Hva er personopplysninger?
En personopplysning er i følge enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, en nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet.
Hva er særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personoplysninger)
Særlige kategorier av personopplysninger (før het det sensitive personopplysninger) er i henhold til personopplysninger om
- rasemessig eller etnisk opprinnelse
- politisk oppfatning
- religion
- filosofisk overbevisning eller fagforeningsmedlemskap
- samt behandling av genetiske opplysninger og biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere en fysisk person
- helseopplysninger eller opplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
Merk at personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser er ikke lenger en sensitiv personopplysning, men har sin egen .:
"Behandling av personopplysninger om straffedommer og lovovertredelser eller tilknyttede sikkerhetstiltak på grunnlag av artikkel 6 nr. 1 skal bare utføres under en offentlig myndighets kontroll eller dersom behandlingen er tillatt i henhold til unionsretten eller medlemsstatenes nasjonale rett som sikrer nødvendige garantier for de registrertes rettigheter og friheter. Alle omfattende registre over straffedommer må bare føres under en offentlig myndighets kontroll."
Det betyr strengere regler enn for særlig kategori av personopplysninger (artikkel 9).
Er det lov å lagre personopplysninger i FS?
Ja, dersom opplysningene er hensiktsmessige i forhold til studieadministrasjon og opplysningene ikke er å anse som særlige kategorier av personopplysninger.
Kan man lagre særlige kategorier av (dvs. sensitive) personopplysninger i FS?
Nei, fakultetet skal ikke registrere særlige kategorier av (sensitive) personopplysninger i FS. Systemeier for FS, dvs. Avdeling for studieadministrasjon (SADM) har enkelte slike muligheter.
Det finnes instruks til hvordan man skal registrere . I tillegg kan man lagre selve saksnummeret fra ePhorte i FS vedrørende alle type saker, herunder innhold med sensitive personopplysninger, for eksempel tilrettelegging av eksamen eller mistanke om fusk/forsøk på fusk. Tilgangen til denne type ePhorte-saker vil imidlertid være sterkt begrenset.
I særskilte tilfeller vil også ordinære personopplysninger være å betrakte som av særlig kategori, for eksempel dersom en students adresse er ILA eller Vindern psykiatriske.
Hvem er ansvarlig for at det ikke registreres personopplysninger av særlig kategori i FS?
I praksis er det først og fremst den enkelte saksbehandler som legger inn opplysninger i FS, men opplæring og det formelle systemeieransvaret er det Avdeling for studieadministrasjon som har.
Har jeg taushetsplikt?
Alle UiO-ansatte har taushetsplikt. Taushetsplikten omfatter også forhold og opplysninger du har tilgang til via FS. Alle FS-brukere må dessuten undertegne en spesiell taushetserklæring for forhold knyttet til informasjonen de får tilgang til via FS.
Hvor lenge varer taushetsplikten min?
Taushetsplikten din er evigvarende og uavhengig av om du endrer arbeidsoppgaver, arbeidsgiver eller pensjoneres.
Hva gjør jeg med taushetsplikten min dersom jeg er vitne til irregulære forhold hvor for eksempel kollegaer låner bort sin FS-tilgang eller gir ut personopplysninger uten samtykke eller uten hjemmel i lov?
Da kontakter du fshjelp@admin.uio.no som vurderer om og hvordan saken skal behandles videre.
Hva skjer dersom jeg bryter taushetsplikten?
Forsettlig eller uaktsomt brudd på taushetsplikten etter forvaltningsloven § 13 eller andre lover, samt medvirkning til dette, er straffbart etter straffeloven §§ 209 og 210. Brudd på bindende taushetspliktregler vil i tillegg være et pliktbrudd og en tjenesteforsømmelse. For statsansatte
vil dette kunne føre til sanksjoner fra arbeidsgiver, etter statsansatteloven § 20, samt §§ 25, 26 og 29.