Ekstern finansiering ved UB
Det er den enkelte avdeling ved UB som er eier av eksterne og interne forskningsprosjekter, og som kan godkjenne at prosjektsøknader sendes. Den enkelte ansatte kan ikke inngå avtaler som forplikter UB økonomisk eller juridisk. I tillegg skal søknaden også være diskutert og godkjent i UBs ledergruppe i god tid før man forplikter seg overfor finansiør eller andre parter. Dette med bakgrunn i at det er ledelsens ansvar å sørge for at UBs faglige prioriteringer følges opp, i tillegg til å ha oversikt over ressursbruk (både personell og utstyr) og økonomi.
Alle prosjektledere må gjøre seg kjent med prosjektleders ansvar ved UB i tillegg til UiOs informasjonsside for forskningsstøtte og forskningsprosjekt. Sistnevnte side inneholder bl.a. nyttige tips til prosjektsøknader. For større forskningsprosjekter må også prosjektleder gå gjennom et eget e-læringskurs for prosjektledere.
Når det refereres til prosjekteier, er det i denne sammenheng underdirektør og ledergruppen ved UB.
Dette er de fire stadiene ved oppstart og gjennomføring av et prosjekt.
1. Prosjektsøknad
Så tidlig som mulig skal prosjektleder informere nærmeste leder om ønske om å søke. Nærmeste leder må godkjenne videre arbeid med søknaden i samråd med underdirektør. Underdirektør informerer resten av ledergruppen om initiativet. Vi anbefaler at du får erfarne kolleger til å lese søknaden og gi tilbakemelding. Dette bidrar til videreutvikling av søknaden og kan øke sjansen for tilslag. For noen søknadstyper kan det være nødvendig med et internasjonalt nettverk og tematiske utlysninger krever gjerne tverr- og flerfaglighet. En EU- eller NFR-søknad har svært mange konkurrenter og høye kvalitetskrav, så det er viktig å starte i god tid før søknadsfrist.
Ta kontakt med prosjektøkonom tidlig i prosessen dersom du ønsker å søke ekstern finansiering. Dette gjelder uavhengig av om UB er prosjekteier eller prosjektpartner. Prosjektøkonom vil bistå med budsjettering og avklare om prosjektet er et bidragsprosjekt eller oppdragsprosjekt. I tillegg kan prosjektøkonom bistå med identifisering av finansieringskilde, om dette ikke er avklart.
Fullstendig søknadsutkast med budsjett skal være klar for endelige kvalitetssikring og godkjenning av prosjekteier senest 2 uker før innsending av søknad. Dersom UB er koordinator, må budsjett og bekreftelse fra partner foreligge senest på dette tidspunkt. Dersom UB er partner, må man også gjennom godkjenningsprosessen. Etter endelig godkjenning av prosjektsøknaden, vil det kun unntaksvis være mulig å gjøre endringer i budsjettet. Innsendt søknad, signert budsjett og ev. vedlegg skal sendes prosjektøkonom for arkivering.
Dersom prosjektet ikke innvilges, må prosjektleder informere prosjekteier, prosjektøkonom, ev. partnere og andre involverte.
2. Prosjektsøknad innvilges
Dersom prosjektet innvilges må prosjektleder informere prosjekteier, prosjektøkonom, ev. partnere og andre involverte. Prosjektleder og prosjektøkonom sjekker tildeling for å se om midler er innvilget i sin helhet. Om man ikke har mottatt hele beløpet, må prosjektet rebudsjetteres og det må vurderes om man kan gjennomføre prosjektet med de endrede forutsetninger. Dette må godkjennes av prosjekteier før man formelt aksepterer tildelingen.
Prosjektleder sørger for at det inngås kontrakt med finansiør og samarbeidsavtaler med ev. partnere. Dette inkluderer også ev. interne partnere fra annen enhet ved UiO. Arbeidet skjer innen frist satt av finansiør, med bistand fra prosjektøkonom. UiOs kontraktsmaler skal benyttes der det er mulig. EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra alle andre finansiører skal sendes til UiOs jurister for kontroll.
Kontrakt med finansiør skal være signert før prosjektet starter, les mer om signering av kontrakter.
3. Gjennomføring av prosjektet
I oppstartsfasen skal prosjektleder i dialog med prosjektøkonom og administrasjonen avklare plan for oppfølging av prosjektet gjennom prosjektets levetid, inkludert økonomirapportering (internt og eksternt) og prognoseutarbeidelse. Informasjon gis i oppstartsmøte (pdf) når det er et større prosjekt, eller på annen måte for mindre prosjekter.
Prosjektleder vil motta prosjektnummer nÃ¥r prosjektet er opprettet i UiOs økonomisystem. Denne informasjonen brukes nÃ¥r man bl.a. bestiller varer eller tjenester. Den enkelte ansatte kan bare bestille egne reiser selv, alle andre bestillinger mÃ¥ gÃ¥ via UBs innkjøpere. Dette for Ã¥ sikre ̽»¨¾«Ñ¡s regler for anskaffelser følges. Informasjon om dette vil gjennomgÃ¥s i oppstartsmøtet for prosjektet. Eventuelle endringer/forsinkelser i frikjøp eller prosjektansettelser kommuniseres til prosjektøkonom. Merk at personalressurser følges opp av personal som vanlig.
Formålet med gjennomføringsfasen er å sikre god faglig og økonomisk styring av UB sine prosjekter. Alle finansiører er opptatt av at midlene brukes til riktige formål iht. kontrakt og slik det er beskrevet i budsjettet. Hvis du som prosjektleder forventer eller oppdager vesentlige avvik som krever omdisponering eller utsettelse, må du kontakte prosjektøkonom for å få hjelp til å lage oppdatert budsjett. Prosjekteier må godkjenne endringer før endringsmelding sendes til finansiør for godkjenning.
4. Prosjektavslutning
Når det nærmer seg prosjektavslutning, skal prosjektleder og prosjektøkonom samarbeide om sluttrapportering og sørge for at alle kostnader og inntekter er regnskapsført før man rapporterer. Faglig og økonomisk sluttrapportering må skje iht. finansiørs rapporteringskrav. Ved behov for utsatt rapportering må finansiør kontaktes. Det er prosjektleders ansvar å utarbeide sluttrapport, med bistand fra prosjektøkonom.