Manuell registrering av utreisende studenter i Utvekslingsperson

I visse tilfeller må studenter registreres manuelt i Utvekslingperson samlebilde. Dette gjelder f.eks. studenter som skal reise på en annen avtale enn hva det ble gitt tilbud om i ønadsweb. Rutinene gjelder også studenter som skal reise på utveksling utenom avtale og studenter som reiser på senteropphold eller prosjektsamarbeid.

Se egen rutine for registrering av studenter på feltarbeid og praksisopphold.

Oppretting av ny student

  1. Sjekk om personen har vært på utveksling før ved å skrive inn fødselsdato og personnr (ev. studentnummer) og trykke enter. Hvis bildet blir blankt, finnes ingen forekomst fra før. Trykk da Ctrl + n (for ny rad). Tast inn fødselsdato og personnr på nytt.
  2. Navnet på personen skal nå automatisk dukke opp.
  3. Avtale: Fyll ut avtaleid slik det fremgår i Utvekslingsavtale samlebilde. For studenter som reiser på utveksling utenom avtale, bruk dummy-id '11'
  4. Periode (dato): dato for oppholdet. Standarddatoer for vår (01.01.20X-30.06.201X), høst (01.08.201X- 31.12.201X)
  5. Inn/utreisende: Her skriver du: UT
  6. Utvekslingsprogram: Skriv det som passer, eks. Bilateral, Senter. For studenter som reiser på utveksling utenom avtale, bruk 'INDIVID'.

6. Internt sted: 185  Sett inn fakultetsnummer: TF: 11, Jur.fak: 12, Medisin: 50, HF: 14, MatNat: 15, Odontologi: 16, SV: 17, UV:18 , så instituttnummer, så – 0.

7. Eksternt sted: Feltet fylles ut automatisk hvis avtaleid har et eksternt sted knyttet til seg. Ved individopphold: Markér feltet og trykk Ctrl + T. Nå får du opp et søknadsfelt. Du kan søke på land og/eller institusjon. Når du har funnet institusjonen, trykker du på knappen Bruk. OBS: Hvis institusjonen ligger inne med to el. flere nummer, bruk det med 8 siffer! Skriv så inn tallet null i de resterende 3 gule feltene under eksternt sted.

8. Kategori: Student

9.Studieprogram: Fylles ut automatisk.

10. Oppholdstype: Studier, eventuelt praksis hvis aktuelt.

11. Utvekslingstatus: settes til AKTIV


12. Periode (Termin): Hvis studenten skal være ute ett semester skriver du f.eks 2019 VÅR til 2019 VÅR

13. Varighet - stipend: Kun nødvendig for Erasmus +.

14. Merknadsfeltet får du frem ved å trykke på knappen ”HELE” til høyre midt i bildet. Merknadsfeltet brukes hvis det skal noteres noe spesielt i forbindelse med søknaden – opplysninger det er greit at du og andre FS-brukere har tilgang til.


Trykk enter for å lagre opplysningene

En forhåndsgodkjenningsforekomst vil nå automatisk genereres i Godkjenningsmodulen i Godkjenningssak Samlebildet, samt i EksternStudiumbildet. Man kan da starte saksbehandlingen om forhåndsgodkjenning hvis ønskelig. Merk: Hvis du sletter godkjenningssaken til studenten vil det ikke bli opprettet en ny godkjenningssak automatisk selv om du gjør endringer i studentens forekomst i Utvekslingspersonbildet. 

Endringer etter registrering

  • Endre startdato eller avtaleid: bruk funksjonen/knappen for dette øverst til høyre i Utvekslingspersonbildet. Siden Godkjenningsbildet og forekomstene der henger sammen med Utvekslingspersonbildet, er det viktig å sørge for samsvar. Dette rapporteres til Lånekassen automatisk og kan skape forvirring hvis et opphold forlenges mer enn en gang. .

Registrere trekk

  • Endre til den utvekslingsstatus som passer. Husk også å endre Godkjenningsbildet.
Publisert 11. des. 2015 11:06 - Sist endret 5. sep. 2024 13:36
Del på e-post