Frister i EpN for HF-emner våren 2025
- 3. mars: Tidligfrist for emner som man vil gjøre seg tidlig ferdig med i EpN og/eller publisere H25-emnebeskrivelsene ekstra tidlig. Nye emner innen denne fristen blir opprettet i FS ca. 17. mars.
- 20. mars: Siste frist for nye emner som skal tilbys H25. Disse blir opprettet i FS ca. 7. april. Eksisterende emner kan også sendes inn til denne fristen dersom man vil gjøre seg ferdig i EpN og/eller publisere H25-emnebeskrivelsene tidlig.
- 11. april: Siste frist for instituttene å gjøre seg ferdig med alle emner i EpN og sende dem til FS-klarering på fakultetet.
Har dere emner som dere ønsker å ferdigstille og publisere tidligere enn de fastsatte fristene, ta kontakt med Anne.
Rutinebeskrivelser for HF
Gjennomgang av emner hvert semester
Se fremgangsmåten for å gå gjennom og kvalitetssikre innholdet i emnebeskrivelsene for alle emner og gjøre eventuelle endringer. Dette må gjøres for alle emner som skal gå neste semester og for alle emner som er importert til EpN.
Se også HFs saksbehandlingsregler for endringer i emneporteføljen for å se om dere må søke fakultetet om å få gjøre noen av de endringene dere ønsker.
Opprette nye emner
Se nettside med rutinebeskrivelse for å opprette nye emner ved HF.
Dersom du skal opprette videreutdannngsemner, se egen veiledning for dette.
Endre emnenavn
Se nettsiden om saksbehandling av emner der det er mer informasjon om krav til emnenavn og endring av emnenavn.
Hvis du skal melde inn endring av emnenavn, gjør du følgende i EpN:
- Klikk på fanen 'Generelt'
- Skriv inn det nye ønskede emnenavnet i feltene for bokmål, nynorsk og engelsk.
- Lagre.
- Legg også inn en kommentar om at emnenavnet ønskes endret, slik at dette er enkelt å se for FS-klarerer på fakultetet. Kommentaren legges inn på følgende måte:
- Klikk på knappen «Legg til kommentar» i rammen «Handlinger» på høyre side.
- Skriv inn i kommentaren i feltet «Kommentartekst»
- Klikk på knappen «Lagre»
I tillegg til å melde inn endring av emnenavn, må du kvalitetssikre innholdet i emnebeskrivelsen og gjøre eventuelle endringer.
Når du er ferdig med å redigere emnet, sender du det til FS-klarering på fakultetet.
Nedlegge emner
Se mer om nedlegging av emner på nettsiden om saksbehandling av emner.
Hvis et emne skal legges ned, sjekk først i FS at det ikke er opprettet undervisningsenheter (og eventuelt -aktiviteter) og vurderingsenheter for semestre senere enn det som skal være siste semester for undervisning og eksamen på emnet. Eventuelle undervisnings- og vurderingsenheter som er opprettet lenger fram i tid, må slettes fra FS.
Gjør deretter følgende i EpN:
- Legg inn siste semester for undervisning og eksamen:
- Klikk på fanen 'Generelt'
- I nedtrekksmenyen i feltet "Siste undervisningstermin" velger du det semesteret emnet skal ha undervisning siste gang.
- I nedtrekksmenyen i feltet "Siste eksamenstermin" velger du semesteret emnet skal ha eksamen siste gang.
- Lagre
- Sjekk i fanen 'Emneinfo' under overskriften "Undervisningssemester" om det ligger tekst som bør fjernes. Teksten i dette feltet vises i faktaboksen øverst i emnebeskrivelsen i Vortex. Dersom det f.eks. er informasjon om at emnet tilbys uregelmessig, at ikke gikk et bestemt semester e.l. bør dette slettes. Dette gjør du på følgende måte:
- Klikk på det røde krysset under overskriften "Undervisningssemester" ved siden av språkkoden slik at tekstboksen forsvinner.
- Lagre
- Send emnet til FS-klarering.
Visning av siste semester i emnebeskrivelsen i Vortex
Emner som legges ned og blir registrert med siste undervisnings- og eksamenstermin, får automatisk en tekst om dette i faktaboksen i emnebeskrivelsen i Vortex, se bilde under.
Emner som går uregelmessig - legge inn informasjon
Emner som går uregelmessig bør ha informasjon om dette i emnebeskrivelsen.
Teksten om undervisning i faktaboksen øverst i emnebeskrivelsen hentes primært fra FS i Emne samlebilde, fanen 'Und.termin'. Hvis emnet har en rad for vår og en for høst i denne fanen, viser emnebeskrivelsen "Vår, Høst", uavhengig av verdien i feltene 'Generere und.enheter' og 'Avholdes uregelmessig'. Se punktet om "Undervisning" på følgende nettside for mer detaljert informasjon om dette.
Det kan derfor være hensiktsmessig å legge inn informasjon om at et emne går uregelmessig, at det ikke tilbys et bestemt semester eller informasjon om når emnet tilbys neste gang. Du kan legge inn en tekst som vil vises i faktaboksen etter informasjonen om undervisningssemester. Slike tekster bør være så korte som mulig, så ikke informasjonen i faktaboksen blir for lang og uoversiktlig.
Du legger inn slik tekst på følgende måte i EpN:
- Klikk på fanen 'Emneinfo'
- Klikk på punktet "Undervisningssemester"
- Velg målform/språk og klikk på knappen "Legg til"
- Skriv inn den teksten du vil ha med i emnebeskrivelsen
- Lagre
Se følgende eksempel på et emne der det er lagt inn en tekst om uregelmessig undervisning i EpN:
Og hvordan dette ser ut i emnebeskrivelsen i Vortex:
EpN og universell utforming (UU)
Emnebeskrivelser som redigeres i EpN får automatisk overskrifter på nivå 2 (H2) i Vortex. Det er ikke mulig å legge til overskrifter på nivå 3 (H3) i EpN. Du kan heller ikke bruke fet skrift (bold) for å få tekst til å se ut som en underoverskrift, fordi dette bryter med UU-reglene.
Tekstene i emnebeskrivelsene må derfor tilpasses til oppsettet med kun ett overskriftsnivå, og du bør sørge for at tekstene er så korte som mulig. Les mer om å formatere tekst i EpN.
Hvis du har behov for ytterligere inndeling av teksten, kan du f.eks. løse dette ved å bruke "normal tekst"-formatering etterfulgt av kolon og eventuelt punktlister.
Korrekturlesing av index-filer og innmelding av feil
På bestemte eksportdatoer overføres data for emner som er ferdigbehandlet i EpN (av både instituttet og fakultetet). Kort tid etter dette opprettes nye index-filer for kommende semester i emnemappene i Vortex. Disse index-filene må gjennomgås for å kontrollerer at informasjonen er riktig.
Se hvordan dette skal gjøres på nettsiden om sjekk og korrekturlesing av index-filer for HFs emner.
Nyttige nettskjemaer
Emner som mangler
Hvis det er noen emner som skal gå neste semester men som du ikke finner i EpN, kan du be om å få hentet inn disse via nettskjemaet du finner på følgende nettside. Studieavdelingen sentralt sørger for at emnene du melder inn blir importert til EpN.
Endre/rette i emnebeskrivelsene etter at EpN-arbeidet er over
Etter at EpN-arbeidet er over og man må lese korrektur på index-filene (for emnebeskrivelsene), kan det være rettelser/endringer som må gjøres. Slike endringer som gjøres i etterkant av EpN-arbeidet må gjøres i FS.
Endringer index-filene/emnebeskrivelsene som omfatter endringer i faktaboksen, obligatoriske forkunnskaper, overlapp og kontaktpunkt må endres av fakultetets saksbehandler. .
Andre endringer i index-filene/emnebeskrivelsene skal for de fleste institutter endres av instituttets tekstretter, mens IMK og STK melder inn alle endringer via skjemaet over. Les mer om hvem som skal rette hvilke endringer på HFs nettside om korrekturlesing av index-filer og innmelding av feil.
Lurer du på noe?
Har du spørsmål til noen av rutinebeskrivelsene over, ta kontakt med Anne Løken.
Instituttenes EpN-kontakter
IKOS: Vera Fiveland
IFIKK: Mari J.B. Hertzenberg
ILOS: Mia Brunelle Jønnum
ILN: Morten Hvaal Stenberg
IMK: Sigrid Jangaard Strand
IMV: Trude Lind
STK: Helle Pedersen Granum