1. Noen eksempler på feilkilder
Her er noen eksempler på feilkilder ved digital forsendelse i Elements:
- Feilaktig forsendelsesmåte ved digital forsendelse til borgere eller virksomheter.
- Feilaktig organisasjons- eller fødselsnummer.
- Borgers postadresse er feilaktig registrert.
- Borger er angitt med postadresse i utlandet. Løsningen krever postadresse i Norge.
2. ³§Ã¸°ìet Overføring feilet – KS svar ut
- Klikk søket Overføring feilet – KS svar ut i venstremenyen.
- Klikk aktuell journalpost i treffliste til høyre for venstremenyen.
3. Rød konvolutt ved mottakers navn betyr feilet forsendelse
- Forsendelser som feiler blir merket med rød konvolutt foran mottakers navn i felt merket Til.
4. Sjekk feilmelding i logg
- Gå først til detaljert visning av journalpost lengst til høyre i bildet.
- Velg Vis logg i tilhørende meny.
- Les feilmelding under Logghendelser.
5. Krav til journalpoststatus for rettelser i opplysninger om brevets mottaker
- Det er ikke er krav til journalpoststatus Reservert for å gjøre endringer i opplysninger om brevets mottaker.
- Endringer i opplysninger om brevets mottaker kan også gjøres i status Ferdig uten foranliggende statusendring til Reservert.
- Dersom leder allerede har godkjent brevet, endres status automatisk til Ferdig. Da gjør du også dine endringer for mottaker i journalpoststatus Ferdig.
- Forsøker du å endre status fra Ferdig til Reservert etter leders godkjenning, får du feilmelding og ingen nye redigeringsmuligheter for mottaker.
6. Rettelser i kontaktkort for ekstern mottaker
- GÃ¥ til detlajert visning av journalpost i status Ferdig.
- Klikk Rediger i liggende toppmeny uten å forsøke noen statusendring til Reservert.
- Klikk på mottakers navn i felt merket Til.
- I kontaktkortet som da kommer til syne, kan du rette flere aktuelle feil:
- Borgers fødselsnummer.
- Mottakers postadresse som må være i Norge.
- Virksomheters organisasjonsnummer.
7. Tømming av kontaktkortets felt for forsendelsesmåte og -status
- For å muliggjøre ny ekspedering må begge disse feltene i kontaktkortet være tømt:
- ¹ó´Ç°ù²õ±ð²Ô»å±ð±ô²õ±ð²õ³¾Ã¥³Ù±ð
- Forsendelstsstatus
- Klikk Rediger i toppmeny i detaljert visning på journalpost som beskrevet under punkt 5.
- Klikke direkte på mottakers navn i felt merket Til slik at kontaktkortet åpner seg.
- Klikk Flere felt nede til venstre.
- Tøm disse feltene i neste vindu ved å klikke lite kryss lengst til høyre i hvert felt:
- ¹ó´Ç°ù²õ±ð²Ô»å±ð±ô²õ±ð²õ³¾Ã¥³Ù±ð
- Forsendelstsstatus
- Klikk OK.
8. Lagre dine endringer med grønn knapp i øvre høyre hjørne
- Klikk grønn knapp merket Lagre og lukk i øvre høyre hjørne i detaljert visning på journalpost.
- Dette er for lagre endringer du nettopp gjorde i mottakers kontaktinformasjon
9. Ny ekspedering etter siste rettelser i gjenstående mottakervindu
-
Gå til detaljert visning på journalpost og klikk Ekspeder i liggende toppmeny.
- Klikk deretter Ekspeder digitalt.
-
Du velger forsendelsesmåte Generell digital forsendelse i nytt vindu merket Velg mottakere som skal ekspederes.
-
Ta en siste sjekk for korrekt fødselsnummer, organisasjonsnummer og postadresse.
-
GÃ¥ tilbake til punkt 5 for ev. justeringer i kontaktinformasjon for mottaker.
10. Klikk Send etter siste sjekk av opplysninger om mottaker
- GÃ¥ til vindu merket Velg mottakere som skal ekspederes.
- Klikk på knapp merket Send i nedre høyre hjørne.
- Klikk Lukk i påfølgende vindu.
10. Utskriftstjeneste ved reservasjon mot digital forsendelse
- UiO har avtale med KS forvaltning om utskriftstjeneste i slike tilfeller:
- Mottaker har reservert seg for digital post.
- Mottaker har ikke oppdatert nødvendig varslingsinformasjon i kontakt- og reservasjonsregisteret.
- Tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender via posten til mottaker.