Med "bærekraftig anskaffelsespraksis" menes gode langsiktige løsninger der økonomi, miljø og sosiale forhold er ivaretatt, herunder etterlevelse av internasjonal humanitærrett, menneskerettigheter og Folkerett i konfliktområder.
Anskaffelsesstrategien bidrar til en beslutningsstruktur med riktig prioritering innenfor bærekraft, spesielt der klima- og miljøvalg får budsjettmessige eller andre konsekvenser.
Visjon, misjon og hovedmål
- Visjon: UiO skal kjennetegnes for en bærekraftig anskaffelsespraksis, med høy faglig integritet og profesjonalitet.
- Misjon: UiOs anskaffelsespraksis skal bidra til verdiskapning for kjerneaktivitetene forskning, undervisning og formidling.
- ±á´Ç±¹±ð»å³¾Ã¥±ô: UiOs anskaffelsespraksis skal bidra til bærekraftige løsninger for dagens og fremtidens behov.
¶Ù±ð±ô³¾Ã¥±ô
For å oppnå hovedmålet og basert på hovedutfordringene til virksomheten, prioriterer UiO følgende tre områder i strategiperioden.
1. Bærekraft
¶Ù±ð±ô³¾Ã¥±ô: UiO skal fremme verdiskapende løsninger som reduserer klima- og miljøavtrykket, risikoen for arbeidslivskriminalitet, brudd pÃ¥ internasjonal humanitærrett, menneskerettigheter og folkerett i konfliktomrÃ¥de.
Ønsket effekt
- Bidra til å nå mål i UiOs klima- og miljøstrategi
- Bidra til positiv samfunnsmessig påvirkning.
- En helhetlig og bærekraftig anskaffelsespraksis i organisasjonen.
- UiO blir anerkjent for bærekraftig anskaffelsespraksis
Hovedtiltak
- Øke bruk av markedsdialog for kompetansebygging mellom UiO og leverandørmarkedene.
- Sikre etterlevelse og videreutvikling av UiOs rutiner for ivaretakelse av samfunnsansvar.
- Foreta aktsomhetsvurderinger for ivaretakelse av bærekraft og som grunnlag for oppfølging av leverandører.
- Ta i bruk anerkjente verktøy for identifisering og håndtering av risiko knyttet til bærekraftområdet.
- Velge strategiske samarbeidspartnere og nettverk for å bygge kompetanse, sikre kvalitet og gi økt effektivitet i anskaffelsesprosessen.
Risiko
- Mangelfullt rammeverk for gjennomføring av bærekraftige anskaffelser
- Teknologiske begrensninger og systemutfordringer
- Økt byråkrati og manglende etterlevelse av rutiner
- Motstand mot endring og konflikter.
- Manglende kompetanse og utilstrekkelig samarbeid internt og eksternt
- Endringer i eksterne rammebetingelser (eks. marked, regelverk osv.)
Styringsparametre/KPI
-
Antall og andel nye anskaffelser og eksisterende rammeavtaler hvor krav og kriterier til klima- og miljø og sosialt ansvar er stilt som kvalifikasjonskrav, krav eller tildelingskriterier
-
Antall og andel avtaler hvor det er tilrettelagt for at brukerne kan bestille varer eller tjenester med miljømerker eller sosiale merkeordninger.
-
Antall gjennomførte kontroller av lønns- og arbeidsvilkår per år.
-
Antall inngåtte rammeavtaler om gjenbruk.
¸é±ð²õ³Ü±ô³Ù²¹³Ù³¾Ã¥±ô
- Nå Etisk Handel Norges Basisnivå innen 31.12.2025
- Rutine for ivaretakelse av samfunnsansvar benyttes i alle anskaffelser
- Alle anskaffelser med høy risiko skal ha krav eller kriterier til klima/miljø eller sosialt ansvar innen 2026.
2. Styring og samhandling
¶Ù±ð±ô³¾Ã¥±ô: UiO skal sikre effektiv styring gjennom satsing pÃ¥ tverrfaglig samarbeid.
Ønsket effekt
- økt utnyttelse av relevant kompetanse
- økt kvalitetsprestasjon på avtaler
- effektiv avtaleforvaltning og avtaledekning
- økt brukertilfredshet i BTB-prosessen (behov til betaling)
Hovedtiltak
- Gjennomføre årlige undersøkelser av behovsdekning og brukertilfredshet.
- Etablere kategoristyring i organisasjonen med en tydeliggjøring av roller og ansvar.
- Videreutvikle kommunikasjonsformer og samhandlingsplattformer.
- Øke datakvaliteten, utarbeide innkjøpsanalyser, og identifisere tiltak for å forbedre styringsdata.
- Utforske bruk av KI i innkjøpsarbeidet.
- Etablere årshjul for planlegging av anskaffelser.
Risiko
- manglende bruk av og/eller begrensninger i standarder, systemer, rutiner og prosesstøtteverktøy
- mangelfull og/eller dårlig kvalitet på datagrunnlag
- manglende revisjon av tiltaksplan
- manglende organisering og møtearenaer
- manglende ledelsesforankring
- manglende prioritering og deltakelse fra fagmiljø og behovshavere
Styringsparametere/KPI
- Antall etablerte kategoriteam
¸é±ð²õ³Ü±ô³Ù²¹³Ù³¾Ã¥±ô
- Brukertilfredshetsmålinger gjennomføres for >10 avtaler i året.
- Tre kategoriteam etablert i perioden, i tillegg til reise, eiendom og IKT.
3. Avtaleforvaltning
¶Ù±ð±ô³¾Ã¥±ô: UiO skal utvikle og iverksette retningslinjer, verktøy, roller og prosesser for effektiv avtaleforvaltning.
Ønsket effekt
- Effektiv leverandørutvikling og økt oppfølging
- Økt datakvalitet som styrker beslutningsprosesser og dokumenterer måloppnåelse
- Forbedret informasjonsflyt og kommunikasjon om avtaler
Hovedtiltak
- Utvikling av en helhetlig porteføljeforvaltning for UiO med blant annet bruk av kategoristyring.
- Evaluering av et utvalg av viktige anskaffelser for læring og videreutvikling.
- Sikre kvalitet på grunnlagsdata for rapportering på anskaffelsesprosess, avtaleforvaltning og forbruk.
- Forbedre informasjonsflyten og kommunikasjonen om avtaler, herunder implementering av avtalen, endringer og tilpasninger i avtaleperioden.
- Operasjonalisere kunnskap for læring i avtaleoppfølgingen.
- Sikre etterlevelse og videreutvikling av rutiner for avtaleforvaltning.
- Etablere trafikklysindikatorer og optimalisere bruk av verktøy som CLM og Tableau, samt vedlikeholde systemer og utforske bruk av AI i avtaleforvaltningen.
- Gjennomføre risikoanalyser og aktsomhetsvurderinger for oppfølging av leverandørenes bærekraftsprestasjoner i avtaleperioden.
Risiko
- Manglende evne til kommunikasjon og forståelse for avtalens formål
- Mangelfull informasjonsflyt
- DÃ¥rlig datakvalitet i systemer
- Styringsparametere/KPI
- Andel faktura som er knyttet til en avtale
- Andel faktura knyttet til innkjøpsordre
Styringsparametere/KPI
- Andel faktura som er knyttet til en avtale
- Andel faktura knyttet til innkjøpsordre
¸é±ð²õ³Ü±ô³Ù²¹³Ù³¾Ã¥±ô
- >50 % faktura knyttet til en avtale innen 2028.
- >80 % faktura knyttet til innkjøpsordre innen 2028.
- Gjennomføre to større evalueringer av anskaffelser årlig.
- Etablere hensiktsmessige KPI-er knyttet til avtaleoppfølging innen 2026.
Implementering
MÃ¥ling og rapportering
Anskaffelsesstrategien er vedtatt i universitetsstyret 17.09.2024 og gjøres kjent for alle ansatte.
Universitetsledelsen har det overordnede ansvaret for gjennomføring av strategien. Ledere på alle nivå har en særlig rolle i arbeidet med å sikre at målene i strategien nås, men alle ansatte har et ansvar for å bidra. Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring har ansvar for å koordinere arbeidet og rapportere på fremdrift.
Anskaffelsesstrategien skal konkretiseres i en årlig tiltaksplan med aktiviteter som gjelder for påfølgende år. Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring har ansvar for å lage tiltaksplanen.
Økonomiske og administrative konsekvenser
Det legges til grunn at alle universitetets fakultet og enheter følger strategiens føringer
og gjennomfører strategiens tiltak innenfor vedtatte budsjetter i strategiperioden.
²ÑÃ¥±ô´Ç±è±è²ÔÃ¥±ð±ô²õ±ð
Ved strategiens utløp skal oppnådde fordeler og effekter dokumenteres.
°Õ¾±±ô²µÂá±ð²Ô²µ±ð±ô¾±²µ²µÂáø°ù¾±²Ô²µ
Anskaffelsesstrategien er publisert på UiOs nettsider.
Last ned strategien
Tilknyttede retningslinjer og rapporter
UiOs etiske retningslinjer for anskaffelser
Retningslinjene utdyper hvordan UiO arbeider for å sikre bærekraftig anskaffelsespraksis, hvilke krav og forventninger UiO stiller til leverandører samt oppfølging gjennom blant annet aktsomhetsvurderinger.
Se UiOs etiske retningslinjer for anskaffelser
UiOs rapport til Etisk Handel Norge
Som medlem i Etisk handel Norge er UiO forpliktet å årlig rapportere om fremdriften i arbeidet med etisk handel og aktsomhetvurderinger.
Les Rapportering på offentlige anskaffelser for 2023 (.pdf)