Allerede i søknadsfasen må man avklare om prosjektet er bidrag eller oppdrag. Det er for å unngå brudd på statens økonomiregelverk, lov om merverdiavgift, ESAs regler om statsstøtte og forbud mot konkurransevridning.
Bidragsprosjekter
I bidragsprosjekter bidrar eksterne aktører med finansiering uten krav til leveranse/motytelse. Et bidragsprosjekt har færre føringer til bl.a. resultat, publisering og involvering. Prosjekter fra EU, NFR, DIKU, Nasjonalbiblioteket og stiftelser er stort sett bidragsprosjekt. Prosjektet kan delfinansieres med egne midler og innebærer som regel ikke mva-pliktig omsetning, men det kan ha elementer av omsetning. Et eksempel er om man i et bidragsprosjekt krever konferanseavgift fra deltakere på en konferanse som arrangeres av prosjektet. Da vil man bl.a. måtte legge mva. på konferanseavgiften.
Oppdragsprosjekter
I oppdragsprosjekter utføres det arbeid på vegne av en oppdragsgiver som kan sette krav om bl.a. resultater, hemmelighold, publisering, rettigheter til data og arbeid, samt ønske om å være med på utforming og gjennomføring av prosjektet. Her er det altså snakk om krav til leveranse/motytelse.
Oppdragsprosjekter skal være fullfinansiert av ekstern finansiør. Det vil si at man må budsjettere med alle direkte og indirekte kostnader, ta høyde for uforutsette utgifter, samt en rimelig fortjeneste. Oppdragsprosjekter er normalt avgiftspliktig omsetning, slik at man må beregne mva. i tillegg. Det er ikke lov med egenfinansiering i oppdragsprosjekter.
Klassifisering av prosjekter
Prosjekter må plasseres i riktig prosjektklasse og struktur. Les mer om klassifisering av prosjekter på UiOs sentrale sider om prosjektøkonomi.
For å sikre at regelverket overholdes, skal prosjektøkonom involveres tidlig i prosessen når man søker om midler.