Flytting av UiOs e-post og kalenderdata til Microsoft 365 (Exchange Online) ble besluttet av universitetsdirektøren 7. februar 2024. → Se beslutningsdokumentet som ble sendt til enhetene v/fakultets-, museums- eller fagdirektør.
Nødvendig og nyttig
– Vi gleder oss til UiO er over på ny løsning, sier IT-direktør Gard Thomassen. – Først vil jeg slå fast at du etter flyttingen fortsetter å bruke samme e-postprogram som i dag, og e-posten blir lagret på datasentre i Norge også med e-post i MS365. Det er løsningene i bakkant som er annerledes enn det vi bruker i dag. I den nye løsningen får vi tofaktorautentisering, altså sikker pålogging, på all e-post, og det er veldig viktig for IT-sikkerheten på UiO. Den nye epostløsningen vil altså være svært mye sikrere enn dagens løsning. I tillegg er den nye løsningen en forutsetning for å ta i bruk saksbehandlings- og arkivsystemet Elements, som blir innført ved UiO fra januar 2025, og en rekke andre verktøy og programmer som er på vei, slår Thomassen fast.
Rydd vekk e-post med røde data
Den nye løsningen er i «skyen», altså e-posten lagres ikke på UiOs egne servere. Det betyr at vi må unngå at vi tar med oss e-post med såkalte «røde data» dit. Røde data er data med beskyttelsesbehov, for eksempel data som inneholder særlige kategorier personopplysninger eller annen sensitiv informasjon som gjør at de må beskyttes ekstra. IT-avdelingen har utarbeidet 9 gode tips som kan hjelpe deg med å finne ut om du har røde data i e-posten din, hvordan du kommer i gang med ryddingen og hvordan du flytte ut data du må ta vare på til senere. → Se ryddeguiden.
– Vi er klar over at ryddeoppgaven vil være monumental for noen, men gjør så godt du kan, og husk at det nye systemet er konseptuelt sikrere enn det gamle på grunn av tofaktorautentiseringen vi får på plass.
Rydd gjerne mer
IT-direktøren oppfordrer alle på UiO om å rydde selv om de ikke har «røde data» i innboksen. – På UiO tar vi vare på mye e-post som ikke lenger er nyttig. Slik lagring er unødvendig, det koster mye penger og gir økt klimaavtrykk. Noe kan slettes, og noe kan vi lagre andre steder enn i e-postboksen vår, forklarer Thomassen. – Alle er tjent med at vi rydder og holder det ryddig. Informasjon havner på riktig sted, og mengden data som lagres, reduseres. Vi oppfordrer derfor alle til å bli med på ryddedugnad, avslutter han.
Trenger du hjelp med ryddingen eller er usikker? → Se ryddeguiden, eller ta kontakt med IT-hjelp.
Er du allerede flyttet til ny e-postløsning? → Se veiledninger for hvordan du kommer i gang.
Hva skjer framover?
Mange på UiO har allerede ryddet i e-posten sin, men nå skal alle med, studenter, ansatte emeriti og andre. IT-avdelingen har selv testet og flyttet sine ansatte til den nye løsningen, og det har gått fint. Fra 1. oktober begynner arbeidet med å flytte UiOs ansatte til den nye e-post-løsningen og studentene vil bli flyttet på nyåret i 2025. Det vil bli publisert en plan med rekkefølge og tidsrom for flytting. Alle vil også få e-post med beskjed om når de skal flyttes og hva de må gjøre i etterkant. De fleste vil merke lite til overgangen, noen må gjennom en omstart av e-post-programmet eller et par klikk for å komme i gang. Vi vil også informere om mulighetsrommet for eventuelle unntak, men alternativene vil være få.
Endringslogg: 19.09.24: "Emeriti" er lagt inn første setning i siste avsnitt, "Hva skjer framover ?".