Protokoll når rektor/universitetsdirektør er formelt vertskap
Se protokoll og etikette for arrangementer hvor rektor/universitetsdirektør er formelt vertskap.
Reservere rom
Georg Sverdrups hus er holdt av til arrangementer hver fredag gjennom hele året. Utover dette har UiO begrenset kapasitet til å reservere rom til arrangementer før undervisningen er lagt. Se hvor og når du kan reservere rom og hvem du skal kontakte.
Forberedelser
- Se for å se når gjestene kan slippe inn i lokalene. Merk at bygninger kan ha andre åpningstider ved jul og sommer.
- Inkluder alltid tid i rombestillingen til teknisk sjekk og rigging i forkant, og rydding og nedmontering av teknisk utstyr i etterkant av arrangementet.
- Områdene utenfor auditoriene er ikke automatisk inkludert i bestillingen. Arealer til registreringsdisk, servering, utstillinger og lignende må reserveres separat.
- Vurder behovet for et eget sekretariatskontor. Ved større arrangementer kan det også være behov for å reservere et eget rom til oppbevaring av for eksempel bagasje og yttertøy.
- ±«²Ô»å±ð°ù²õø°ì .
PÃ¥melding til konferansen
Bruk gjerne nettskjema-løsningen ved UiO til påmelding. .
Betaling / deltakeravgift
Arrangør må enten unngå deltageravgift, eller fullfinansiere konferansen for å kunne kreve deltageravgift. Her får du informasjon om konferanser og merverdiavgift.
Epay er en betalingsløsning som kan benyttes til motta innbetalinger fra mange deltakere. Les mer om Epay.
IT- og AV-tjenester
Sjekk teknisk utstyr i god tid før konferansen starter!
Gå til IT- og AV-tjenester for informasjon om håndtering av utstyr, streaming og opptak av arrangementer, nett-tilgang for besøkende, betaling av deltakeravgift med mer.
Mat og servering
Det er tre måter for lunsjservering under konferanse: Les om lunsjservering, bestilling og rammeavtaler.
±õ²Ô²Ô°ìÂáø±è
Bruk UiOs rammeavtalene ved innkjøp. Avtalene er bindende for alle enheter ved UiO. Gå til avtalekatalogen.
Trykksaker
Grafisk senter hjelper med å produsere invitasjoner, program, postere og lignende: grafisksenter@uio.no eller telefon 22 85 62 04.
- .
Skilting
- Vurder dine behov for skilting og plakater i og utenfor bygningen. Plakater og oppslag kan henges opp på anviste plasser (oppslagstavler). Merk at det ikke er tillatt å henge plakater på vinduer, dører eller andre uanviste steder. Slike oppslag blir tatt ned.
- Dersom du utplasserer A-bukker med plakater: Disse må plasseres slik at det ikke hindrer fri ferdsel eller medfører fare for svaksynte. De kan kun utplasseres inne på UiOs område. Vi gjør spesielt oppmerksom på at dette ikke innbefatter området ved t-banen. Overtredelse kan medføre bøter.
- Sørg for at invitasjoner og annonsering inneholder riktig adresse og eventuelt benytter karthenvisninger.
Bukker til plakater kan lÃ¥nes hos »å°ù¾±´Ú³Ù²õ´Ç³¾°ùÃ¥»å±ð²Ô±ð.
VIP-personer
Ved offisielle besøk eller ved konferanser hvor VIP-personer (kongelige, statsråder o.l) er invitert, må UiOs sikkerhetsansvarlig få informasjon senest én måned før arrangementet. Se også praktisk protokoll og etikette for UiO.
Hvordan markedsføre arrangementer
Her er noen tips og en praktisk sjekkliste om hvordan du kan nå ut med informasjon om arrangementet ditt.