̽»¨¾«Ñ¡

Hva er røde data – og hva gjelder i Teams?

Røde data, ogsÃ¥ kalt fortrolig eller sensitiv informasjon, er opplysninger som kan skade offentlige interesser, universitetet, enkeltpersoner eller samarbeidspartnere dersom de kommer pÃ¥ avveie og blir kjent for uvedkommende. Eksempler inkluderer personopplysninger, helseopplysninger, vurderinger og fortrolige interne dokumenter. Les mer om klassifisering av informasjon pÃ¥ UiO

Microsoft Teams kan brukes til å samarbeide om dokumenter som inneholder røde data, men da må noen grunnleggende krav være oppfylt for å ivareta informasjonssikkerheten.

Følsomhetsetikett er påbudt

Dokumenter som inneholder røde data og som skal lagres i Teams, mÃ¥ merkes med følsomhetsetikett ´Úø°ù de lastes opp. Dette sikrer at innholdet krypteres og tilgangsstyres. I tillegg forhindres kopiering, utskrift og skjermdumping av dokumentet.

For å legge på følsomhetsetikett må du bruke skrivebordsversjonen av Word, Excel eller PowerPoint. Det er ikke mulig å sette etikett gjennom nettversjonen av Office-programmene eller direkte i Teams.

Obs! Husk Ã¥ merke dokumentet ´Úø°ù du laster det opp. Les mer om hvordan du legger til følsomhetsetikett pÃ¥ Office-dokumenter.

Viktig: Ikke lim inn røde data direkte i meldinger i Teams – verken i chat eller i poster. Meldinger kan ikke merkes med følsomhetsetikett.

Hvordan lagres dokumenter i Teams?

Når du laster opp et dokument i en Teams-kanal, lagres det automatisk i en SharePoint-mappe som hører til den kanalen. Hvem som får tilgang til dokumentet, avhenger av hvem som har tilgang til teamet og kanalen – med mindre du har endret tillatelsene manuelt. Derfor er det viktig å laste opp dokumenter i riktig kanal, spesielt hvis dokumentet er merket med en følsomhetsetikett. Da sikrer du at det bare deles med de som skal ha tilgang.

Del som lenke – ikke som vedlegg

Dokumenter som inneholder røde data skal ikke sendes som vedlegg – verken i e-post eller i meldinger i Teams. Del alltid dokumentet som en lenke. Dette gir bedre sikkerhet og kontroll over hvem som har tilgang til innholdet.

NÃ¥r du deler en lenke, kan du:

• gi spesifikke personer lese- eller skriverettigheter
• trekke tilbake tilgangen ved behov
• sette en utløpsdato for tilgangen
• sikre at mottakeren alltid har tilgang til den nyeste versjonen

Les mer om hvorfor det er tryggere å dele lenker enn å sende vedlegg

Bruk UiO-grupper for tilgangsstyring i Teams

Hvis du skal samarbeide med flere om røde data over tid, bør du opprette et team med gruppestyrt tilgang. Da slipper du å gi tilgang til hvert dokument – teamets medlemsliste styrer automatisk hvem som har tilgang.

Du kan bruke eksisterende UiO-grupper som grunnlag for teamet i Teams. Det gjør at du slipper Ã¥ legge til eller fjerne enkeltpersoner manuelt - nÃ¥r noen legges til eller fjernes fra UiO-gruppen, oppdateres teamet automatisk. 

Hvorfor bruke UiO-grupper?

- Du slipper å legge til og fjerne enkeltpersoner manuelt.
- Tilgangen oppdateres automatisk når personer legges til eller fjernes.
- Det gir bedre oversikt og reduserer risikoen for feil i tilgangsstyringen.

Dette er særlig nyttig for prosjekter, organisasjonsenheter og faste arbeidsgrupper.