̽»¨¾«Ñ¡

1. Nærmeste leder sender inn skjema for brukerregistrering i Elements

• Nærmeste leder sender inn

2. Opplysninger om innmeldte bruker  

• Vi ber om slike opplysninger om bruker
  • Navn
  • Brukernavn
  • Enhet for bruker med stedkode

2. Angi stedstilknytninger med historisk sekssifret stedkode

• I brukerregisteringsskjemaet ber vi deg oppgi historiske sekssifrede stedkoder for roller og tilgangskoder. 
  • Gjør oppslag pÃ¥ enhet i UiOs overgangstabeller for koder. 
• Det er de samme sekssifrede stedkodene vi benytter ved opprettelsen av nye arkivsteder i Elements.

3. Bestillingen gjelder bÃ¥de roller og tilgangskoder 

• I nettskjema er det egne avdelinger for roller og for tilgangskoder.

• Roller gjelder skrivetilgang, funksjonalitet, saksbehandling eller ledelse. 

• Tilgangskoder gjelder lesetilgang til saker som er unntatt offentlighet.

• Husk Ã¥ angi stedstilknytning for alle tilganger med navn pÃ¥ enhet og historisk sekssifret stedkode.

4. Hvilke roller skal bruker ha i Elements? 

• Angi i skjema hvilke roller bruker:
  • Saksbehandlerrolle 
  • Lederrolle
  • Arkivarrolle
  • Arkivansvarligrolle
  • Systemansvarligrolle
• Bruk dette stadardoppsettet ved innmelding av roller: Saksbehandler/Navn pÃ¥ enhet/Historisk sekssifret stedkode

• Merk at skjemaet ikke skal benyttes for opprettelse av stedfortrederroller. 

• Leder oppnevner selv sin stedfortreder direkte i Elements.

5. Hvilken rolle skal være standardrolle ved innlogging?

• Standardrollen bør være den bruker benytter mest.
• Angi hvilken rolle som skal være standardrolle ved innlogging med historisk sekssifret stedkode.

6. Hvilke tilgangskoder skal bruker ha pÃ¥ aktuell enhet?  

• Angi hvilke tilgangskoder bruker skal ha for lesetilgangen til saker unntatt offentlighet:
  • OF - Unntatt etter Offentleglova
  • PV - Personalsaker
  • PO - Personers økonomiske forhold
  • PD - Disiplinærsaker personal
  • PR - Rettsaker
  • PB - Personalsaker bilagslønn
  • SV - Studentsaker
  • SD - Disiplinærsaker student
  • ST - Studentsaker tilrettelegging (har bestandig gyldighet for hele UiO)
  • FO - Forskningssaker
  • AF - Forskningsavvik
  • AI - Anskaffelse innkjøp
  • VS - Varsling studenter
  • VA - Varsling ansatte
  • AM - Arbeidsmiljøundersøkelser
• Angi hvilken enhet hver tilgangskode skal gjelde for sekssifret historisk stedkode.
• Dette er Ã¸nsket oppsett ved bestilling av tilgangkoder pÃ¥ en enhet:
  • Tilgangskode/Navn pÃ¥ enhet/Historisk sekssifret stedkode

7. Tilgangskoder kun på egne saker

• Angi alternativt om tilgangskode kun skal gjelde for saker bruker selv oppretter. Dette angis slik: kun pÃ¥ egne saker.
• Tilganger kun til egne saker kan utvides gjennom bruk av ad hoc tilgangsgrupper eller gjennom vanlig kopimottakerfunksjon pÃ¥ enkeltjournalposter.
• Dette er Ã¸nsket oppsett ved bestilling av tilgangkoder kun pÃ¥ egne saker:
  • Tilgangskode/Kun pÃ¥ egne saker

8. Stenging av tilganger etter endret arbeidssted internt ved UiO

• Dersom brukeren skal skifte arbeidssted internt ved UiO, mÃ¥ du angi i skjemaet hvilke roller og tilgangskoder som ev. skal stenges.
• Husk ogsÃ¥ oppgi enhetstilknytning med historisk sekssifret stedkode bÃ¥de for roller og for tilgangskoder. 

9. Stenging av tilganger etter fratredelse fra UiO

• Skal brukeren slutte helt ved UiO?
• eSak stenger brukers samtlige roller og tilgangskoder.
• Sett inn sluttdatoen i nettskjemaet.

10. Bestillingen for Elements har også virkning for historiske ePhorte

• I nettskjemaet trenger du ikke be spesielt om tilganger i historiske ePhorte.
• eSak oppretter bestandig samme tilganger i ePhorte som de du bestiller for Elements. Samme tilgangstyringen gjelder begge steder.
• Hensikten er at brukerne via Elements skal ha mulighet til Ã¥ gjøre oppslag pÃ¥ eldre saker i historiske ePhorte.

11. Sjekk av brukers tilganger i Elements

• Sjekk av tilganger for bruker krever systemansvarligrolle i Elements.
• Kontakt eSak: esak-hjelp@admin.uio.no.