Innholdsfortegnelse
1. Huk av for godkjenning i innsjekkingsboksen
- Etter at dokumentet er utarbeidet i Elements via innebygd mal, lukker du Word ved å klikke krysset i øvre høyre hjørne.
- I pÃ¥følgende boks i nedre høyre hjørne huker du av for alternativetÌýSend til godkjenning.ÌýÌý
- Her legger du også inn navn på ledere som skal godkjenne dokumentet.
- Merk at godkjenning fra innsjekkingsboksen skjer sekvensielt.Ìý
- Klikk tilsluttÌýOK.
- Tips: Klikk på et vilkårlig sted i innsjekkingsboksen for å hindre at denne lukker seg for raskt.
2. Kontroll at status på journalpost er endret til Til godkjenning
- Gå til detaljert visning av journalpost lengst til høyre i skjermbildet.
- Kontroller at status pÃ¥ journalpost er endret tilÌýG Til godkjenning,Ìýsom indikerer at godkjenningsrunden er iverksatt.
3. Hvordan sjekker du status på godkjenningsflyten din?
- For å sjekke status på godkjenningsrunden, klikker du ikon for arbeidsflyt på aktuell journalpost i trefflisten til høyre for venstremenyen.
- Dermed Ã¥pner flyten seg med sine tilhørende godkjenningsoppgaver.Ìý
4. Oppdatering og fletting av opplysninger i dokumentet etter godkjenningÌý
- Dokumentdato blir oppdatert i dokumentet etter godkjenning.
- Navn pÃ¥ siste godkjenner blir automatisk lagt til nederst i malenÌýtil venstre.
- Oppretter leder egen versjon, er det denne som blir satt som gjeldende etter endt godkjenning. Ta ev. kontakt med leder for spørsmål om dette.
5. Oppdatering av status på godkjenningsflyt etter godkjenning
- Grønt symbolÌýbetyr fullført oppgave av aktuell godkjenner.
- NÃ¥r samtlige ledere har godkjent, blir status pÃ¥ hele flyten automatisk satt til ±«³Ù´Úø°ù³Ù.Ìý
6. Oppdatering av status på journalpost etter godkjenning
- Etter godkjenning blir status på journalpost automatisk endret fra Reservert til Ferdig.
- Oppdager du mindre skrivefeil etter godkjenning og trenger å endre status tilbake fra Ferdig til Reservert, kontakter du eSak for bistand.
- For å få teknisk adgang til å endre status tilbake til Reservert trenger eSak først å slette godkjenningsflyten med sin arkivansvarligrolle.
- Så snart eSak har slettet flyt og endret status tilbake til Reservert, vil du kunne redigere på journalposten.
- Etter dine utførte endringer er det krav til at du innhenter ny godkjenning pÃ¥ journalposten fra leder.Ìý
7. Hvor finner du igjen godkjent journalpost?
- Etter leders godkjenning blir status på journalpost automatisk endret til Ferdig.
- Godkjente brev og notater finner du igjen samlet i søket Godkjent.
- Ellers vil du kunne finne igjen dine godkjente brev i søket Brev til ekspedering.
- For gjenfinning av godkjente notater kan du også benytte søket Mine ferdigstilte notater.
8. Hvor finner du igjen journalpost med avvist godkjenning
- Klikk søket Returnert fra leder i venstremenyen.
- Dersom leder ikke har godkjent journalposten, vil den legge seg her i status Reservert.
- Du vil ogsÃ¥ kunne finne igjen journalposten i søket Under arbeid.Ìý
9. Veien videre etter avvist godkjenning
- Klikk på ikon for arbeidsflyt på journalposten slik at flyten åpner seg
- Inne i selve flyten klikker du deg videre inn pÃ¥ aktuell oppgave.Ìý
- Rød knapp merket Negativ indikerer leders avvisning gjerne ledsaget av forklarende merknad.
- Veien videre blir å rette opp mangler etter leders instruksjoner.
- Deretter sender du journalposten på nytt på godkjenning til samme leder på vanlig måte.
- Ny flyt legger seg under den forrige som leder avviste.ÌýÌý
10. Send oss dine tilbakemeldinger på veiledningen vår
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?
- Send oss dine tilbakemeldinger.