1. Finn emnene dine
Hvis du registrerer arbeidssted i EpN, kan du lettere får oversikt over de emnene du administrerer og har ansvar for å følge opp.
Du kan finne fram til alle emner som du administrerer som er importert til EpN på tre ulike måter, se under. Med de to første måtene å søke fram emnene, kan du velge å legge til emner i arbeidslista, som vises på startsiden.
Avansert søk
Klikk pÃ¥ nedtrekksmenyen ved siden av "Emne" øverst til venstre og velg "³§Ã¸°ì". I søkefeltene som kommer opp kan du for eksempel gjøre følgende søk:
-
Alle emner med samme emnekode-prefiks:
- I nedtrekksmenyen under overskriften "Felt" velger du "Emnekodeforslag"
- I nedtrekksmenyen under overskriften "Operasjon" velger du "begynner med"
- I feltet "Verdi" skriver du inn emnekodeprefikset
- Klikk på knappen "søk"
-
Alle emner på en stedkode:
- I nedtrekksmenyen under overskriften "Felt" velger du "Administrativt sted"
- I nedtrekksmenyen under overskriften "Operasjon" velger du "begynner med"
- I feltet "Verdi" skriver du inn stedkoden, med punktum mellom stedkodenivåene, f.eks. 185.14.31.10
- Klikk på knappen "søk"
Når du har søkt fram emner, kan du velge alle emnene ved å hake av i feltet for dette eller velge ett og ett emne ved å hake i firkanten til høyre for emnet. Når du har valgt ett eller flere emner, har du mulighet til å legge disse til arbeidslista (på startsiden i EpN) ved å trykke på knappen for dette.
Oversikt
Klikk på nedtrekksmenyen ved siden av "Emne" øverst til venstre og velg "Oversikt". Klikk deg inn på "Det humanistiske fakultet" og deretter på aktuelt institutt og understedkode. På høyre side kommer det opp en boks med oversikt over emnene på den stedkoden du har valgt og som er importert til EpN. Her kan du også se hvilke stadier emnene ligger på.
Du kan legge til emnene til arbeidslista (på startsiden i EpN) ved å klikke på knappen for dette.
Få opp alle emner på startsiden
Før det er gjort noe med emnene i EpN er de knyttet til rollen "fagperson". Du kan derfor velge rollen "fagperson" slik at alle emner på stedkoden(e) du har lagt inn og som er importert til EpN vises under "Emner knyttet til mine steder og min EpN-rolle". Du kan endre rolle ved å klikke på nedtrekksmenyen ved siden av hattesymbolet øverst til høyre.
Emner som skal gå neste semester men som ikke finnes i EpN
Hvis det er noen emner som skal gå neste semester men som du ikke finner i EpN, kan du be om å få hentet inn disse via nettskjemaet du finner på følgende nettside. Studieavdelingen sentralt sørger for at emnene du melder inn blir importert til EpN.
Vær oppmerksom på at dette bare gjelder emner som allerede finnes i FS. Hvis du skal opprette nye emner, se følgende veiledning.
2. GÃ¥ gjennom alle emner
Innen fristene som gjelder for HF (se øverst på nettsiden med EpN-veiledninger for HF), må du gå gjennom og kvalitetssikre innholdet i emnebeskrivelsene for alle emner som du administrerer og som er importert til EpN. Du må endre det som skal endres i emnebeskrivelsene og melde inn eventuelle andre endringer for emnet (f.eks. endring av emnenavn, overlapp e.l.), og deretter sende emnene videre til FS-klarering på fakultetet.
2.1. Se gjennom emnebeskrivelsene
Tekstene i emnebeskrivelsen finner du i fanen "Emneinfo" i EpN, der de har de samme overskriftene som du finner i emnebeskrivelsene i Vortex. I EpN er det dessverre ikke mulighet å få en forhåndsvisning av emnebeskrivelsen som viser hvordan den vil se ut i Vortex.
Når du skal lese/se gjennom en emnebeskrivelse for å kvalitetssikre innholdet og se om noe skal endres, bør du derfor lese gjennom emnebeskrivelsen i Vortex. Da får du også sjekket om det er noe som skal endres i oppsettet i emnebeskrivelsen (f.eks. mellomrom, punktlister e.l.).
2.1.1 Sjekkliste for gjennomgang av emnebeskrivelsene
Sjekk at all informasjonen i emnebeskrivelsen stemmer. Sjekk særlig følgende:
- Opptak til emnet: Sjekk at informasjonen er riktig. For masteremner skal det være informasjon om hvilket program/hvilke programmer studenter må ha opptak til for å få ta emnet.
- Undervisning: Sjekk at informasjonen om undervisning stemmer med det som skal tilbys neste semester og at all nødvendig informasjon er med. Dersom emnet har obligatorisk aktivitet(er) og/eller kvalifiseringsoppgaver, skal det være informasjon om disse (inkludert kravene for å få dem godkjent) under overskriften "Undervisning".
- Eksamen:
- Sjekk at informasjonen under overskriften "Eksamen" er riktig og stemmer overens med eksamensformen emnet skal ha neste semester.
Vær oppmerksom på at det nederst i EpN-emnebeskrivelsene automatisk kommer en rekke lenker knyttet til eksamen, se følgende bilde:
Informasjonen du finner i disse lenkene er det dermed ikke nødvendig å legge inn eller skrive om i emnebeskrivelsen. - Sjekk at det er (riktig) informasjon under overskriftene "Eksamensspråk" og "Karakterskala". Se standardtekster for emnebeskrivelser ved UiO.
- Hvis emnet har skoleeksamen må det være informasjon under overskriften "Hjelpemidler til eksamen". Skriv enten inn standardteksten om at ingen hjelpemidler er tillatt eller en tekst om hvilke hjelpemidler studenten får bruke.
- Sjekk at informasjonen under overskriften "Eksamen" er riktig og stemmer overens med eksamensformen emnet skal ha neste semester.
- Faktaboksen øverst i emnebeskrivelsen: Se om det ligger informasjon eller tekst i faktaboksen øverst i emnebeskrivelsen i Vortex som er utdatert eller feil. Hvis undervisnings- eller eksamenssemester ikke stemmer, må du melde inn endring av dette i EpN. Se mer om framgangsmåten for dette lenger ned på nettsiden.
Dersom det ligger tekst ved siden av undervisningsinformasjonen som er utdatert eller feil, f.eks. om at emnet ikke ble tilbudt et bestemt semester tilbake i tid, kan denne teksten endres eller fjernes i EpN i feltet "Undervisningssemester" i fanen Emneinfo.
Se mer om redigering av tekstene lenger ned på nettsiden. Se også mer om emner som går uregelmessig og hvordan man legger inn informasjon om dette i faktaboksen i emnebeskrivelsen. - Universell utforming (UU): Sjekk (enten i Vortex eller i fanen "Emneinfo" i EpN) om det er brukt fet skrift for å få tekst til å se ut som en underoverskrift. Dette er et brudd på UU-reglene og slik fet skrift må fjernes. Se mer om EpN og universell utforming.
2.1.2 Overlapp og EpN
Vær oppmerksom på at informasjon om overlapp registreres på en spesiell måte i EpN. For å sjekke om overlappsregistreringene for et emne er riktig, må du derfor se hva som står oppført under "Overlappende emner" i emnebeskrivelsen i Vortex.
Hvis informasjonen om overlapp i emnebeskrivelsen i Vortex er riktig, trenger du ikke å foreta deg noe i EpN. Hvis informasjonen om overlapp i emnebeskrivelsen i Vortex ikke er riktig, ta kontakt med Anne slik at dette kan fikses i FS så fort som mulig.
2.1.3 Emner som er importert til EpN men som ikke skal gå neste semester
Emner som er importert til EpN men som ikke skal gå neste semester, skal også gjennomgås og sendes til FS-klarering. Grunnen til at vi ikke ønsker at disse emnene bare skal bli liggende i EpN, er at det da vil være vanskelig å holde oversikt over hvor langt det enkelte institutt/senter og fakultetet som helhet har kommet i EpN-arbeidet.
For emner som ikke går neste semester og/eller går uregelmessig bør det være informasjon i emnebeskrivelsen om at emnet tilbys uregelmessig og/eller at emnet ikke tilbys neste semester. Se mer om dette på følgende nettside.
Selv om emnet ikke skal gå og det ikke skal gjøres endringer av tekstene, må du sjekke at tekstene i emnebeskrivelsen er i overensstemmelse med reglene for universell utforming. Se informasjon om EpN og universell utforming.
2.2 Gjør endringer for emnene
Dersom det er noe som skal endres for emnene, se informasjon om framgangsmåten i EpN for ulike typer endringer i punktene under. For emner der det ikke skal gjøres endringer kan du hoppe ned til punkt 3 i oppskriften og sende emnet til FS-klarering.
2.2.1 Endre tekstene i emnebeskrivelsene
Tekstene i emnebeskrivelsen finner du i fanen "Emneinfo" i EpN med de samme overskriftene som i emnebeskrivelsene i Vortex. Gjør endringer på følgende måte:
- Klikk på overskriften til teksten du vil endre, slik at teksten under dette punktet vises.
- Gjør de ønskede endringene av teksten i tekstboksen.
- Klikk på knappen "Lagre"
Husk at endringene i emnebeskrivelsene må være i overensstemmelse med HFs krav til emnebeskrivelser . Se også informasjon om EpN og universell utforming.
2.2.2 Legge inn standardtekster
Hvis du skal legge inn standardtekster (tidligere kalt fellestekster) i emnebeskrivelsen, må dette klippes fra følgende nettside med oversikt over standardtekster og limes inn i de relevante feltene i fanen Emneinfo i EpN.
For mange emner vil det være aktuelt å supplere standardtekstene med egen informasjon eller på annen måte tilpasse dem til det konkrete emnet. Dette gjelder f.eks. for masteremner der det skal det være informasjon om hvilket program/hvilke programmer studenter må ha opptak til for å få ta emnet.
Vær oppmerksom på at standardtekstene for undervisning ikke skal endres før bruk og derfor er markert med "ikke rør". Disse tekstene er formulert på bestemte måter for å holde UiO innenfor gjeldende regelverk.
2.2.3 Endre emnenavn
Se mer om endring av emnenavn.
2.2.4 Endre undervisningsspråk
I faktaboksen øverst i emnebeskrivelsene vises undervisningsspråket på emnet. Denne informasjonen hentes fra fanen "Språk" i Emne samlebilde i FS. Hvis et emne skal endre undervisningsspråk, f.eks. fra norsk til engelsk, må undervisningsspråket endres i FS og i emnebeskrivelsen. Du melder inn endring av språk i EpN på følgende måte:
- Velg fanen "Generelt"
- Klikk inn i feltet "Språk". Det kommer da opp en nedtrekksmeny, se bilde under.
- Velg undervisningsspråket det skal endres til i nedtrekksmenyen. Da ligger det både nytt og gammelt undervisningsspråk i feltet "språk".
- Slett det gamle undervisningsspråket (ved å klikke på krysset til venstre)
- Klikk på knappen "Lagre".
- For at fakultetets FS-klarerer på en enkel måte skal se at undervisningsspråket er endret, må du i tillegg legge inn en kommentar om dette før emnet sendes til FS-klarering. Kommentar legges inn på følgende måte:
- Klikk på knappen "Legg til kommentar" i rammen «Handlinger» på høyre side.
- Skriv inn i feltet "Kommentartekst" om endringen av undervisningsspråk (fra språk X til språk Y).
- Klikk på knappen «Lagre»
Hvis undervisningsspråket endres fra norsk til engelsk eller omvendt, bør du også vurdere om tekstene i emnebeskrivelsen skal endre språk. Hvis du skal endre språk i emnebeskrivelsen, gjør du dette ved å legge inn nye tekster i EpN i fanen Emneinfo med språkkoden for det språket det skal endres til. Dette gjør du på følgende måte:
- Klikk på overskriften der du vil legge inn tekst
- Velg bokmål, nynorsk eller engelsk i nedtrekksmenyen under den eksisterende teksten og klikk på knappen "Legg til".
- Skriv inn ny tekst i tekstredigeringsvinduet.
- Trykk på knappen "Lagre".
- Slett deretter teksten på det språket som ikke skal tilbys lenger ved å klikke på det røde krysset ved siden av språkkoden.
- Trykk på knappen "Lagre".
Dersom emnet skal ha emnebeskrivelse på både norsk og engelsk, lar du tekstene med den gamle språkkoden bli liggende, slik at alle tekster finnes på både bokmål/nynorsk og engelsk.
2.2.5 Endre rotasjon (når et emne tilbys)
Hvis informasjonen om undervisningssemester i faktaboksen i emnebeskrivelsen i Vortex er feil fordi emnet skal endre rotasjon (semester det tilbys), for eksempel at det skal endres fra å gå hvert semester til å bare gå hver høst, melder du inn dette i EpN i fanen "Undervisning" på følgende måte:
- I feltet 'Undervisningstermin beskrivelse': Legg inn informasjon om hvilke semestre emnet skal tilbys framover, f.eks. "Høst" eller "Hver høst". Lagre.
- Legg inn en kommentar om endringen, slik at den blir synlig for FS-klarerer på fakultetet. Se eksempel i bildet under.
FS-klarerer gjør nødvendige endringer i FS, slik at informasjonen om undervisningssemester i faktaboksen i emnebeskrivelsen i Vortex blir riktig i index-filene for emnebeskrivelsene for kommende semester blir opprettet.
Vær oppmerksom på at nedtrekksmeny-feltet 'undervisningstermin' i fanen "Undervisning" bare brukes når man skal opprette et nytt emne, og man får ikke endret i dette feltet i EpN senere.
2.2.6 Endre forkunnskapskrav
Dersom forkunnskapskravene for et emne skal endres, gjør du følgende i EpN:
- Legg inn den nye teksten som skal stå i emnebeskrivelsen om forkunnskapskrav i fanen "Emneinfo" i EpN. Legg teksten inn under et av punktene "Obligatoriske forkunnskaper" eller "Anbefalte forkunnskaper", avhengig av om forkunnskapene er obligatoriske eller anbefalte. Se mer om anbefalte og obligatoriske forkunnskaper i HFs krav til emnebeskrivelser.
- Hvis endringene gjelder obligatoriske forkunnskapskrav, legger du inn en kommentar om dette slik at dette er lett å se for FS-klarerer på fakultetet. Kommentar legges inn på følgende måte:
- Klikk på knappen "Legg til kommentar" i rammen «Handlinger» på høyre side.
- Skriv inn i feltet "Kommentartekst" om endringen av obligatorisk forkunnskaper.
- Klikk på knappen «Lagre».
FS-klarerer gjør deretter nødvendige endringer av forkunnskapskravene i FS. Anbefalte forkunnskapskrav registreres ikke i FS, men informeres bare om i emnebeskrivelsene.
2.2.7 Nedlegge emner
Se framgangsmåten for å nedlegge emner.
3. Send ferdige emner til FS-klarering
Når du er ferdig med gjennomgangen av emnet, har gjort eventuelle endringer og har lagt inn kommentar(er) med informasjon til FS-klarerer på fakultetet, kan du sende emnet til FS-klarering på fakultetet. Vær oppmerksom på at arbeidet med å FS-klarere et emne (som gjøres av saksbehandler på fakultetet) kan starte rett etter at emnet er sendt til FS-klarering. Du bør derfor ikke sende emner til FS-klarering før du er helt ferdig med å gjennomgå og gjøre eventuelle endringer.
Når et emne er klart til å sendes til FS-klarering, gjør du dette ved å klikke på knappen "S3 Klar for FS-klarering" på høyre side i rammen "Handlinger". Se følgende nettside om å sende et emne til et annet nivå i EpN.
For at du skal kunne sende emnet til FS-klarering må knappen «S3 Klar for FS-klarering» på høyre side være grønn. Det betyr at du har fylt ut nødvendig informasjon. Men pass i tillegg på at du har gjort alle endringer du skal før du sender emnet videre.
Dersom knappen «S3 Klar for FS-klarering» er grå med en varseltrekant, betyr det at ikke all nødvendig informasjon er fylt ut. Hvis du klikker på knappen, vil varseltrekanten også vises på den fanen/de fanene (og i feltet/feltene) som varselet gjelder.