1. Utlysning
Hovedregelen i staten er at alle ledige stillinger skal lyses ut.
Før stillingen lyses ut er det viktig å vurdere hvilke behov den ledige stillingen skal dekke. En analyse av behovet bør minimum omfatte hva de sentrale arbeidsoppgavene i stillingen skal være, hvilket ansvarsnivå stillingen skal ligge på og hvilke kvalifikasjonskrav som skal danne vurderingsgrunnlaget ved ansettelsen. Det er også naturlig å vurdere om dagens arbeidsfordeling er hensiktsmessig, eller om arbeidsoppgaver skal omfordeles mellom ansatte før oppgavene i den ledige stillingen defineres.
Hvis en er kjent med at noen kan ha rettskrav på stillingen gjennom intern fortrinnsrett eller rett til utvidet stilling for deltidsansatte, skal dette avklares før stillingen lyses ut.
1.1 Innhold og utforming av utlysningstekst
Utforming av utlysningstekst for teknisk-administrative stillinger er arbeidsgivers ansvar, og ansettelsesrådet deltar ikke i dette arbeidet. Universitetsstyret foretar utlysning i stillinger hvor det selv er ansettelsesmyndighet, jf. . Se UiOs personalreglement § 1.1 for hvilke lederstillinger universitetsstyret har ansettelsesmyndighet for.
UiOs stillingsstruktur for teknisk-administrative stillinger gir føringer for bruk av stillingskoder sett opp mot stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav. Stillingskode og lønnsspenn i kunngjøringen skal være i samsvar med stillingens arbeidsoppgaver og ansvarsnivå. Hvis stillingen lyses ut med mulighet for ansettelse i alternative stillingskoder, skal det framgå hva som kreves for ansettelse i de ulike kodene.
Utlysningen skal inneholde beskrivelse av stillingen, det aktuelle arbeidsområdet og kvalifikasjonskrav, herunder personlige egenskaper. Det er viktig at utlysningen angir tydelig hva som er nødvendige krav og hva som vil telle positivt i vurderingen. Utlysningen skal også inneholde opplysninger om stillingskode, lønn, søknadsfrist, om stillingen er fast eller midlertidig, arbeidssted og eventuelle særlige vilkår for stillingen.
I henhold til skal utlysningen utformes med sikte på å sikre mangfold blant de ansatte, og det skal vurderes om særskilte grupper skal oppfordres til å søke, jf. også UiOs tilpasningsavtale til hovedavtalen.
Vær bevisst på å utforme utlysningsteksten slik at tilfanget av kandidater blir størst mulig. Ved å søke etter kvalifiserte medarbeidere blant all den kompetanse som er tilgjengelig i samfunnet, uavhengige av søkerens bakgrunn, får man tak i de beste medarbeiderne. Kvalifikasjonskravene må ikke utformes på en slik måte at bestemte grupper ekskluderes fra å søke.
1.2 Fast eller midlertidig ansettelse
Hovedregelen i staten er faste ansettelser, jf. . UiO har et personalpolitisk mål om å redusere bruken av midlertidige ansettelser, og en tiltaksplan for å få en større andel fast ansatte. Midlertidig ansettelse krever at man har hjemmel for unntak fra hovedregelen om fast ansettelse. De mest aktuelle hjemlene for midlertidig ansettelse i teknisk-administrative stillinger finnes i statsansatteloven § 9 første ledd (lovdata.no):
- a) når arbeidet er av midlertidig karakter
- b) for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat)
- e) for en periode på inntil seks måneder når det har oppstått et uforutsett behov
At en stilling er eksternfinansiert, gir i seg selv ikke rettslig grunnlag for midlertidig ansettelse. UiO har kontrollspørsmål for valg mellom fast og midlertidig ansettelse ved ekstern finansiering.
Arbeidstakere som ansettes med lønnstilskudd kan ansettes midlertidig med hjemmel i , om midlertidig ansettelse av deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med arbeids- og velferdsetaten. Denne bestemmelsen gjelder også i staten, jf. .
1.3 ³§Ã¸°ìnadsfrist
³§Ã¸°ìnadsfristen skal normalt være minst to uker.
1.4 Offentlig utlysning
Ledige stillinger i staten skal som hovedregel lyses ut offentlig. Unntak fra utlysningsplikten krever hjemmel i lov, forskrift eller tariffavtale, jf. . Offentlig utlysning er en forutsetning for å sikre åpen og reell konkurranse om stillingene, et bredt rekrutteringsgrunnlag og ivaretagelse av kvalifikasjonsprinsippet. Kvalifikasjonsprinsippet innebærer at den best kvalifiserte for stillingen skal ansettes, jf. pkt. 2.11.
Administrasjonen lyser ut stillingene. Stillingen lyses ut via UiOs rekrutteringssystem, og skal som minimum publiseres på Nav og UiO sine nettsider. Dette ivaretar henholdsvis statsansattelovens krav om offentlig kunngjøring, jf. og arbeidsmiljølovens krav om informasjon til ansatte om ledige stillinger, jf. .
Andre publiseringskanaler vurderes etter behov. Les mer om .
1.5 Unntak fra krav om offentlig kunngjøring
Unntak fra krav om offentlig utlysning forutsetter en unntakshjemmel i lov, forskrift eller tariffavtale.
Merk at ved midlertidige ansettelser uten utlysning må det foreligge både hjemmel for unntak fra utlysningsplikt og hjemmel for å ansette midlertidig, jf. pkt 1.2.
Noen grupper er gjennom forskrift helt unntatt fra statsansatteloven, eksempelvis lærlinger og ansatte på pensjonistvilkår, jf.. Dette innebærer unntak fra ordinære utlysnings- og ansettelsesprosesser.
1.5.1 Ansettelser inntil seks måneder
Plikten til å lyse ut stillinger gjelder ikke ved ansettelser for inntil seks måneder, jf. .
1.5.2 Ansettelser inntil ett år
For ansettelser inntil ett år kan offentlig utlysning unnlates bare hvis gjennomføring av ordinær ansettelsesprosess vil medføre vesentlig ulempe for virksomheten, jf. UiOs personalreglement pkt. 2.2. Vilkåret om vesentlig ulempe innebærer at det skal være høy terskel for å ta i bruk denne unntaksbestemmelsen. For mange fravær inntil ett år, som foreldrepermisjon, vil det være mulig å planlegge for en ordinær ansettelsesprosess. Merarbeidet en ordinær ansettelsesprosess medfører er ikke tilstrekkelig til å begrunne unntak. Et eksempel på vesentlig ulempe kan være om det etter utlysning av et vikariat ikke har kommet kvalifiserte søkere, og det ikke er tid til ny kunngjøring.
Ansettelsesforhold uten offentlig utlysning kan ikke forlenges ut over grensen på ett år. Forlengelser ut over seks måneder forutsetter at vilkåret om vesentlig ulempe er oppfylt. Hvis behovet for stillingen vedvarer ut over ett år, må stillingen lyses ut.
1.5.3 Eksternt finansierte stillinger
Det kan gjøres unntak fra utlysning ved ansettelse av arbeidstakere i staten som skal utføre oppdrag som er eksternt finansierte, jf. . Av hensyn til kvalifikasjonsprinsippet bør også eksternfinansierte stillinger som hovedregel lyses ut offentlig.
UiO har etablert kontrollspørsmål for valg mellom fast og midlertidig ansettelse i eksternfinansierte stillinger.
1.5.4 Lønnstilskudd
Når en person med funksjonsnedsettelse og/eller hull i CV-en ansettes midlertidig for inntil to år med lønnstilskudd, kan stillingen unntas fra offentlig utlysning, jf. .
1.5.5 Intern utlysning?
En intern utlysning ved UiO fyller ikke kravene til offentlig utlysning.
Bare hvis vilkårene for å ikke lyse ut stillingen er oppfylt, jf. pkt. 1.5.1 til 1.5.3, kan man som alternativ til å ansette noen direkte lyse ut stillingen internt i aktuelle miljøer/nettverk ved UiO. De samme begrensningene som gjelder ved direkte ansettelse uten utlysning, vil også gjelde ved intern utlysning.
I forbindelse med nedbemanning, åpner på visse vilkår for unntak fra kravet om offentlig utlysning. Dette forutsetter enighet mellom partene i virksomheten.
1.6 Tillitsvalgtes medbestemmelse
Utlysningstekster og skjema for oversendelse skal sendes til organisasjonenes tillitsvalgte, som har tre virkedagers frist til å kreve drøfting eller komme med andre merknader. Ved oversendelse skal alltid hovedtillitsvalgte@uio.no settes i kopi.
I skjema for oversendelse oppgis lønnsvilkår, samt informasjon om grunnlaget for den ledige stillingen, herunder om stillingen er nyopprettet eller omgjort, hjemmel for eventuell midlertidighet og en kort begrunnelse ved utlysning av midlertidig stilling.
Organisasjonene kan kreve drøfting av lønnsspenn, jf. og drøfting av omgjøring av en ikke besatt stilling, jf. . Dersom én eller flere organisasjoner krever drøfting, må enheten kalle inn alle organisasjonene til drøftingsmøte hvis behandlingen på e-post ikke fører fram.
Tillitsvalgte har anledning til å uttale seg om andre momenter i utlysningsteksten, jf. . Det er likevel opp til arbeidsgiver å vurdere om disse innspillene skal hensyntas ved endelig utforming.
1.7 Stans av ansettelsesprosess og fornyet kunngjøring
Ansettelsesprosessen kan stanses fram til bindende tilbud er sendt søkeren. Beslutning om å stanse en ansettelse må ha et saklig grunnlag.
Saklig grunnlag for fornyet utlysning kan for eksempel være:
- ønske om å endre kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten
- faktiske feil i utlysningen
- det har gått uforholdsmessig lang tid siden stillingen ble lyst ut
- forholdene knyttet til stillingen har endret seg vesentlig
- det har ikke meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere
Hvis arbeidsgiver underveis i prosessen ønsker å stille andre kvalifikasjonskrav enn det som er oppgitt i utlysningen, skal stillingen lyses ut på nytt. Det er ikke adgang til å ansette noen som ikke oppfyller krav til kvalifikasjoner som er fastsatt i utlysningen. Dette vil utgjøre brudd på kvalifikasjonsprinsippet.
Hvis det er oppgitt feil informasjon i utlysningen, må det vurderes i hvilken grad feilen har betydning for søkergrunnlaget og kvalifikasjonsvurderingen, og om det vil være et brudd på kvalifikasjonsprinsippet å ansette uten ny utlysning.
Hvis ansettelsesrådet avdekker feil i utlysningsteksten som har betydning for kvalifikasjonsvurderingen, at andre kvalifikasjonskrav enn de oppgitte er lagt til grunn eller andre saksbehandlingsfeil kan ansettelsesrådet også stanse prosessen.
Alle søkere skal informeres hvis stillingen trekkes og/eller lyses ut på nytt.
2 Innstilling og behandling av søknader
2.1 Innstillingsmyndighet
Nærmeste leder med personalansvar avgir innstilling før ansettelse. En innstilling er en formell anbefaling om hvilken søker som bør ansettes i den ledige stillingen.
Ved ansettelse der universitetsstyret er ansettelsesmyndighet, jf. UiOs personalreglement pkt. 1-1, foretas innstilling av universitetsdirektøren.
Leder med innstillingsmyndighet skal finne frem til de søkerne som ut fra en saklig helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, rangere disse og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesrådet. Innstillende leder har derfor ansvar for utvelgelse av kandidater til intervju, gjennomføring av intervju og referanseintervju, og at det utarbeides en skriftlig innstilling som gir tilstrekkelig og forsvarlig grunnlag for videre behandling av saken.
Innstillende leder skal normalt oppnevne én eller flere ressurspersoner som har god innsikt i den aktuelle stillingens ansvarsområde til å bistå i vurderingen av kandidater. Å ha flere personer som bidrar i utvelgelse og/eller intervju er viktig for å oppnå bedre kvalitet i vurderingene, samt sikre likebehandling og legitimitet i prosessen. Det er særlig viktig å ha med én eller flere ressurspersoner ved gjennomføring av intervju. Ressurspersonene har en rådgivende rolle i prosessen og ingen formell myndighet.
2.2 Når innstillende leder er medlem av ansettelsesrådet
Ansettelsesordningen bygger på to-trinnsbehandling, som blant annet skal bidra til objektivitet, kvalitetssikring av saksbehandlingen og rettssikkerhet for søkerne. Hvis innstillende leder er medlem av ansettelsesrådet avgir ikke leder innstilling, men forslag til ansettelse. Når leder avgir forslag og ikke innstilling, har dette konsekvenser for saksgangen ved uenighet mellom innstillende leder og medlem av ansettelsesrådet, jf. pkt. 3.5.3. Dette gjør at leder både kan avgi forslag til ansettelsesrådet og delta i ansettelsesrådet uten å få for stor innflytelse på den endelige beslutningen. UiO skiller ikke mellom formkrav for innstilling og forslag, og praktiserer partsinnsyn i forslag på samme måte for innstilling.
2.3 Unntak fra krav om ordinær innstilling/forslag
Ved ansettelser inntil seks måneder og for ansettelser med kortere arbeidstid enn 15 timer pr. uke er det gjort unntak for kravet til innstilling, jf. og UiOs personalreglement pkt. 2.5.
Ved ansettelser inntil ett år, der ordinær ansettelsesprosess ikke kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten, skal nærmeste leder utforme en forenklet innstilling der det framgår hvilke krav som er stilt til stillingen, hvorfor den besettes uten utlysning og en kort begrunnelse for at den aktuelle kandidaten vurderes som kvalifisert.
Også i saker som er unntatt fra ordinær innstilling skal hovedpunktene i saken og grunnlaget for beslutningen nedtegnes skriftlig. Hensikten er å dokumentere at saksbehandlingen har vært forsvarlig, at avgjørelsen er saklig begrunnet og at det ikke er tatt utenforliggende hensyn.
2.4 Habilitet
Habilitetsreglene i gjelder for alle ledd i ansettelsessaker. Alle som deltar i behandling av ansettelsessaken har ansvar for å vurdere forhold knyttet til egen habilitet.
Saksbehandlere og ledere som er i tvil om sin habilitet legger spørsmålet fram for sin overordnede, jf. . Habilitetsvurderinger bør dokumenteres skriftlig.
For medlemmer av ansettelsesrådet, som er et kollegialt organ, er det ansettelsesrådet som skal vurdere det enkelt medlemmets habilitet. Medlemmet selv må gjøre oppmerksom på forholdene som skal vurderes. Deretter vurderes habiliteten av ansettelsesrådet, uten deltagelse fra vedkommende medlem, jf. Resultatet av habilitetsvurderingen skal framgå av protokollen.
2.5 Offentlig og utvidet søkerliste
Administrasjonen utarbeider en offentlig søkerliste i henhold til , samt utvidet søkerliste, jf.
³§Ã¸°ìere kan be om Ã¥ bli unntatt fra offentlig søkerliste. ³§Ã¸°ìnader om unntak behandles sÃ¥ snart som mulig. ³§Ã¸°ìerlisten skal normalt være klar innen 2-3 virkedager etter søknadsfristen. Vurdering av unntak skal være konkret og basert pÃ¥ grunnene søkeren oppgir for Ã¥ bli unntatt. Sentrale vurderingsmomenter er blant annet om det knytter seg særlig offentlig interesse til stillingen, hensynet til god rekruttering og søkerens personvern, samt om innsyn vil medføre konkret skade eller ulempe for søkeren. Hvis søknad om unntak avslÃ¥s skal søkeren fÃ¥ beskjed, slik at vedkommende har mulighet til Ã¥ trekke søknaden før søkerlisten offentliggjøres.
2.6 Utvelgelse til intervju
Kvalifikasjonsprinsippet gjør seg gjeldende ogsÃ¥ ved utvelgelse til intervju, gjennom at søkerne som etter vurdering av søknad med vedlegg synes Ã¥ være best kvalifisert kalles inn. ³§Ã¸°ìnadene skal vurderes opp mot kvalifikasjonskravene som er beskrevet i utlysningsteksten. Utvelgelse av søkere til intervju mÃ¥ ikke være vilkÃ¥rlig eller diskriminerende, og det mÃ¥ ikke tas usaklige eller utenforliggende hensyn. Noen grupper av søkere har særlige rettigheter til intervju, jf. pkt. 2.7. Vurdering av om søkeren har særlige rettigheter mÃ¥ basere seg pÃ¥ hva vedkommende selv oppgir i forbindelse med søknaden.
2.7 ³§Ã¸°ìere med særlige rettigheter
Noen søkere har særlige rettigheter som må ivaretas i rekrutteringsprosessen.
Pkt. 2.7.1 til 2.7.3 omtaler søkere som kan ha fortrinnsrett til stillingen. Hvis vilkårene er oppfylt, vil vedkommende ha rettskrav på stillingen.
Pkt. 2.7.4 til 2.7.6 omtaler grupper av søkere med særlige rettigheter til å bli innkalt til intervju.
2.7.1 Fortrinnsrett som alternativ til oppsigelse (intern fortrinnsrett)
Intern fortrinnsrett handler om plikten UiO har til å undersøke om det finnes andre passende stillinger ved hele UiO som et alternativ til oppsigelse etter statsansatteloven §§ 19 eller 20 begges annet ledd. Rekrutterende enhet kan bli kontaktet av leder/HR som kartlegger om det finnes andre passende stillinger. Det er ikke noe krav at vedkommende har søkt på stillingen.
Hvis du blir kontaktet om en person med intern fortrinnsrett, må du vurdere om stillingen er "passende", og om søkeren er kvalifisert i henhold til de faglige og personlige kvalifikasjonene i utlysningsteksten.
En stilling regnes ikke som passende hvis den er høyere rangert, eller adskiller seg vesentlig fra stillingen som vedkommende fratrer. Se også , samt intern personalhåndbok pkt. 6.3.3 som omtaler vurderinger for stillinger på et lavere nivå.
Hvis søkeren vurderes som kvalifisert skal vedkommende ansettes, selv om andre søkere kan være bedre kvalifisert. Øvrige søkere skal da ikke vurderes, fordi vedkommende har rettslig krav på stillingen.
2.7.2 Fortrinnsrett for overtallige (ekstern fortrinnsrett)
³§Ã¸°ìere som er oppsagt fra annen statsstilling pÃ¥ grunn av overtallighet har pÃ¥ visse vilkÃ¥r fortrinnsrett til annen passende stilling i staten, jf. . ³§Ã¸°ìeren mÃ¥ presisere i søknaden at fortrinnsrett gjøres gjeldende og legge ved overtallighetsattest.
Det må først vurderes om stillingen er «passende», jf., deretter om søkeren er kvalifisert. Hvis søkeren vurderes som kvalifisert til en passende stiling skal vedkommende ansettes, selv om andre søkere kan være bedre kvalifisert. Øvrige søkere skal da ikke vurderes, fordi den overtallige har rettslig krav på stillingen. Blir søkeren ikke vurdert som kvalifisert, bør enheten ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal for kvalitetssikring.
2.7.3 Fortrinnsrett for deltidsansatte
I henhold til har deltidsansatte fortrinnsrett til utvidet stiling framfor at arbeidsgiver foretar ny ansettelse i virksomheten. Fortrinnsretten kan også gjelde en del av stillingen.
Begrepet «utvidet stilling» må forstås som avgrensning til stillinger tilsvarende den arbeidstakeren allerede har. Fortrinnsrett kan dermed ikke gjøres gjeldende til enhver ledig stilling som den deltidsansatte er kvalifisert for. Loven tar forbehold om at utøvelse av fortrinnsretten ikke skal innebære vesentlige ulemper for virksomheten.
Midlertidig ansatte kan ikke kreve fortrinnsrett til utvidet stilling, jf. forskrift til .
Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte avgjøres av Tvisteløsningsnemnda.
2.7.4 ³§Ã¸°ìere med funksjonsnedsettelse
Arbeidsgiver skal innkalle minst én kvalifisert søker som oppgir Ã¥ ha funksjonsnedsettelse til intervju, jf. Det er en forutsetning at funksjonsnedsettelsen fordrer et tilretteleggingsbehov pÃ¥ arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. ³§Ã¸°ìere med nedsatt funksjonsevne kan ansattes hvis de er tilnærmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte søkeren.
2.7.5 ³§Ã¸°ìere med fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring ("hull i CV")
Arbeidsgiver skal innkalle minst én kvalifisert søker som oppgir Ã¥ ha fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring til intervju, jf. . ³§Ã¸°ìere med hull i CV-en kan ansettes dersom de er tilnærmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte søkeren.
Med "fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring" menes en søker som på søknadstidspunktet til sammen har vært utenfor arbeid, utdanning eller opplæring i minst to år de siste fem årene. Fraværet må skyldes rus, soning eller sykdom, herunder psykisk sykdom, eller søkeren må i fraværsperioden ha vært aktivt arbeidssøkende.
Bestemmelsen omfatter ikke søkere som på søknadstidspunktet har fast ansettelse eller midlertidig ansettelse med varighet på mer enn ett år.
2.7.6 ³§Ã¸°ìere med innvandrerbakgrunn
Arbeidsgiver skal innkalle minst én kvalifisert søker som oppgir å ha innvandrerbakgrunn til intervju, jf. .
Med "innvandrerbakgrunn" menes søker som har innvandret fra Europa utenom EU/EFTA, Asia inkludert Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika og Oseania utenom Australia og New Zealand, eller hvor begge foreldre har innvandret fra disse landene.
2.8 Informasjon til søkere
Det oppfordres generelt til å ivareta søkerne med god informasjon gjennom hele prosessen. Når aktuelle kandidatene er innkalt til intervju kan administrasjonen sende et foreløpig svar til de resterende søkerne. Det er særlig viktig å ivareta søkere som har vært på intervju på en god måte, eksempelvis med informasjon om forventet tidsplan og gjennomføring av prosessen.
Når det er fattet vedtak om ansettelse skal det sendes et skriftlig tilbud til den som skal ansettes, og det skal inngås en skriftlig arbeidsavtale, jf. UiOs interne personalhåndbok pkt. 1.6.1.
De øvrige søkerne skal orienteres om at det er foretatt ansettelse i stillingen og hvem som har blitt ansatt.
³§Ã¸°ìernes rett til partsinnsyn er hjemlet i . For nærmere om partsinnsyn, se intern personalhÃ¥ndbok pkt. 1.3.1.
2.9 Gjennomføre intervju
De mest aktuelle søkerne skal intervjues for å få et helhetlig inntrykk av kandidaten. Dette har sammenheng med forvaltningslovens krav om at en sak skal være så godt opplyst som mulig før det treffes vedtak. Vurder på forhånd om det skal benyttes en eller flere intervjurunder, om det skal brukes case-oppgaver, arbeidsprøver o.l.
Intervjuet er et sentralt verktøy for å vurdere søkernes personlige egnethet. Det et er også viktig å avklare forventninger og bidra til at søkeren har et realistisk bilde av stillingen.
Det anbefales sterkt at innstillende leder ikke gjenomfører intervjuer alene, men har med seg én eller flere aktuelle ressurspersoner som deltar.
Nye opplysninger som fremkommer i intervjuene og har betydning for vurdering av søkerne skal nedtegnes og framgå av saksdokumentene, jf. .
Intervjuene bør følge en struktur som sikrer at alle søkere blir stilt de samme hovedspørsmålene. Dette bidrar til likebehandling og et godt sammenligningsgrunnlag, samt sikre at kandidatene vurderes opp mot kriteriene i utlysningen. UiOs intervjuguide kan brukes som utgangspunkt, men spørsmålene bør tilpasses den aktuelle stillingen.
Ved intervju av søkere med funksjonsnedsettelser, avklar på forhånd med søkeren om det er behov for tilrettelegging i intervjusituasjonen.
2.9.1 Hva kan du ikke spørre om?
Vær oppmerksom på begrensningene i hva man kan innhente opplysninger om i en ansettelsesprosess.
- sier at det ikke kan innhentes opplysninger om graviditet/planer om barn, religion eller livssyn, etnisitet, funksjonsnedsettelse, seksuelle orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk. Opplysninger om etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse og samlivsform er likevel tillatt hvis opplysningene har avgjørende betydning for utøvelsen av arbeidet.
- forutsetter at arbeidsgiver ikke kan be om opplysninger om hvordan søkere stiller seg til politiske spørsmål eller om de er medlemmer av arbeidstakerorganisasjoner, med mindre det er oppgitt i utlysningen at dette er nødvendig på grunn av stillingens karakter.
- sier at man ikke kan innhente helseopplysninger ut over det som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene i stillingen.
2.10 Innhente referanser
Referanser skal innhentes før ansettelse. Dette gjelder også interne søkere. For søkere som har vært på intervju og blitt vurdert som ikke kvalifisert, skal det ikke innhentes referanser.
Referanseintervjuer brukes for å kontrollere de opplysninger som har blitt gitt om tidligere arbeidsforhold og det inntrykk man har dannet seg av søkeren. Gjennom sitt kjennskap til kandidatens arbeidsinnsats og prestasjoner skal referansen bidra til å gi et bilde av hvordan vedkommende fungerer i en faktisk arbeidssituasjon. Nye opplysninger som kommer frem i referanseintervjuene og har betydning for vurdering av søkerne skal nedtegnes og framgå av saksdokumentene, jf. . Spørsmål du ikke kan stille i et jobbintervju kan du heller ikke stilles til referanser, jf. pkt. 2.9.1.
Kun personer som søkeren oppgir som referanser skal kontaktes. ³§Ã¸°ìeren kan bes om Ã¥ oppgi supplerende referanser. Som regel oppgis ledere i tidligere og/eller nÃ¥værende jobb som referanser. Det bør alltid innhentes en referanse pÃ¥ ledernivÃ¥. Avhengig av type stilling kan det ogsÃ¥ være nyttig med uttalelser fra side- eller eventuelt underordnede medarbeidere, for Ã¥ fÃ¥ et bredere perspektiv.
I enkelte tilfeller motsetter søkere seg at det innhentes referanse. Dette kan ha betydning for muligheten til å få et helhetlig vurderingsgrunnlag, og søkeren må da akseptere at det kan få betydning i den endelige vurderingen.
Referanseintervjuer bør ta utgangspunkt i en intervjuguide som gir grunnlag for senere sammenligning mellom aktuelle kandidater. Denne suppleres med tilpassede spørsmål basert på inntrykket søkeren har gitt av seg selv gjennom søknad og intervju.
2.11 Utforming av innstilling/forslag
Innstilling er en formell anbefaling av hvem som skal ansettes. Innstilling skal alltid være skriftlig.
Dersom leder med innstillingsmyndighet også er medlem av ansettelsesrådet avgis ikke innstilling, men forslag, jf. Dette har betydning for videre behandling av saken dersom ved uenighet mellom innstillende leder og medlem av ansettelsesråd, jf. pkt. 3.5.3. Det er ingen forskjell på kravene til utforming av innstilling og forslag.
Det lovfestede kvalifikasjonsprinsippet i staten innebærer at det er den beste kvalifiserte for stillingen som skal ansettes, jf. . I innstillingen/forslaget identifiseres og rangeres de som er best kvalifisert baseres på en bred vurdering av søkernes totale kompetanse, dvs. relevant utdanning, erfaring og personlig egnethet for stillingen, sett opp mot kravene i utlysningsteksten.
Inntilling/forslag skal inneholde:
- hvem som har deltatt under intervjuene
- kortfattet beskrivelse av stillingens ansvarsfelt og kvalifikasjonskrav
- hjemmel for eventuell midlertidighet
- navn på søkere (kan gjøres ved henvisning til utvidet søkerliste)
- begrunnelse for utvalget av kandidater til intervju
- omtale av hvordan søkere med særlige rettigheter er ivaretatt
- omtale av alle intervjuede kandidater, herunder
- kort omtale av utdanning og arbeidserfaring
- sentrale momenter som vektlegges fra intervju
- sentrale momenter som vektlegges fra eventuelle referanseintervjuer
- vurdering av case/arbeidsprøver eller lignende hvis dette har vært brukt
- konklusjon om vedkommende anses som kvalifisert eller ikke
- sammenlignende vurdering av kvalifiserte kandidater
- begrunnelse for den innbyrdes rangeringen
- konkluderende rangering
- anbefaling om prøvetid
UiO har en mal for innstilling/forslag til hjelp i arbeidet. Det bør framgå tydelig hva som er faktaopplysninger, hva søkeren selv har sagt og hva som er vurderinger fra intervjugruppen eller referanser.
Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis minst tre søkere innstilles eller foreslås i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. Dersom det innstilles færre enn tre, må begrunnelsen være at det etter en helhetsvurdering ikke er så mange som tre kvalifiserte kandidater.
3 Ansettelsesråd
3.1 Ansettelsesrådets oppgaver
Ansettelsesrådet fatter vedtak om hvem som skal ansettes, jf. , unntak fra prøvetid, jf. , samt ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed, jf. .
3.2 Unntatt fra behandling i ansettelsesråd
Vedtak om ansettelse i inntil seks måneder eller inntil 15. timer pr. uke fattes av øverste leder ved fakultet eller enhet på tilsvarende organisatoriske nivå, eller den som er delegert slik fullmakt.
Ved ansettelser på mellom seks måneder og ett år, der arbeidsgiver har valgt å ansette administrativt, skal nærmeste leder avgi innstilling. Øverste leder ved fakultet eller enhet på tilsvarende organisatoriske nivå, eller den som har fått delegert fullmakt, har ansettelsesmyndighet.
3.3 Oppnevning av medlemmer
Ansettelsesrådet er sammensatt av fire arbeidsgiverrepresentanter og fire representanter for UiOs ansatte, samt en leder,
Øverste leder ved fakultetet, eller den som bemyndiges, oppnevner arbeidsgivers fire representanter og leder av ansettelsesrådet med vara. jf. og UiOs personalreglement pkt. 6.3.
NTL, Forskerforbundet, Parat og Akademikerne oppnevner hver en arbeidstakerrepresentant med vara.
Representantene oppnevnes som hovedregel for en periode på to år om gangen, jf. UiOs personalreglement pkt. 7.5. Med mindre særlige hensyn tilsier noe annet bør representantene ha samme organisatoriske tilknytning som de ledige stillingene.
Om kjønnsbalanse ved oppnevning av medlemmer til ansettelsesråd, se
3.4 Generelt om saksbehandling i ansettelsesrådet
Ansettelsesrådets leder har ansvaret for saksbehandlingen i ansettelsesorganet.
Ansettelsesrådets sekretær sørger for praktisk tilrettelegging av møtene gjennom blant annet utsendelse av møteinnkallinger, agenda og sakspapirer og føre møteprotokoll.
Vedtak fattes med vanlig flertall, jf. UiOs personalreglement pkt. 8.6. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.
Ansettelsesrådet er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme, jf. UiOs personalreglement pkt. 8.3.
I henhold til UiOs personalreglement pkt. 8.2, skal ansettelsesrådet som hovedregel fatte vedtak i møter, men saker kan behandles ved sirkulasjon dersom rådets medlemmer er enige om det. Dersom ett av ansettelsesrådets medlemmer krever møte i en konkret sak, skal saken behandles i møte.
3.4.1 Uavhengige vurdering
Ansettelsesrådene er selvstendige forvaltningsorganer som skal bidra til uavhengige og betryggende saksbehandling. Dette innebærer blant annet plikten til å påse at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak fattes, jf. . Medlemmene av ansettelsesråd er ikke underlagt instruksjonsmyndighet. Alle medlemmer av ansettelsesrådet kan stille spørsmål som er nødvendige for å opplyse saken, herunder om vurderinger knyttet blant annet til kvalifikasjonsvurdering, hjemmel for midlertidighet og søkere med særlige rettigheter. Dersom et flertall av ansettelsesrådets medlemmer mener saken ikke er tilstrekkelig opplyst kan saken sendes tilbake til administrasjonen for ny vurdering.
3.4.2 Tjenesteplikt
Deltakelse i ansettelsesråd er en tjenesteplikt. Medlemmene av rådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å godkjenne møteprotokoll. Se pkt. 3.4 om når rådet er vedtaksdyktige.
3.4.3 Bruk av rådgivere i ansettelsesrådets behandling
Normalt vil kun ansettelsesrådets medlemmer samt rådets sekretær være til stede under møtene. I noen saker kan det likevel være behov for å benytte rådgivere for å sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst. Dette kan eksempelvis være ledere eller saksbehandlere som bes om å svare på konkrete spørsmål om saken, eller rådgivere som orienterer generelt om relevant regelverk før ansettelsesorganet behandler saken.
Generelle regelverksorienteringer skal være nøytrale. De gjennomføres derfor av noen som ikke har nær tilknytning til saken. Rådgivere som er til stede under ansettelsesrådets behandling av saken deltar ikke i diskusjonen, med mindre medlemmene har behov for å avklare bestemte spørsmål. Alle medlemmer av ansettelsesrådet kan be om at det brukes rådgivere for å opplyse saken.
3.4.4 Taushetsplikt og personvern
pålegger enhver som utfører tjeneste for et forvaltningsorgan å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten får vite om blant annet «noens personlige forhold». Alle som deltar i ansettelsessaker er i henhold til dette underlagt taushetsplikt når det gjelder søkernes personlige forhold. En kan ikke bruke informasjon om søkeres personlige forhold til noe annet enn nødvendige vurderinger og saksbehandling.
Dokumenter skal oppbevares på en måte som ivaretar søkernes personvern, jf. UiOs lagringsguide. Følg lokale rutiner for sletting og arkivering.
3.4.5 Protokoll
Det endelige vedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av alle eller godkjennes elektronisk. Protokollen skal inneholde om vedtaket var enstemmig eller med dissens. I saker med dissens skal det også oppgis hvordan den enkelte har stemt. Mindretallet må selv formulere sine dissenser, og medlemmene har anledning til å grunngi sine standpunkter ved protokolltilførsel. Eventuelle protokolltilførsler skal varsles i møte, men kan formuleres skriftlig innen en nærmere avtalt frist.
3.5 Ansettelsessaker
3.5.1 Oversendelse til ansettelsesrådet
Administrasjonen oversender saken til ansettelsesrådet. Oversendelsen må inneholde tilstrekkelig informasjon til at ansettelsesrådet kan foreta en selvstendig vurdering av kandidatene.
Saken skal inneholde:
- saksframlegg med forslag til vedtak
- innstilling/forslag til ansettelse
- utlysningstekst
- utvidet søkerliste
- oversikt over søkere med særlige rettigheter (omtalt i innstillingen eller som eget dokument)
- søknad og CV for innstilte søkere
Dersom et medlem av ansettelsesrådet ber om tilgang til søknad og CV for flere enn de som har vært innstilt, henvender man seg til ansettelsesrådets sekretær. Sekretæren sørger da for at alle ansettelsesrådets medlemmer får tilgang til dokumentene. Dette sikrer at alle medlemmene har lik mulighet til å forberede seg til møtet.
3.5.2 Prøvetid
Prøvetid reguleres av .
Vedtak om prøvetid skal bygge på anbefaling i innstilling/forslag.
Hva som kvalifiserer til unntak fra prøvetid vil måtte bero på en skjønnsmessig vurdering fra ansettelsesorganets side i hvert enkelt tilfelle, etter anbefaling fra innstillingsmyndigheten.
Ved UiO gis normalt ikke gis prøvetid når ansatte bytter stilling internt i virksomheten. Ny prøvetid kan likevel være aktuelt hvis overgang til ny stilling på UiO innebærer oppgaver av en vesentlig annen karakter enn det vedkommende hadde tidligere. Prøvetid kan gis ved overgang til fast stilling, forutsatt at tidligere ansettelsestid og prøvetid i ny stilling samlet ikke overstiger seks måneder.
Prøvetiden for midlertidig ansettelse kan ikke overstige halvparten av ansettelsesforholdet varighet, dvs. at ved midlertidige ansettelser for en periode på seks måneder, vil prøvetiden maksimalt kunne være tre måneder.
Dersom det ikke gis prøvetid, eller prøvetiden skal være kortere enn seks måneder, må dette komme frem av ansettelsesrådets vedtak. Dersom ansettelsesrådet ikke vedtar noe annet vil den som ansettes få prøvetid i henhold til statsansattelovens hovedregler.
3.5.3 Prosedyre ved uenighet mellom innstillende leder og medlem av ansettelsesråd
Dersom et medlem av ansettelsesrådet vil ansette en søker som ikke er innstilt skal det innhentes en skriftlig vurdering av søkeren fra innstillende leder. Etter å ha mottatt en slik skriftlig vurdering treffer ansettelsesrådet avgjørelse ved alminnelig flertall. Ansettelsesrådet kan da velge å ansette en av de innstilte søkerne eller en annen søker som det er gitt skriftlig vurdering av.
Dersom det bes om en skriftlig vurdering av en søker som fyller de formelle kravene i utlysningsteksten uten å ha blitt kalt inn til intervju, skal det som hovedregel gjennomføres intervju og referanseintervju før leder avgir skriftlig vurdering. Dette sikrer at saken er godt opplyst og at ingen ansettes uten at intervju er gjennomført.
Dersom et medlem av ansettelsesrÃ¥det vil ansette en søker som ikke er ´Ú´Ç°ù±ð²õ±ôÃ¥³Ù³Ù, stÃ¥r ansettelsesrÃ¥det i prinsippet fritt til Ã¥ velge mellom de ´Ú´Ç°ù±ð²õ±ôÃ¥³Ù³Ùe søkerne og andre søkere. Av hensyn til en forsvarlig saksbehandling anbefales at leder gis mulighet til Ã¥ redegjøre muntlig for sin vurdering i ansettelsesrÃ¥det. Dersom ansettelsesrÃ¥det etter muntlig redegjørelse mener det fortsatt kan være aktuelt Ã¥ ansette en kandidat som ikke har vært kalt inn til intervju anbefales saken utsatt til intervju og referanseintervju er gjennomført.
3.6 Oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed
Ansettelsesrådet fatter vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon og avskjed.
I saker som krever særlig rask avgjørelse kan arbeidsgiver treffe vedtak om suspensjon eller overføring til annen tjeneste. I slike tilfeller skal melding om vedtaket straks gis til ansettelsesorganet, og ansettelsesorganet kan omgjøre vedtaket eller treffe annet vedtak.
3.6.1 Oversendelse til ansettelsesrådet
Administrasjonen oversender saken til ansettelsesrådet. Oversendelsen må inneholde tilstrekkelig informasjon til at ansettelsesrådet kan foreta en selvstendig vurdering av saken, samt påse at saksbehandlingsreglene i statsansatteloven og forvaltningsloven er fulgt.
Saken skal inneholde:
- saksframlegg med forslag til vedtak
- alle relevante dokumenter i saken (eksempelvis forhåndsvarsel om oppsigelse, resultat av kartlegging for annen passende stillinger, referater fra møter)
3.6.2 Muntlig forklaring
I saker om ordensstraff, oppsigelse og avskjed skal den ansatte skal gis mulighet til å forklare seg muntlig for ansettelsesrådet, jf. . Den ansatte velger selv om denne muligheten skal benyttes. Rettigheten til å gi muntlig forklaring gjelder ikke suspensjonssaker, men hvis det er tidsmessig mulig anbefales at den ansatte gis mulighet til muntlig forklaring også i disse sakene.
Ved muntlig forklaring gis den ansatte først mulighet til å forklare åpent og fritt sitt syn på saken innenfor en nærmere angitt tidsramme, vanligvis gis ansatte mulighet til å forberede et innlegg på 10-15 minutter. Deretter kan medlemmer av ansettelsesrådet stille spørsmål ved behov for nærmere avklaringer. Den ansatte kan velge å la seg bistå eller representere av en tillitsvalgt eller annen rådgiver.
Den ansatte, eventuell tillitsvalgt og leder som har innstilt på oppsigelsen er ikke til stede under ansettelsesrådets etterfølgende diskusjon og vedtak.
3.6.3 Klage
Vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller av avskjed er enkeltvedtak som kan påklages etter forvaltningsloven. Klagen skal fremsettes for det forvaltningsorganet som har truffet vedtaket, jf. . Det vil si at ansettelsesrådet skal behandle saken på nytt, og har mulighet til å oppheve eller endre vedtaket. Dersom ansettelsesrådet etter klage ikke opphever eller endrer sitt vedtak, oversendes saken til universitetsstyret som klageorgan.