Betalingsinformasjon for utenlandske leverandører
- All nødvendig betalingsinformasjon skal være påført fakturaen og/eller betalingsdokumentet som leverandør har utstedt.
- Utenlandske leverandører bør alltid oppfordres til å påse at all nødvendig informasjon er påført fakturaen.
- Vi registrerer ikke bankopplysninger basert på informasjon oppgitt i fakturahistorikk eller per epost.
- Hvis du skal overføre penger til utlandet, og ikke mottar faktura fra leverandør, må du følge rutinen for utbetalinger uten faktura: Opprette utbetalingsanmodning.
Merk: Skjemaet må fylles ut med all relevant betalingsinformasjon, jamfør sjekklisten under. Det må også legges ved dokumentasjon som på en betryggende måte sannsynliggjør at bankopplysningene som er fylt inn i er korrekte. Dette kan for eksempel være brevhode, bekreftelse fra bank eller kopi av hodeinformasjonen på kontoutskriften. Bankopplysninger som er oppgitt i e-post vil ikke være god nok dokumentasjon alene.
Kontroll og verifisering av bankopplysninger fra utenlandske leverandører
Kunnskapsdepartementet har sendt ut informasjon til sine underliggende virksomheter om at det er avdekket flere forsøk på fakturasvindel mot universitets- og høgskolesektoren. Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring (ØVA) ved UiO innfører som følge av dette en ny kontroll ved endring av bankopplysninger på utenlandske leverandører.
Hvis UiO mottar en faktura med endrede bankopplysninger fra en utenlandsk leverandør tar Seksjon for regnskap kontakt med enheten som skal godkjenne fakturaen i Unit4. Attestant eller godkjenner ved enheten bes kontakte leverandøren på e-post og be den skriftlig bekrefte eller avkrefte de nye bankopplysningene som er oppgitt på fakturaen.
Vær oppmerksom på at kontaktinformasjonen som er oppgitt på fakturaen kan være manipulert dersom det faktisk er snakk om et svindelforsøk. Enheten må derfor benytte kontaktinformasjon de har benyttet tidligere og vet at tilhører den aktuelle leverandøren, eller bruke kontaktinformasjon som foreligger på leverandørens offisielle hjemmeside.
Sjekkliste betalingsinformasjon
Europa
Alle leverandører må oppgi IBAN - kontonummer og BIC - kode som identifiserer banken. Etter en større omlegging til felles kontosystem i EU, går betalinger i EU som regel meget greit og i løpet av en arbeidsdag.
USA
Alle leverandører må oppgi FedWire, ABA eller Routing number for sin bankforbindelse, i tillegg til sitt kontonummer. Merk at det ofte oppstår utfordringer knyttet til betalinger til USA, og forsinkelser må påregnes.
Øvrig verden
Alle leverandører må oppgi enten SWIFT-kode, transit-code, institution code eller annen kode som identifiserer banken, i tillegg til sitt kontonummer.
Betalinger som utføres i USD samt betalinger i forskjellige valutaer til land utenfor EU vil som oftest ta lengre tid, grunnet landspesifikke forhold.
Ved betalinger til utlandet følger UiO sanksjonsordninger som innføres av myndigheter og banker. Ta gjerne kontakt for detaljer (bankkvittering@admin.uio.no).
Gjennomføring av betalinger
Utenlandske betalinger gjennomføres med samme hyppighet som innenlandske betalinger: hver tirsdag og torsdag.
Sjekkbetaling
UiO foretar ikke lenger utbetaling med sjekk og tar ikke heller imot utenlandske sjekker.
Retur av betalingsoppdrag til utlandet
Selv om all betalingsinformasjon tilsynelatende er korrekt når betalingsoppdraget sendes til banken, hender det ofte at beløpet kommer i retur. Det kan gå helt opptil en uke og i noen tilfeller mer etter at beløpet ble overført, før det kommer i retur. Når et beløp kommer i retur tilbakeføres kostnaden på samme kontostreng som den ble belastet. Så snart vi får oppdatert betalingsinformasjon fra enheten som har bestilt og/eller leverandøren, overføres beløpet på nytt.
De vanligste grunnene til retur av oppdrag er:
1. Ikke samsvar mellom bankkonto og kontonavn (dvs kontoeier)
Mange utenlandske banker har krav om at mottakernavnet og navnet på kontoinnehaver er identisk for å godskrive mottakers konto.
2. Ugyldig bankkonto/IBAN eller SWIFT er oppgitt
Det kan stå angitt feil kontonummer/IBAN eller SWIFT på faktura eller feil kontoinformasjon er registrert på leverandøren.
3. Problemer knyttet til veksling av valuta
Enkelte banker kan sende tilbake beløp, dersom de er overført i en valuta som de ikke aksepterer. Dette kan ofte være tilfelle med mindre valutaer, som for eksempel NOK. Følgelig vil det være en fordel å alltid inngå avtaler i det lokale landets valuta, eller i en av de store verdensvalutaene, som USD eller EUR. Det vil ofte være utfordrende å sende NOK til utlandet, og det anbefales på generelt grunnlag ikke. Hvis veksling unngås så langt det er mulig, vil det også være mindre risiko for at det sendte beløp reduseres med vekslingsgebyrer.