Her finner du informasjon om ulike typer fakturaer, hvordan de skal håndteres på best mulig måte og hvordan du kan sikre at fakturaer blir behandlet i tide. Du finner også informasjon om hvordan du kan sikre størst mulig automatikk i fakturabehandlingen.
Innholdet er rettet mot innkjøper, fakturaflytoppfølger, kostnadsgodkjenner, varemottaker og fagrekvirent.
Prinsipper for fakturabehandling
Hovedregel
- UiO skal som hovedregel behandle fakturaer innenfor forfallsdato, så lenge varer og tjenester er mottatt i henhold til faktura
- Inkludert i behandlingen ligger alle stegene som fakturaen skal gjennom. Innkjøper bør med andre ord behandle fakturaene så fort som mulig slik at fakturaflytoppfølger og Kostnadsgodkjenner (BDM) også får tid til behandling av fakturaen. Kostnadsgodkjenner bør behandle fakturaer til godkjenning så raskt som mulig og bør derfor logge inn i UNIT4 daglig, helst flere ganger daglig
- Etterkontroll kan slå inn etter godkjenning, og medfører ekstra behandlingstid
Prioritering
- Det er forfallsdato som skal styre prioriteten i fakturabehandlingen (fakturaer leses inn med ulike forfallsdatoer, fra 0-30+ dager)
- Når bør varemottaket gjøres:
- Får du e-postvarsel om manglende varemottak for en eller flere ordrer (gjelder fakturaer knyttet til innkjøpsordrer), har faktura for ordren(e) kommet. Faktura er da synlig i bildet Varemottak. For raskest og best mulig fakturabehandling anbefales det å gjøre varemottak når du har mottatt denne e-posten hvis vare/tjeneste er levert, selv om den ikke er tilgjengelig i oppgavelisten enda (fakturaen ligger nå i ventetabell* i inntil 7 dager før de blir tilgjengelige i oppgavelisten)
- Den som utfører varemottaket, kan korrigere avvik mellom ordre og fakturalinjer og bilaget blir oppdatert med endringer du gjør
- En del fakturaer går direkte forbi ventetabell og rett til manglende varemottak, for eksempel ved 100% riktig linjematch. Ekstra linjer du legger til i varemottaket vil ikke bli oppdatert på bilaget, med mindre faktura er kontert mot konto 9992. Oppgaven ‘Manglende varemottak’ er personlig og må behandles av deg om du ikke videresender den til en annen bruker. Varemottaket må da utføres fra oppgaven ‘Manglende varemottak’, og ikke direkte i bildet varemottak
- Det anbefales ikke å utføre varemottak uten å kunne se faktura
- Ved avvik på ordre/fakturalinjer må oppgaven i slike tilfeller ofte innom sentral rolle for manuell behandling før priskontroll/attestasjon
- Får du e-postvarsel om manglende varemottak for en eller flere ordrer (gjelder fakturaer knyttet til innkjøpsordrer), har faktura for ordren(e) kommet. Faktura er da synlig i bildet Varemottak. For raskest og best mulig fakturabehandling anbefales det å gjøre varemottak når du har mottatt denne e-posten hvis vare/tjeneste er levert, selv om den ikke er tilgjengelig i oppgavelisten enda (fakturaen ligger nå i ventetabell* i inntil 7 dager før de blir tilgjengelige i oppgavelisten)
- Innkjøper skal bruke oppgavelisten i UNIT4 til daglig prioritering av fakturaer
- Det er viktig å ha med i tidsberegningen at etter attestasjon skal faktura fortsatt gjennom flere steg
- Seinest 10 dager før forfallsdato der det er teknisk mulig skal faktura være ferdig behandlet, attestert og gått videre på arbeidsflyt til kostnadsgodkjenner
- Alle fakturaer med større beløp (NOK beløp over 100.000) i oppgavelisten må følges ekstra opp. Behandles ikke disse i tide kan de medføre høye rentebeløp
- Der det er mulig å bruke «Parker»-funksjonaliteten, skal faktura parkeres dersom den av ulike årsaker ikke skal behandles. Det skal da legges inn kommentar om årsak.
*Ventetabell er der faktura blir liggende og vente på varemottak. Når faktura ligger i ventetabellen kan varemottaket gjøres av flere. Vi anbefaler å behandle fakturaene mens de ligger i ventertrinn. Fakturaene ligger 7 dager i ventetrinn. Når varemottak ikke er utført innen 7 dager må faktuaren manuelt behandles fra sentralt fakturamotak før oppgaven "Manglende varemottak" kan genereres. Dette medfører lenger behandlingstid..
Vær oppmerksom på
- Husk at etterkontroll kan slå inn etter godkjenning, og kan medføre ekstra behandlingstid
- Knappen 'Informer' bør ikke brukes, hverken i dialog med kostnadsgodkjenner eller andre roller da mottaker ikke får varsel
- Kontering og attestasjon utføres etter gjeldende regler, med eventuell kommentar til kostnadsgodkjenner om å sjekke kontering nøye dersom det er knyttet usikkerhet til noe
- Oversikt over dimensjonene i kontostrengen: Kodeverk og skjemaer - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ (uio.no)
- Overføring til bank (remittering) gjøres tirsdager og torsdager (hver uke)
- Utbetaling til leverandør skjer på forfallsdato hvis faktura er remittert i tide
Tilgang system
NB! Pass på at lenken åpner seg i EDGE eller Chrome. Internet Explorer vil ikke fungere
Betaling til Norge
Godkjente fakturaer overføres daglig fra til økonomisystemet for bokføring og betaling. Fakturaene sendes til banken for betaling som hovedregel 2 ganger per uke.
Betaling til utlandet
Det vil oftere være gjenstand for feil og forsinkelser.