legges inn i felt merket Til slik at hver leder lokalt kan fordele til saksbehandler hos seg.
-
Alternativt legger du selv direkte inn navn på intern saksbehandler i felt merket Til.
Interne enhetsgrupper
-
Skal du sende samme X-notatet til flere interne enheter på en gang, kan du legge inn en intern enhetsgruppe i felt merket Til.
Kopimottakere internt ved UiO
-
Interne kopimottakere legger du inn i felt merket Kopi
Tilgangskode
-
Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggjøre skjerming av navn i notatets tittel.
Dokumentdato
-
Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilhørende fletting inn i brevmalen.
Tilgangsgruppe
-
Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe LØNN for Lønningsseksjonens lesetilgang til journalposten.
3. Tilknytning av ferdigskrevet notat uten godkjenning fra leder
- Velg Tilknytt og Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet notat fra Filutforsker på PC lokalt.
- For innlegging av vedlegg se punkt 8.
- Er det ikke krav til leders godkjenning av journalposten, endrer du status direkte selv fra Reservert til Ferdig.
- Avslutt med å klikke grønn knapp merket Lagre og lukk.
- Prosessen med å opprette X-notatet er avsluttet ved statusendring til Ferdig.
4. Alternativ opprettelse av X-notat i mal på journalpost
-
Gå til detaljert visning lengst til høyre i bildet.
-
Klikk arkfane Tilknytt for å få tilgang til UiOs offisielle brevmaler.
-
Velg så alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.
-
I neste boks markerer du malen du ønsker å benytte for notatet ditt og klikker grønn knapp merket Lagre i samme vindu.
5. Lagre og redigere dokument
-
For å kunne åpne malen og redigere i denne i Word, klikker du grønn knapp i øvre høyre hjørne merket Lagre og rediger dokument.
6. FÃ¥r du ikke redigert i dokumentet i Word?
- Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
- Da mangler du gjerne Elements Desktop Client på din maskin.
- IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client både i Windows og på Mac.
- For Elements Desktop Client får du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.
7. Skrive notatet i mal, lukke Word og sjekke inn dokument
Redigere i notatets innhold og lukke Word
-
Skriv notatet i mal i Word.
-
Angi nederst på dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne notatet.
-
Lukk Word på vanlig måte ved å klikke på krysset i øvre høyre hjørne.
-
Klikk Lagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomført redigering i dokumentet.
-
Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilhørende filserver i sky.
Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements
-
Innsjekkingsboksen åpner seg i nedre høyre hjørne og gir deg tre ulike valgmuligheter:
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering.
-
Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere før eventuell ekspedering.
-
-
Bekreft valget ditt ved å klikke OK.
Hva gjør jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?
-
Klikk på et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling.
-
Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen på den grønne knappen Lagre og rediger dokument og følger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.
Lagre et utkast under arbeid
-
Dersom du ønsker å jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli stående uten avhuking.
-
Journalposten legger seg da i søket Under arbeid i venstremenyen.
8. Knytte til vedlegg
-
For å kunne knytte til flere vedlegg på en journalpost, må denne stå i status Reservert.
-
Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.
9. Godkjenning og ferdigstillelse
- For å innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
- Godkjenning fra innsjekkingsboksen direkte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
- Godkjenning fra liggende toppmeny på journalpost som du har opprettet tidligere og kanskje også forsynt med noen vedlegg.
-
I det leder godkjenner blir journalpoststatus automatisk endret til Ferdig.
10. Send oss dine tilbakemeldinger på denne veiledningen
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?