Bruk av akademisk kappe
- Rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù bruker kappe i alle UiO-sammenhenger hvor arrangementets formelle karakter tilsier det. Det vil fortrinnsvis si arrangementer som er UiOs egne og hvor det gjennomføres en akademisk prosesjon.
- Hvis rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù bærer kappe, skal andre deltakere i en akademisk prosesjon ogsÃ¥ bruke kappe, dersom disse finnes.
- UiOs akademiske kapper skal normalt aldri brukes ved arrangementer utenfor UiOs lokaler/områder.
Bruk av rektorkjede
- Kjeden skal alltid brukes når rektor bærer akademisk kappe.
- Som stedfortreder for rektor kan prorektor bruke kjeden, men ingen andre.
- Kjeden skal brukes alene (uten kappe) når rektor er til stede og er vertskap for formelle arrangementer i samarbeid med eksterne, og hvor disse gjennomføres i Universitetets aula eller Gamle festsal, alternativt i andre lokaler/områder ved UiO.
- Kjeden brukes også ved arrangementer i Universitetets aula eller Gamle festsal med eksternt vertskap alene, men hvor rektor er til stede og har en rolle i arrangementet.
- Er rektor kun gjest ved slike arrangementer, brukes ikke kjeden.
- Rektorkjeden kan brukes utenfor UiOs områder om arrangementets karakter tilsier det, og rektor er til stede i denne rollen.
Akademisk prosesjon
Består av
- rektor
- prorektor
- ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù
- assisterende ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù
- viserektorer
- dekaner
- styrets medlemmer
- ±ð±¹±ð²Ô³Ù³Ü±ð±ô±ô±ð&²Ô²ú²õ±è;æ°ù±ð²õ²µÂá±ð²õ³Ù±ð°ù
Prosesjonen forutsetter
- bruk av kappe og rektorkjede
- at arrangementet er UiOs alene
Prosesjon gjennomføres normalt kun ved arrangementer i Universitetets aula eller Gamle festsal.
Rekkefølgen i prosesjonen
Plasseringen i prosesjonen baser seg på prinsippet «heraldisk høyre», dvs. at den som har høyest rang/er eldst går til høyre for den som har lavere rang/er yngst.
Ved UiOs arrangementer blir dette (sett bakfra):
- rektor til høyre, prorektor til venstre (1.rad)
- ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù til høyre, assisterende ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù til venstre (2.rad)
- dekaner rangert etter fakultetets etableringsår, TF først til høyre, UV sist til venstre
- universitetsstyrets medlemmer i rekkefølgen fast vitenskapelig ansatte, midlertidig vitenskapelige ansatte, teknisk-administrativt ansatte, studentene og eksterne styremedlemmer, alfabetisk plassert innen hver gruppe
- eventuelle æresgjester er normalt plassert bakerst rangert etter fakultetstilknytning (TF først til høyre etc.), eller alfabetisk
Publikum reiser seg og står ved alle typer prosesjoner. Rekkefølgen er den samme inn og ut
Prosesjon ved kongelige/fremmede lands statsoverhoder som gjester
Kongelige gjester/fremmede lands statsoverhoder kommer alltid inn i egen prosesjon sammen med rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù etter den ordinære akademiske prosesjonen, dersom sistnevnte prosesjon inngÃ¥r i arrangementet. BÃ¥de kappe og kjede skal bæres nÃ¥r det gjennomføres akademisk prosesjon.
Ved andre arrangementer – uten akademisk prosesjon – bærer rektor kjede uten kappe.
Plasseringen er (sett bakfra):
- rektor til venstre, HM Kongen til høyre (1.rad)
- ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù til venstre og HM Dronningen til høyre (2.rad)
- adjutanter, ordfører (mht. sistnevnte, se nedenfor)
- utenlandske kongelige/statsoverhoder vil normalt alltid bli ledsaget av representanter for den norske, kongelige familie. Plasseringen vil da være (sett bakfra):
- rektor til venstre, utenlandsk statsoverhode til høyre (1.rad)
- det norske kongepar/representanter for den kongelige familie (2.rad)
- ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù og adjutant, ordfører og evt. adjutant 2
Prorektor og assisterende ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù leder an i den akademiske prosesjon (hvis denne inngÃ¥r i arrangementet) før prosesjonen med de kongelige mv.
Det foregår slik
- Alle blir stående ved egen plass, mens man venter på den kongelige prosesjon.
- Prosesjonen med de kongelig går alltid først ut.
- De kongeliges sikkerhetsvakter plasserer seg selv diskret i prosesjonen/ salen i henhold til egen instruks.
Prosesjon ved samarbeidsarrangementer mellom UiO og eksterne
Normalt deltar kun rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù sammen med ekstern arrangør og særskilte gjester ved en slik prosesjon. Det brukes ikke kapper, men rektor bruker kjede (se over).
Plasseringen vil da være (sett bakfra):
- rektor til venstre, ekstern arrangør til høyre (1.rad)
- ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù til venstre, ekstern arrangørs følge til høyre (2.rad)
- deretter æresgjester og eventuelle andre
Hvem inviterer
Invitasjoner til UiOs egne arrangement og som sendes til kongeparet, andre fra den kongelige familie eller til et fremmed lands statsoverhode skal alltid signeres av rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù. Dette er uavhengig av type arrangement og pÃ¥ hvilket organisasjonsnivÃ¥ arrangementet avholdes.
Alle invitasjoner til den kongelige familie skal sendes til Slottet.
Ã… ta imot formelle gjester
Normalt er det rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù som tar imot og ønsker velkommen et utvalg offisielle gjester ved formelle arrangementer i Universitetets aula/Gamle festsal, evt. i andre lokaler/omrÃ¥der ved UiO eller i leide lokaler f.eks. ved middager.
Dette vil alltid omfatte representanter for den kongelige familie og fremmede lands statsoverhoder.
Stortingspresident, statsminister, ²¹³¾²ú²¹²õ²õ²¹»åø°ù±ð°ù, statsrÃ¥der og evt. andre æresgjester tas imot om deres ankomst er varslet pÃ¥ forhÃ¥nd og det rent praktisk kan arrangeres. Disse gjestene kan imidlertid tas imot av andre pÃ¥ vegne av rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù.
Rektor hÃ¥ndhilser først, deretter ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ùen.
Rød løper
Brukes kun ved Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡s egne arrangementer (dvs. ikke ved arrangementer med eksternt vertskap eller samarbeidsarrangementer) som har gjester fra den kongelige familie og fremmede lands statsoverhoder.
Titulere/rekkefølge i velkomsttitulering
- Kongeparet tituleres Deres Majestet/Deres Majesteter (DM/DDMM).
- Kronprinsparet tituleres Dere kongelige høyhet/Deres kongelige høyheter (DKH/DDKKHH).
- Prinsessen tituleres Deres kongelig høyhet Prinsesse Ingrid Alexandra.
- Ved omtale – f.eks. i brev - brukes Hans/Hennes Majestet/Kongelige høyhet etc. i entall. Er det flertall heter det Deres Majesteter/Deres Kongelige Høyheter etc.
- President(er) og ambassadør(er) tituleres Deres eksellense(r), alternativt Mr. eller Madam President/Ambassador.
- Hoffrangeringen er følgende:
- den kongelige familie
- fremmede lands kongelige/fyrster eller statsoverhoder
- stortingspresident
- statsminister
- ²¹³¾²ú²¹²õ²õ²¹»åø°ù±ð°ù
- Ved åpning av velkomsttalen i et arrangement vil en derfor normalt benytte følgende, avhengig av dem som er til stede:
- Deres Majestet(er), Deres Kongelige Høyhet(er)
- Stortingspresident
- Statsminister
- Deres eksellenser
- mine damer og herrer
- evt. en variant av «mine damer og herrer», f.eks. «kolleger og venner av UiO».
I alle påfølgende taler i samme arrangement, er det kutyme å adressere de kongelig i innledningen, men ikke øvrige. Er ingen av de nevnte til stede, åpner man med «mine damer og herrer», eller en variant av dette.
Rektor tar imot kongelige/fremmede lands statsoverhoder
Hvis rektor er til stede ved arrangementer hvor medlemmer av Den kongelige familie eller fremmede lands statsoverhoder er gjester, skal rektor ta imot disse ved ankomst og følge ut ved avreise.
Dette gjelder også om arrangementet er et samarbeid med eksterne, eller om arrangementet i sin helhet har eksternt vertskap. Se også neste punkt for detaljer.
Hvor tas det imot og av hvem
- Det kongelige hoff og ̽»¨¾«Ñ¡ kommune har etablert en regel om at de kongelige og evt. deres gjester, alltid skal tas imot av ̽»¨¾«Ñ¡s ordfører ved ankomst til formelle arrangementer i offentlige institusjoner/bedrifter i ̽»¨¾«Ñ¡.
- En konsekvens av dette er at ordfører blir invitert til alle arrangementer hvor de kongelige er til stede og ordfører inngår derfor i velkomstgruppen.
- Rent praktisk innebærer dette at ordfører tar imot den kongelige familie og evt. deres gjester ved bilen, rektor og ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù stÃ¥r pÃ¥ trappeavsatsen over, evt. i andre rekke og tar imot der.
- Prosesjonen inn i lokalet ledes av rektor og HM Kongen. HM Dronningen, ordfører og evnt andre i det kongelige følget kommer deretter. Den akademiske prosesjonen går først inn og sist ut (se om øvrig plassering og rekkefølge i prosesjoner i punktet om dette).
- Prosesjonen ut av lokalet ledes av rektor og HM Kongen. HM Dronningen, ordfører og evnt andre i det kongelige følget deretter. Den akademiske prosesjonen går ut til slutt.
Flagging ved formelle besøk
Det flagges ved besøk fra den kongelige familie og besøk av andre lands statsoverhoder pÃ¥ Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡. Det flagges pÃ¥ denne mÃ¥ten:
- Det flagges med Norges nasjonalflagg fra Lucy Smiths hus (Blindern) og fra Domus Media (sentrum). Dette gjelder både ved besøk fra den kongelig familie alene og/eller av andre lands statsoverhode.
- Det flagges med nasjonalflagget til vedkommende statsoverhodes hjemland og med Norges nasjonalflagg, annen hver, i flaggborgen som står på Blindern campus.
- I tillegg kan det settes opp innendørs flaggborg som beskrevet i forrige punkt eller i par: Nasjonalflagget til Norge og nasjonalflagget til hjemlandet til besøkende statsoverhode, dersom det er ønsket og teknisk mulig. Parene settes opp i henhold til prinsippet "heraldisk høyre". Det vi si (sett bakfra): Nasjonalflagget til statsoverhodes hjemland til høyre, det norske nasjonalflagg til venstre.
Plassering i sal og på scene
- Universitetets ledelse – rektorat, ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù og ass. ³Ü²Ô¾±±¹±ð°ù²õ¾±³Ù±ð³Ù²õ»å¾±°ù±ð°ì³Ùø°ù – sitter til høyre pÃ¥ scenen (sett fra salen), dekaner, alternativt særlige gjester som har oppgaver pÃ¥ scenen, sitter til venstre.
- Det er kun deltakere i prosesjonen som kan sitte på scenen.
- I salen sitter alle gjester med høyest rang på rad 1 og bakover, på høyre side (sett bakfra). De med lavere rang sitter på rad 1 og bakover, på venstre side. Gjester skal på raden plasseres etter hoffrangering (se ovenfor).
- Avvik kan forekomme ved enkelte arrangementer hvor UiO samarbeider med ekstern arrangør. Detaljert plassering vil gå frem av arrangementets kjøreplan i ethvert tilfelle.
- Evt. sikkerhetsansvarlige plasseres i henhold til instruks fra politiet.
Kleskoder
UiOs formelle arrangementer som omfattes av denne protokollen, har kleskoder. Denne vil fremkomme av invitasjonen og er detaljert beskrevet i arrangementets kjøreplan.
Følgende kleskoder benyttes normalt og omfatter tradisjonelt:
- Pent/Business: Grå eller lignende dress/jakke og bukse, slips, knelangt skjørt/kjole
- Mørk dress/Formal Business: Sort eller lignende dress, slips, knelangt skjørt/kjole
- Smoking/ Black Tie: Mørk smoking, sort sløyfe og magebelte, lang, ikke vid kjole
- Galla m/dekorasjoner/White Tie: Kjole og hvitt, hvit sløyfe og vest, lang, videre kjole
- Bunad/ nasjonaldrakt er et alternativ ved kleskodene mørk dress, smoking og galla
- Dekorasjoner kan også brukes til bunad, dersom man ønsker det
Skåltradisjonen ved formelle middager
Man utbringer "skål" ved formelle, høytidelige middager, det vil si middager med antrekk "galla m/dekorasjoner" eller antrekk "smoking" og hvor det er særlige gjester til stede. "Kongens skål" utbringes kun i middager med antrekk "galla m/dekorasjoner". Forøvrig gjelder:
- Den som ønsker velkommen avslutter denne talen med en skål
- Vedkommende gir så umiddelbart ordet til den i forsamlingen som er utpekt til å lede an i "Kongens skål", dersom den skal utbringes. Skålen innledes med ordene "For Hans Majestet Kong Harald den femte"
- Det skåles i avslutningen av kveldens fest/hovedtale. Man kan da adressere vertskap, æresgjester eller andre man ønsker å nevne i en slik sammenheng
- "Takk for maten-talen" kan avsluttes med en skål hvis taleren ønsker dette
Alle står ved utbringelse av "Kongens skål", men aldri ved utbringelser av skål for øvrig. Det er ellers opp til andre talere selv å foreslå å skåle, om man ønsker dette.
I middager med antrekk "mørk dress" utbringes normalt en skål kun i avslutningen av velkomsttalen. Ellers er det ikke påkrevd å skåle ved slike middager.
Kontakt for spørsmål
Kontaktperson ved UiO er Bjørnar Vold-Sarnes, i enhet for lederstøtte
Andre kontaktpunkter om protokoll ved arrangementer
- Råd om protokoll eller etikette i sammenhenger hvor de kongelige inngår kan også innhentes hos .
- Andre arrangementer, for eksempel statsbesøk og offisielle besøk/regjeringsbesøk hos .