Rollen "lokal AV prosjektansvarlig"
Denne rollen i ´Ç³¾°ùÃ¥»å±ðnær IT er hovedansvarlig for AV installasjonen. Det er typisk den samme rollen som har den daglige driften av rommet, ogsÃ¥ omtalt som "andrelinje", som det logistiske midtpunktet mellom enheten som eier rommet (fakultet, institutt, senter), og førstelinje (IT-hjelp) og tredjelinje (AVB).
Rollen som "lokal AV ansvarlig" er en tidkrevende jobb der rolleinnehaveren må være tilgjengelig ikke bare i perioden under installasjonen, men også i de viktige forberedelsene før installasjonsdato, og også for funksjonstest og oppfølginger/endringer i etterkant av installasjonen. Dette kan eventuelt løses ved å sette på en backupressurs som bistår med oppfølgingen ved behov.
Oppgaver for rollen lokal AV prosjektansvarlig
Koordinator (Single point of contact) for det aktuelle prosjektet mellom følgende roller:
- For romeier (organisasjonsenheten som skal betale og/eller være hovedbruker)
- For leverandør
- For AVB kontakt
- For innkjøpsavdelingen
- For nettdrift
Avklaringer med lokal enhet
- Brukerbehov
- Romeier og konteringsinformasjon
- Utarbeide konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon
- Kostnadsanslag
- Hvis det er behov for switcher eller oppgraderinger av nettverk må nettdrift involveres på et tidlig tidspunkt. (Se under Rollen "fagressurs nettdrift") Det kan også tilkomme kostnader som må tas med i budsjettet fra nettdrift.
- Hvis oppgraderingen er antatt større enn 1 mill NOK må det gjennomføres en minikonkurranse. Hvis den er under 1 mill NOK kan det brukes prefererte leverandører fra rammeavtalen.
Gjennomføre anskaffelsesprosess med minikonkurranse
- Hvis oppgraderingen anslås å overstige 1 mill NOK skal AVB involveres i prosessen.
- Involvere innkjøp
- Utarbeide kravspesifikasjon før utsendelse av anbud (i samarbeid med AVB kontakt)
- Befaring med leverandør og involverte parter
- Innhente tilbud
- Vurdere tilbud
- Velge leverandør
Forberedelse av installasjon - følge opp leverandørs prosjektleder i forkant
- Dialog, tidsplan og forventningsavklaring i forkant av installasjonen, spesielt ivaretagelse av kontakt med leverandørens prosjektleder. Her er det typisk viktig å avklare at leverandør har ansvar for ferdigstilling (se retninglinjer for AV leveranser på UiO), med tydelighet rundt at det skal f.eks
- Meldes inn MAC adresser i forkant av installasjonen for DNS registrering i MREG. Deretter får leverandøren IPer tilbake.
- Eventuelt når og hvor utstyr skal leveres.
Sikre og sjekke ferdigstilling
-
- Følge opp at alt programmeres ferdig innenfor tidsplanen.
- At det avleveres teknisk dokumentasjon og legges på riktig .
- At alt funksjonstestes med funksjonstestrapport/sjekkliste. Denne skal sendes til leverandør under oppgraderingen, slik at leverandør kan følge skjemaet.
- Avklare om opplæring skal gis av leverandør.
- Følge opp leveransen underveis for avklaringer og spørsmål.
- Sørge for at tidsplanen holdes.
- Passe på at leverandør har fulgt retningslinjer for AV leveranser på UiO.
- Følge opp enheten (fakultet/institutt/) med bruksopplevelsen etter installasjonen.
- Tilby AV-opplæring til hovedbrukere.
- Avklare hvem som skal overta driften av rommet.
- Vurdere AV-rom side
- Vurdere om rommet er aktuelt for en .
- Eventuelt lage en for aktuelle rom i henhold til ""
- Vurdere inkludering i AV-hjelp
- Avklare med IT-hjelp om rommet skal være dekket av AV-hjelp i henhold til
Rollen "AVB-kontakt"
IT-avdelingens seksjon for AV og Bygg-IT er rådgivende støtteressurs for anskaffelse og installasjon.
Oppgaver for rollen "AVB-kontakt"
Vedlikeholde og oppdatere standarder, rammeverk og dokumentasjonsmaler som ligger til grunn for anskaffelser og installasjoner
- Utvikling og revisjon av prosjektanvisninger og UF.
- Utvikling av AV-standarder for UiO.
- Nettsider, slik som Huskeliste for bestilling av AV-rom, Retningslinjer for AV-leveranser på UiO, Roller og ansvar ved AV installasjoner på UiO og AV-utstyr ved UiO.
- Eierskap for rammeavtalen, med jevnlig etablering av ny rammeavtale, og funksjon for å følge opp erfaringer og utfordringer med individuelle kontrakter i rammeavtalen for hver leveranse.
- Vedlikeholde maler for anskaffelser, og holde jevnlige møter med leverandører på rammeavtalen.
Støtte anskaffelsesprosessen
- Støtte anskaffelsesprosessen med hjelp til bruk av maler.
- Rådgi og tydeliggjøre prosessen rundt konkurranse og innkjøp.
Støtte leveransen for installasjon og ferdigstilling
- Hjelp til å tydeliggjøre Retningslinjer for AV-leveranser på UiO.
- Rådgi rundt utfordringer og forsinkelser som kan oppstå i samarbeidet med leverandør. Slike saker vil til tider måtte eskaleres til innkjøpsavdelingen for å ettergå leverandøren i kontrakstvilkår.
- Støtte kvalitetssikring av levert dokumentasjon.
Rollen fagressurs Nettdrift og stegene ved AV-prosjekt / installasjoner
- Fagressurs Nettdrift involveres i planleggingsmøte for utarbeidelse av konkurransegrunlag / løsningsdesign.
- Ytterliggere kartlegging av nettverksbehov for innspill til prosjektet (kan evnt gjennomføres etter konkurransen).
Ut ifra løsningsdesignet må man se på hva som skal ordnes av nettverksutstyr, kabling og arbeid. Dersom nettverksbehovet ikke er dekket av eksisterende infrastruktur så spilles denne kostnaden inn til oppgraderingsprosjektet ved prosjektansvarlig EA/AVB/BSS. I de aller fleste tilfeller vil dette ytterliggere kartleggingsarbeidet for nettverksbehov medføre en økt prosjektkostnad. - Fagressurs Nettdrift deltar i POC/Testlab av evnt nytt utstyr.
- Deltagelse i monteringsfasen
Må bookes inn så tidlig som mulig, senest når leverandør vet monteringsdatoer.
Leverandør må levere patcheliste til prosjektet som kan gies til Nettdrift, slik at de i beste tilfelle kan ha alt klart til monteringstidspunkt, eller i hvertfall ha nødvendig info for å gjøre jobben ved monteringstidspunkt. Patcheliste er en mal som Bøhle kan lage og som kan legges ved i konkurransen (bruke Avistic sin patcheliste som en mal?). Her inngår også MAC-adresser for registrering i MREG som AV-fagressurs skal få til å registrere selv. - Feilsøking og akutt tilpasninger
Fagressurs Nettdrift er tilgjengelig i installasjonsfasen, og en liten periode etterpå på et gitt kontaktpunkt for bugs og andre feil som ikke var forutsett. Typisk har dette vært jobbtelefonen eller epost direkte til fagressurs nettdrift. - Ferdigstilling og leveransesjekk
Fagressurs Nettdrift ser at alt fungerer greit på nettet med multicast etc, og sjekker at det ikke går noe annet rart over nettet. En Nice-To-Have er også at fagressurs nettdrift deltar på akseptansetesting/funksjonstingen av rommet.