UBs rutiner utfyller UiOs veileder for forskningsprosjekt ved UiO. Alle prosjektledere må gjøre seg kjent med denne. For større forskningsprosjekter må også prosjektleder gå gjennom et eget e-læringskurs for prosjektledere. Det er også utarbeidet en rollebeskrivelse for prosjektleder.
Når det refereres til prosjekteier, er det i denne sammenheng underdirektør og ledergruppen ved UB.
³§Ã¸°ìnadsfasen
Finne og sette seg inn i relevant utlysning
Prosjektleder følger med på publisering av relevante utlysninger. Prosjektøkonom kan bistå i å identifisere finansieringskilder. Det er anbefalt å delta på informasjonsmøter som arrangeres i tilknytting til utlysningen.
Se UBs oversikt over finansieringskilder for ekstern og intern finansiering.
Informere prosjekteier om ønske om å søke
Så tidlig som mulig skal prosjektleder informere nærmeste leder om ønske om å søke. Nærmeste leder må godkjenne videre arbeid med søknaden i samråd med underdirektør. Underdirektør informerer resten av ledergruppen om initiativet.
Ta kontakt med prosjektøkonom tidlig i prosessen dersom du ønsker å søke ekstern finansiering. Dette gjelder uavhengig av om UB er prosjekteier eller prosjektpartner.
UB har en mal for prosjektskisse (docx) (engelsk) som kan brukes for å formidle idéen til prosjekteier.
Utarbeide prosjektbeskrivelse
Å skrive prosjektsøknad er en omfattende jobb. Det er viktig å ha god tid til å skrive søknaden.
Prosjektleder skal:
- Utvikle ideen og prosjektet i samarbeid med faglig og administrativ forskerstøtte
- Sondere samarbeidsmuligheter med partnere dersom det er aktuelt
- Utarbeide aktivitetsplan for prosjektet
Vi anbefaler at du får erfarne kolleger til å lese søknaden og gi tilbakemelding. Dette bidrar til videreutvikling av søknaden og kan øke sjansen for tilslag. For noen søknadstyper kan det være nødvendig med et internasjonalt nettverk, og tematiske utlysninger krever gjerne tverr- og flerfaglighet. En EU- eller NFR-søknad har svært mange konkurrenter og høye kvalitetskrav, så det er viktig å starte i god tid før søknadsfrist.
Les mer om:
- Tips til søknadsskriving
- Visualisering av prosjekt ved hjelp av PERT-skjema og GANTT-skjema
- ¹ó´Ç°ù²õ°ì²Ô¾±²Ô²µ²õ²õ³Ùø³Ù³Ù±ð ved UiO
Ivareta forskningsetikk og personvern
Hver enkelt forsker har et selvstendig ansvar for at forskningen utføres i samsvar med god forskningsskikk, anerkjente vitenskapelige og etiske prinsipper og innenfor fastsatte rammer.
Les mer om:
- Forskningsetikk
- Rutine for forskning med personopplysninger
- Registrering av forskningsprosjekt i Forskpro
³§Ã¸°ìnadsbudsjettering
Alle eksternt finansierte prosjekter skal totalbudsjetteres. Det vil si at alle kostnader knyttet til aktiviteten må synliggjøres i budsjettet, uavhengig av hvem som skal dekke kostnadene.
³§Ã¸°ìnadsbudsjettet utarbeides i samarbeid mellom prosjektleder og prosjektøkonom. Prosjektleder avtaler og deltar i budsjettmøte(r) med prosjektøkonom. FormÃ¥let med møtene er Ã¥ sikre at planlagte aktiviteter og ressurser er ivaretatt i søknadsbudsjettet.
Kontakt med interne og eksterne samarbeidspartnere
Prosjektleder skal:
- Avtale og avholde prosjektmøter med potensielle partnere
- Sikre at partnerdeltakelse avklares med ledelse hos partner, i samarbeid med prosjektøkonom
- Innhente budsjettinformasjon, bekreftelse på deltakelse og annen nødvendig informasjon, i samarbeid med prosjektøkonom
Opprette søknad i portal
Når finansiørens søknadsportal åpner, skal prosjektleder opprette søknad i portalen og gi prosjektøkonom tilgang, om mulig. Prosjektøkonom kan bistå med å registrere og/eller kvalitetssikre deler av innholdet i portalen, etter avtale.
Les mer om:
- Opprette søknader i
- Opprette søknader i
Endelig forankring hos prosjekteier
Fullstendig søknadsutkast med budsjett skal være klar for endelige kvalitetssikring og godkjenning av prosjekteier senest 2 uker før innsending av søknad. Dersom UB er koordinator, må budsjett og bekreftelse fra partner foreligge senest på dette tidspunkt. Dersom UB er partner, må man også gjennom godkjenningsprosessen. Etter endelig godkjenning av prosjektsøknaden, vil det kun unntaksvis være mulig å gjøre endringer i budsjettet.
Sende inn søknad
Prosjektleder sender inn søknad i god tid før søknadsfristen. Dette gjøres i finansiørens søknadsportal eller på annen måte, i tråd med gjeldende instrukser for den aktuelle utlysningen.
Innsendt søknad, signert budsjett og ev. vedlegg skal sendes prosjektøkonom for arkivering.
I tilfelle avslag: informere og gjennomgå tilbakemelding
Dersom informasjon om avslag er mottatt, skal prosjektleder:
- Informere alle internt involverte om resultatet, inkludert prosjekteier og prosjektøkonom
- Informere eventuelle partnere om resultatet
- Gjennomgå tilbakemelding og vurdere mulighet for videreutvikling av søknaden til en annen utlysning
- Sende en kopi av avslaget til prosjektøkonom for arkivering
Tildelingsfasen
Informere om tildeling
Når informasjon om tildeling er mottatt, skal prosjektleder informere alle internt involverte om tildeling, inkludert prosjekteier og prosjektøkonom. Hvis søknaden koordineres av UB, skal prosjektleder også informere partnere om tildelingen.
Revidering av søknadsbudsjett
Prosjektleder sjekker om det er behov for å revidere budsjettet pga. endringer siden søknadstidspunktet og innkaller prosjektøkonom til budsjettmøte ved behov.
Om man ikke har mottatt hele beløpet, må prosjektet rebudsjetteres og det må vurderes om prosjektet kan gjennomføres med de endrede forutsetninger. Dette må godkjennes av prosjekteier ved UB før man formelt aksepterer tildelingen.
Dersom UB er koordinator, må partneres budsjett avklares med det ledernivå hos partnere som har myndighet til å disponere ressurser.
Prosjektleder samarbeider med prosjektøkonom og prosjekteier for å sikre at oppgaven løses innen finansiørs frister.
Inngå kontrakt med finansiør og samarbeidsavtale med partnere
Prosjektleder sørger for at det inngås kontrakt med finansiør og samarbeidsavtaler med eventuelle prosjektpartnere, inkludert interne prosjektpartnere fra annen enhet ved UiO. Arbeidet skjer innen frist satt av finansiør, med bistand fra prosjektøkonom.
UiOs kontraktsmaler skal benyttes der det er mulig. EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra andre finansiører skal sendes til UiOs jurister for kontroll før signering. Det er prosjekteier som signerer kontrakter, les mer om signering av kontrakter.
Dersom UB er koordinator, vil finansiør som regel kreve at det inngås samarbeidsavtaler som skal forevises finansiør før kontrakten signeres. Finansiører stiller ikke krav om at det inngås samarbeidsavtaler med partnere fra andre enheter ved UiO. Ved UB er imidlertid regelen at prosjektsamarbeid skal avtalefestes, også når samarbeidet er internt ved UiO. Dette for å sikre enighet og felles forståelse blant prosjektdeltakerne og sikre at deltakelsen er forankret hos ledelsen ved de involverte enhetene. UiO-internt samarbeid kan avtales med bruk av en forenklet avtale om samarbeid.
Prosjektleder samarbeider med prosjektøkonom og prosjekteier for å sikre at oppgaven løses innen finansiørs frister.
Kontrakt med finansiør skal være signert før prosjektet starter.
Oppretting av prosjekt i UiOs økonomisystem
Prosjektøkonom søker om oppretting av nye prosjekter i UiOs økonomisystem. Dette kan gjøres når kontrakt med finansiør er formelt godkjent av begge parter og følgende dokumenter er arkivert:
- Utlysning
- ³§Ã¸°ìnad/revidert søknad
- Prosjektbeskrivelse
- Tildelingsbrev
- Signert budsjett
- Kontrakt med finansiør
- Samarbeidsavtaler med partnere
Forberede oppstart av prosjekt
Prosjektøkonom gjennomgår rutiner for økonomistyring av prosjekter med prosjektleder. Informasjon gis i oppstartsmøte (pdf) når det er et større prosjekt, eller på annen måte for mindre prosjekter. Kostnader ifm. prosjektet kan som hovedregel ikke belastes før prosjektperioden formelt har startet og prosjektet er opprettet i UiOs økonomisystem. Delprosjekt oppgis når utgifter skal kostnadsføres på prosjektet.
Informasjon om regler for innkjøp gjennomgås. Dersom det skal ansettes noen på prosjektet, utarbeides en utlysningstekst. Prosjektleder, prosjektøkonom og administrasjonen utarbeider sammen en plan for videre oppfølging. Dette inkluderer intern og ekstern styring, samt rapportering.
Prosjektleder har ansvar for økonomihåndteringen av prosjektet. Dette inkluderer å sørge for at prosjektdeltakerne kjenner til budsjettrammer for aktiviteter de har ansvar for eller er involvert i, at de kjenner til UiOs regler og rutiner for bestilling og kostnadsføring, og at disse overholdes.
Ved behov kan prosjektleder få bistand fra prosjektøkonom for å gjennomgå dette med prosjektdeltakerne.
Utarbeide »å²¹³Ù²¹³óÃ¥²Ô»å³Ù±ð°ù¾±²Ô²µ²õ±è±ô²¹²Ô
De fleste prosjekter ved UiO skal ha en »å²¹³Ù²¹³óÃ¥²Ô»å³Ù±ð°ù¾±²Ô²µ²õ±è±ô²¹²Ô. En »å²¹³Ù²¹³óÃ¥²Ô»å³Ù±ð°ù¾±²Ô²µ²õ±è±ô²¹²Ô (DMP) skal:
- beskrive på hvilken måte data skal håndteres (lagres, analyseres og deles) i løpet av forskningsprosjektet, og etter at det er avsluttet
- tydeliggjøre forskningsteamets forventninger og ansvarsområder
- gjøre det mulig å håndtere dataene i tråd med FAIR-prinsippene
Les mer om:
³ÒÂá±ð²Ô²Ô´Ç³¾´Úø°ù¾±²Ô²µ²õ´Ú²¹²õ±ð²Ô
Sikre at prosjektet oppnår ønsket resultat innenfor avtalt budsjett og gitte tidsfrister
Prosjektleder skal i samarbeid med prosjektgruppen gjennomføre prosjektet i henhold til avtale med finansiør. Det er viktig at prosjektleder holder prosjekteier og prosjektøkonom informert om fremdriften i prosjektet, og eventuelle problemer som oppstår.
±õ²Ô²Ô°ìÂáø±è
Prosjektleder vil motta delprosjekt nÃ¥r prosjektet er opprettet i UiOs økonomisystem. Denne informasjonen brukes nÃ¥r man bl.a. bestiller varer eller tjenester. Den enkelte ansatte kan bare bestille egne reiser selv, alle andre bestillinger mÃ¥ gÃ¥ via UBs innkjøpere. Dette for Ã¥ sikre ̽»¨¾«Ñ¡s regler for anskaffelser følges.
Informasjonen gis i oppstartsmøte (pdf) når det er et større prosjekt, eller på annen måte for mindre prosjekter. Kostnader ifm. prosjektet kan som hovedregel ikke belastes før prosjektperioden formelt har startet og prosjektet er opprettet i UiOs økonomisystem.
Arrangere konferanser og møter/motta gjester
Skal du arrangere en konferanse eller workshop, husk å planlegge i god tid og involvere innkjøperne. Sjekk UiOs nettsider om arrangementsstøtte for nyttig informasjon. Konferansens nettside skal ligge på UiOs nettsted. Ta gjerne kontakt med administrasjonen og be om hjelp til å finne ut av regler og muligheter.
Informere prosjekteier og prosjektøkonom om fremdriften i prosjektet
Prosjekteier og prosjektøkonom skal informeres dersom det skjer større endringer i prosjektet, inkludert:
- større forsinkelser i prosjektet
- større endringer i prosjektplanen
- budsjettendringer
Omdisponering og andre endringer skal som hovedregel godkjennes av både prosjekteier og finansiør i forkant.
Prosjektleder skal også delta på statusmøter (pdf) med prosjekteier og prosjektøkonom ved behov.
Informere finansiør og/eller koordinator om fremdriften i prosjektet
Prosjektleder skal sikre at finansiør/koordinator er informert om fremdriften i prosjektet, spesielt ved endringer. Ved større endringer i prosjektet, bistår prosjektøkonom med å vurdere behov for å sende endringsmelding til finansiør eller gjennomføre kontraktsendringer med finansiør/koordinator.
Les mer om:
Levere faglige og økonomiske rapporter til finansiør og/eller koordinator
Prosjektleder skal bistå prosjektøkonom med informasjon om framdriften i prosjektet og levere både faglig og økonomisk rapport til finansiør og/eller koordinator innen avtalte frister.
Les mer om:
- UiOs rutiner for rapportering på EU-prosjekter
Sikre at informasjon i kontrakt med finansiør og samarbeidspartnere er oppdatert
Dersom det er større endringer i prosjektet, inngås en revidert avtale med finansiør/koordinator. Denne skal godkjennes av prosjekteier. Les mer om signering av kontrakter.
Det er prosjektleders ansvar å informere alle partnere i prosjektet ved revidert avtale, ev. med bistand fra prosjektøkonom etter avtale.
Formidle resultater
Det skal opprettes en egen nettside for prosjektet, nettredaksjonen ved UB bistår med dette. Nettsiden skal minimum inneholde følgende:
- Prosjektbeskrivelse på norsk og engelsk
- Bakgrunnen for prosjektet
- Oversikt over deltakere
Det er også mulighet for å få egne sider for nyheter, publikasjoner, arrangementer eller lignende.
Prosjektleder skal fortløpende formidle prosjektets resultater i henhold til prosjektets formidlingsplan.
Flere finansiører krever at artikler skal publiseres åpent, uten sperrefrist. Avtaler om åpen publisering kan endre seg raskt, det er derfor viktig å sjekke hva som gjelder hver gang du skal publisere. .
Husk å bruke UiO-adresse på alle publikasjoner. I tillegg har mange finansiører krav om at man "takker" finansiøren i artikkelen. Husk å sjekke om finansiør har angitt en standardtekst i kontrakten. Alle publikasjoner i prosjektet registreres i , eller når tjenesten overtar for Cristin. Mange finansiører krever at det lastes opp en fulltekstversjon av publikasjonen.
Prosjektleder informerer fortløpende UBs nettredaksjon om nye publikasjoner og andre resultater fra prosjektet.
Les mer om:
Avslutningsfasen
Delta på avslutningsmøte
Deltakere: prosjektleder, prosjekteier og prosjektøkonom. Andre etter behov.
Levere sluttrapport
Prosjektets sluttrapportering skjer i henhold til finansiørens rapporteringskrav. Kravene avhenger av finansieringskilde, men det er vanlig at det stilles krav til rapportering på faglige resultater og prosjektets sluttregnskap.
Rapporten utarbeides av prosjektleder med bistand fra prosjektøkonom. Ta kontakt i god tid før sluttrapportering. Prosjektleder leverer sluttrapporten i henhold til finansiørens frister.
Dersom UB er partner, bidrar prosjektleder og prosjektøkonom til sluttrapport til koordinator.
Les mer om:
- UiOs rutiner for prosjektavslutning
- UiOs rutiner for rapportering på EU-prosjekter
Hva nå?
I god tid før prosjektavslutning bør du tenke igjennom: er det noe vi kan ta med oss videre fra dette prosjektet? Kan det legge grunnlag for nye nettverk, nye søknader og ny aktivitet?