1. Identifisere brev du vil besvare i Min innboks
-
Klikk søket Min innboks i venstremenyens saksbehandlerkatalog slik at trefflisten med alle restansene dine åpner seg til høyre i bildet.
-
Klikk deretter brevet du vil besvare i trefflisten fra søket.
2. Knapp for å svare i toppmeny på inngående brev
- Gå til detaljert visning av brevet du vil besvare lengst til høyre i bildet.
- Klikk Svar i brevets liggende toppmeny.
3. Legg inn opplysninger om svarbrevet du ønsker å opprette
-
Gå til detaljert visning lengst til høyre i bildet for innlegging av svarbrevets påkrevde opplysninger.
Tittel
- Legg inn en meningsbærende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk høyre museknapp for sladding av navn i tittel!
Eksterne mottakere med fargekoder i felt merket Til
-
I felt merket Til legger du inn brevets eksterne mottakere:
-
Eksterne virksomheter er merket med et blått hus.
-
Eksterne privatpersoner er merket med en blå figur.
-
Interne eller eksterne kopimottakere ved UiO med fargekoder
-
I felt merket Kopi legger du inn brevets kopimottakere:
-
Eksterne virksomheter er merket med blått hus.
-
Eksterne privatpersoner er merket med blå figur.
-
Interne brukere av Elements ved UiO er merket med rød figur.
-
Interne enheter ved UiO er merket med rødt hus.
-
Tilgangskode
-
Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggjøre skjerming av navn i brevets tittel.
Tilgangsgruppe
- Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe LØNN for Lønningsseksjonens lesetilgang til journalposten.
Dokumentdato
-
Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilhørende fletting inn i brevmalen.
Oppslag i adresseregistrene i Elements
- Klikk knapp merket Til i detaljert visning av svarbrevet ditt.
- Neste boks merket ³§Ã¸°ì i adresseregister gir deg følgende valg:
- Folkeregisteret for borgere.
- Enhetsregisteret for virksomheter.
³§Ã¸°ì i Folkeregisteret
- Etter å ha hentet frem personen fra Folkeregisteret, klikker du knapp merket Til nederst til venstre i tilhørende boks, for hoveddmottaker. Du klikker knapp merket Kopi for kopimottaker.
- Når du tilslutt klikker grønn knapp merket OK i samme boks, vil mottaker og kopimottaker legge seg i inn på journalposten din.
Redigere opplysninger for mottaker i eget kontaktkort
- GÃ¥ til detaljert visning av journalpost.
- Klikk direkte på navn på ekstern mottaker i felt merket Til.
- Legg inn kontaktinformasjon i tosidig kontaktkort merket Mottaker.
- Huk av for alternativet Skjermet for faktisk skjerming av personnavn i mottakerfeltet ved behov.
- Autoriserte brukere vil kunne lese sladdet navn i rød skrift.
- Uautoriserte brukere ser kun stjerner.
- Merk at alternativet Person ikke medfører skjerming. Dette gjelder en portal for eInnsyn som UiO ikke benytter.
- Klikk Flere felt for ytterligere opplsyninger.
³§Ã¸°ì i Enhetsregisteret
-
Aktuelle søkeord i Enhetsregisteret er orgnisasjonsnummer eller navn på virksomhet.
-
Klikk på riktig virksomhet i listen og på knappene lengst til høyre merket Til eller Kopi for hovedmottaker eller kopimottaker.
4. Knytte til dokumentmal for å opprette et hoveddokument
-
Gå til detaljert visning lengst til høyre i bildet.
-
Klikk arkfane Tilknytt for å få tilgang til UiOs offisielle brevmaler.
-
Velg så alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.
-
Samme meny har også et valg merket Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet brev fra Filutforsker på PC lokalt.
-
I neste boks markerer brevmalen du ønsker å benytte for brevet ditt
5. Lagre og redigere dokument
-
For å kunne åpne malen og redigere i denne i Word, klikker du grønn knapp i øvre høyre hjørne merket Lagre og rediger dokument.
6. FÃ¥r du ikke redigert i dokumentet i Word?
- Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
- Da mangler du gjerne Elements Desktop Client på din maskin.
- IT hjelper deg med innlegging av Elements Desktop Client både i Windows og på Mac.
- For Elements Desktop Client får du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.
7. Skrive brev i mal, lukke Word og sjekke inn dokument
Redigere i brevets innhold og lukke Word
-
Skriv brevet i mal i Word.
-
Angi nederst på dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne brevet.
-
Lukk Word på vanlig måte ved å klikke på krysset i øvre høyre hjørne.
-
Klikk Lagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomført redigering i dokumentet ditt.
-
Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilhørende filserver i sky.
Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements
-
Innsjekkingsboksen åpner seg i nedre høyre hjørne og gir deg tre ulike valgmuligheter:
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering.
-
Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere før eventuell ekspedering.
-
-
Bekreft valget ditt ved å klikke OK.
Hva gjør jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?
-
Klikk på et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling.
-
Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen på den grønne knappen Lagre og rediger dokument og følger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.
Lagre et utkast under arbeid
-
Dersom du ønsker å jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli stående uten avhuking.
-
Journalposten legger seg da i søket Under arbeid i venstremenyen.
8. Knytte til vedlegg
-
For å kunne knytte til flere vedlegg på en journalpost, må denne stå i status Reservert.
-
Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.
9. Godkjenning og ekspedering
- For å innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
- Godkjenning fra innsjekkingsboksen direkte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
- Godkjenning fra liggende toppmeny på journalpost som du har opprettet tidligere og kanskje også forsynt med noen vedlegg.
-
Etter godkjenning og ferdigstillelse gjenstår ekspedering til mottaker eksternt.
10. Send oss dine tilbakemeldinger på denne veiledningen
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?