1. ³§Ã¸°ìe frem aktuell journalpost
- Klikk katalog merket Saksbehandler i venstremenyen.
- Klikk så søket Godkjent - klar til ekspedering.
- Klikk deretter aktuell journalpost i treffliste til høyre for venstremenyen.
2. Sjekk av mottakers kontaktinformasjon
-
Her er egen veiledning for redigering av kontaktinformasjon for mottaker på utgående brev med oppslag i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret.
3. Krav til kontaktinformasjon ved ekspedering til borger
- Uten korrekt kontaktinformasjon feiler forsendelsen:
- Fullt navn
- ¹óø»å²õ±ð±ô²õ²Ô³Ü³¾³¾±ð°ù
- Av hensyn til alternativ utskriftstjeneste: postadresse i Norge med gateadresse, postnummer og poststed.
- Løsningen fungerer ikke med postadresse i utlandet.
4. Krav til informasjon ved ekspedering til virksomhet
- Uten korrekt organisasjonsnummer feiler forsendelsen.
- Er du usikker på hvilket organisasjonsnummer du skal benytte, kontakt virksomheten om dette før du ekspederer brevet.
5. Velg Ekspeder i detaljert visning
-
Gå til detaljert visning av journalpost lengst til høyre i bildet
-
Klikk Ekspeder og Ekspeder digitalt i liggende toppmeny
6. Forsendelsesmåte Generell digital forsendelse
-
Her gjelder samme fremgangsmåte for borgere som for virksomheter:
-
I begge tilfeller velger du Generell digital forsendelse som forsendelsesmåte.
-
-
Klikk Send.
- Klikk Lukk i påfølgende vindu.
7. Grønn konvolutt betyr vellykket forsendelse
- Grønn konvolutt i felt merket Til, betyr at brevet er sendt fra Elements.
- Rød konvolutt betyr feilet forsendelse med krav til retting og ny ekspedering.
- Grønn konvolutt med lys grønn bakgrunn, betyr at brevet er levert til mottaker.
8. ³§Ã¸°ìet Sendt - KS SvarUT i venstremenyen
- Klikk katalog merket Saksbehandler i venstremenyen.
- Vellykkede forsendelser legger seg i søket Sendt - KS SvarUT.
9. Utskriftstjeneste ved reservasjon mot digital forsendelse
- UiO har avtale med KS forvaltning om utskriftstjeneste i slike tilfeller:
- Mottaker har reservert seg for digital post.
- Mottaker har ikke oppdatert nødvendig varslingsinformasjon i kontakt- og reservasjonsregisteret.
- Tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender via posten til mottaker.
10. Ekspedere til mottakers epost
- Løsningen gjelder kun for journalposter uten tilgangskode i status Ferdig.
-
Start med å gå til detaljert visning av journalpost lengst til høyre i bildet som beskrevet under punkt 5.
-
Klikk Ekspeder og Ekspeder digitalt i liggende toppmeny
-
Skriv inn e-post-adresse i felt merket E-post.
- Velg forsendelsesmåte Epost i samme boks.
-
Klikk Send.
- Klikk Lukk i påfølgende vindu.
11. Feil ved digital ekspedering
- Journalposter som feiler, finner du i søket Overføring feilet – KS svar ut i venstremenyen.
- Her kan du lese mer om årsaker til og oppfølging av feil ved digital ekspedering.
12. Alternative forsendelsesmåter
- Skriv ut brev og send på papir med vanlig postgang.
- Dersom du ekspederer utskriften av dokumentet med vanlig postgang, må du huske manuell statusendring på journalpost i etterkant til Ekspedert.
- Vurder ut fra brevets innhold om en eventuell forsendelse via Outlook vil samsvare med sikerhetskravene i UIOs lagringsguide.
13. Send oss dine tilbakemeldinger på veiledningen vår
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?