1. Opprette et organinternt N-notatet med oppfølging
-
GÃ¥ til aktuell sak og klikk blÃ¥ knapp merket med plusstegn og betegnelsen Journalpost.Ìý
-
Velg alternativet Intent notat med oppfølging i nedtrekksmenyen.
2. Legg inn opplysninger om N-notatet du ønsker å opprette
-
Gå til detaljert visning lengst til høyre i bildet for innlegging av N-notatets påkrevde opplysninger.
Tittel
- Legg inn en meningsbærende tittel med sladding av navn ved behov. Bruk høyre museknapp for sladding av navn i tittel!
Interne hovedmottakere i felt merket Til med fargekode
-
Legg inn mottagende UiO-enheter i feltÌýmerket Til slik at hver leder selv kan fordele til saksbehandler hos seg:
-
Merk at interne enheter i Elements er merket med et rødt hus.
-
Eksterne enheter er merket med et blått hus og skal ikke legges inn som hovedmottakere på organinterne notater!
-
-
Alternativt legger du selv navn pÃ¥ intern saksbehandler direkte inn i felt merket Til.Ìý
-
Merk at interne saksbehandlere i Elements er merket med en rød figur.Ìý
-
Eksterne borgere er merket med en blå figur og skal ikke legges inn som hovedmottakere på organinterne notater!
-
Interne enhetsgrupper
-
Skal du sende samme N-notatet til flere interne enheter på en gang, kan du legge inn en intern enhetsgruppe i felt merket Til.
Kopimottakere internt ved UiO
-
Interne kopimottakereÌý legger du inn i felt merket Kopi
Tilgangskode
-
Legg inn en saksspesifikk tilgangskode ved behov. Denne stenger lesetilgang til dokumentet og muliggjøre skjerming av navn i notatets tittel.
Dokumentdato
-
Feltet Dokumentdato blir automatisk fylt ut med oppdatering etter brevets ferdigstillelse og tilhørende fletting inn i brevmalen.
Tilgangsgruppe
-
Legg inn en Tilgangsgruppe ved behov. Personalkonsulenter benytter tilgangsagruppe LØNN for Lønningsseksjonens lesetilgang til journalposten.Ìý
3. Knytte til dokumentmal for å opprette et hoveddokument
-
GÃ¥ til detaljert visning lengst til høyre i bildet.Ìý
-
Klikk arkfane Tilknytt for Ã¥ fÃ¥ tilgang til UiOs offisielle brevmaler.Ìý
-
Velg så alternativet Dokumentmal i nedtrekksmenyen.
-
Samme meny har ogsÃ¥ et valg merket Filvedlegg for innhenting av et ferdigskrevet brev fra Filutforsker pÃ¥ PC lokalt.Ìý
Ìý
-
I neste boks markerer du malen du ønsker å benytte for notatet ditt og klikker grønn knapp merket Lagre i samme vindu.
5. Lagre og redigere dokument
-
For Ã¥ kunne Ã¥pne malen og redigere i denne i Word, klikker du grønn knapp i øvre høyre hjørne merket Lagre og rediger dokument.Ìý
6. FÃ¥r du ikke redigert i dokumentet i Word?
- Opplever du problemer med redigering i malen via Word?
- Da mangler du gjerne Elements Desktop Client på din maskin.
- IT hjelper deg medÌýinnlegging av Elements Desktop ClientÌýbÃ¥de i Windows og pÃ¥ Mac.Ìý
- For Elements Desktop Client får du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.
7. Skrive notatet i mal, lukke Word og sjekke inn dokument
Redigere i notatets innhold og lukke Word
-
Skriv notatet i mal i Word.
-
Angi nederst på dokumentet hvilke ledere som skal godkjenne notatet.
-
Lukk Word på vanlig måte ved å klikke på krysset i øvre høyre hjørne.
-
KlikkÌýLagre i ny boks for kort mellomlagring i temp-mappe etter gjennomført redigering i dokumentet.Ìý
-
Dokumentet forsvinner fra temp-mappen etter din innsjekking i Elements Cloud med videre lagring i tilhørende filserver i sky.
Innsjekking av dokument fra Word og inn i Elements
-
Innsjekkingsboksen åpner seg i nedre høyre hjørne og gir deg tre ulike valgmuligheter:
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning eller ekspedering).
-
Direkte ferdigstillelse (uten godkjenning) etterfulgt av ekspedering.Ìý
-
Innhenting av godkjenning fra en eller flere ledere før eventuell ekspedering.
-
-
Bekreft valget ditt ved å klikke OK.
Hva gjør jeg dersom innsjekkingsboksen blir borte?
-
Klikk pÃ¥ et tilfeldig sted i innsjekkingsboksen med en gang den dukker opp. Da blir den liggende der tilgjengelig for utfylling.Ìý
-
Forsvinner innsjekkingsboksen, klikker du igjen på den grønne knappen Lagre og rediger dokument og følger samme lagringsrunden som beskrevet tidligere.
Lagre et utkast under arbeidÌý
-
Dersom du ønsker Ã¥ jobbe videre med dokumentet senere, lar du samtlige alternativer i innsjekkingsboksen bli stÃ¥ende uten avhuking.Ìý
-
Journalposten legger seg da i søket Under arbeid i venstremenyen.
8. Knytte til vedlegg
-
For Ã¥ kunne knytte til flere vedlegg pÃ¥ en journalpost, mÃ¥ denne stÃ¥ i status Reservert.Ìý
-
Se veiledninger for innlegging av vedlegg fra PC lokalt eller fra en eksisterende sak i Elements.
9. Innhente godkjenning fra en eller flere ledere
- For å innhente godkjenning fra leder, kan du velge mellom to ulike innganger:
- Godkjenning fra innsjekkingsboksenÌýdirekte etter din redigering i dokumentmalen i Word.
- Godkjenning fra liggende toppmeny pÃ¥ journalpostÌýsom du har opprettet tidligere og kanskje ogsÃ¥ forsynt med noen vedlegg.Ìý
-
I det leder godkjenner blir journalpoststatus automatisk endret tilÌýFerdig. NotatetÌýsuser avgÃ¥rde til sine mottagende enheter internt ved UiO.Ìý
10. Ferdigstille direkte uten godkjenning
- Dersom det ikke krav til at leder godkjenner N-notatet ditt, er det deg selv som må endre status på journalposten til Ferdig.
11. Send oss dine tilbakemeldinger på denne veiledningen
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý
Ìý