Brukernes ulike roller i Elements
Her finner du beskrivelse av rolle som saksbehandler, leder, stedfortreder, arkivar, arkivansvarlig og systemadministrator i Elements.
1. Synkronisering av brukere fra SAPDFØ
- Gjennom synkronisering fra SAPDFØ får alle ansatte automatisk en saksbehandlerrolle i Elements ved den enheten de er ansatt.
2. Rolle som saksbehandler
- Denne rollen passer for bruker som kun skal utføre saksbehandling uten lederoppgaver.
- Utfører du saksbehandling på flere ulike arkivsteder i Elements, kan det være aktuelt å be din leder bestille ekstra roller til deg på disse stedene.
- Merk at saksbehandler ikke har mulighet til å slette en fullført dokumentflyt og heller ikke endre status på journalpost med en fullført flyt.
- En saksbehandlerrolle gir ikke mulighet til å sjekke en brukers roller og tilganger. Dette krever systemansvarligrolle.
- Med saksbehandlerrolle kan du opprette ad hoc tilgangsgrupper på saker og journalposter du selv eier. Opprettelse av fast tilgangsgruppe krever systemansvarligrolle.
3. Rolle som leder
- Lederrollen passer for bruker som i tillegg til saksbehandling, også skal utføre lederoppgaver som godkjenning og fordeling av brev, notater og kopier i Elements.
- Lederrollen gir også anledning til å redigere i medarbeidernes saker og journalposter på egen enhet.
- Lederrollen gir ikke tilgang til å sjekke en brukers roller og tilganger. Dette krever systemansvarligrolle.
- Lederrollen gir ikke utvidede lesetilganger sammenlignet med saksbehandlerrollen. Lesetilganger styres av tilgangskoder.
- Med lederrollen har du også mulighet til å opprette en stedfortreder for deg selv eller for en annen leder. Merk at stedfortreder overtar ikke bare din lederfunksjonalitet, men også dine lesetilganger.
4. Rolle som stedfortreder for leder
- Stedfortrederrollen passer for ansatte som enten skal vikariere for leder i Elements ved fravær eller bistå på fast basis med lederoppgaver gjennom året.
- Stedfortreder overtar leders tilleggsfunksjoner innen fordeling, godkjenning og redigering på medarbeidernes saker.
- Stedfortreder overtar også leders autorisasjoner for tilgangskoder.
4. Rolle som arkivar
- Arkivarrollen benyttes av ansatte hos eSak.
- Arkivvarollen gir tilgang til redigering på saksbehandlers saker, kvalitetssikring, fordeling og journalføring.
- Arkivarrollen gir ikke tilgang til å sjekke en brukers roller og tilganger. Dette krever systemansvarligrolle.
- Arkivarrollen gir ikke utvidede lesetilganger sammenlignet med saksbehandlerrollen. Lesetilganger styres av tilgangskoder.
5. Rolle som arkivansvarlig
- Rollen som arkivansvarlig benyttes av eSaks teamledere.
- Rollen som arkivansvarlig gir tilgang til redigering på saksbehandlers saker, kvalitetssikring, fordeling og journalføring.
- Som arkivansvarlig har du teknisk mulighet til å slette fullførte flyter.
- Arkivansvarlige har ikke adgang til å sjekke en brukers roller og tilganger. Dette krever systemansvarligrolle.
- Rollen som arkivansvarlig gir ikke utvidede lesetilganger sammenlignet med saksbehandlerrollen. Lesetilganger styres av tilgangskoder.
6. Rolle som systemansvarlig
- Utvalgte medarbeidere hos eSak benytter denne rollen for konfigurering av tjenesten.
- Her er noen av oppgavene som krever systemadministratorrolle i Elements:
- Sjekke en brukers roller og tilganger
- Registrere nye arkivsteder etter beskjed fra SAPDFØ-miljøet.
- Opprette faste tilgangsgrupper.
- Opprette adressater og adressegrupper.
Publisert 31. des. 2024 12:02
- Sist endret 3. jan. 2025 12:08