FS690.001 Vitnemålsdokumenter: Klargjøre utplukket
FS-modul Kvalifikasjon > Rapporter > FS690.001 Vitnemålsdokumenter. Utgangspunkt for å produsere alle vitnemål og DS, både digitalt signerte og på papir ved behov.
Rammen Datagrunnlag
Velg mellom
- Enkeltstudent: oppgi studentnummer eller fødselsnummer.
- Periode: Oppgi periode for oppnåelse av kvalifikasjon.
Hak normalt av for 'Kun nye'. Det begrenser utplukket til oppnåelser som det ikke er produsert vitnemål for tidligere (jf. felt Produsert digitalt dokument og Produsert papirdokument i Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde). - Vitnemålsutsettelser: Får da med alle studenter som er registrert med utsatt produksjon av vitnemål. Denne tar kun med kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnemål for tidligere.
Rammen Kvalifikasjon
- Kvalifikasjonskode og studieprogramkode må angis.
- Mulighet for begrensning til en enkelt studieretning
Språk: Norske studieprogram skal ha AUTOMATISK, engelske skal ha ENGELSK.
Ved behov kan du angi en annen dato for publisering (eller utskriftsdato på papirvitnemål) enn dagens dato.
- Generer vitnemålsdata på nytt for kvalifikasjon
Dersom vitnemålsdokumentasjon for kvalifikasjonen allerede er generert for gitt kull, så kan man her velge om dette skal genereres på nytt. Dette betyr at normalt skal det ikke være hake her. Hake bare hvis bakgrunndata er endret. - Generer vitnemålsdata på nytt for student
Dersom vitnemålsdokumentasjon for kvalifikasjonen allerede er generert for gitt student/kvalifikasjonsoppnåelse, så kan man her velge om dette skal genereres på nytt. Dette betyr at normalt skal det ikke være hake her. Hake bare hvis bakgrunndata er endret.
Man skal altså bare bruke disse hakemulighetene dersom man skal erstatte eksisterende vitnemålsdokumenter. Hvis man skal generere vitnemål på nytt for en student vil det være fordi det eksisterende vitnemålet skal endres. Det kan for eksempel hende at vitnemål har blitt feil for et helt kull på grunn av feil tekst/data i selve kvalifikasjonsbildet eller i brevavsnitt, eller det kan f.eks. hende at en enkelt student hadde feilstavet navn i FS. Endringene kan være knyttet til innholdet i selve kvalifikasjonen (endringer som gjelder alle i utplukket/kullet) eller til den enkelte student og/eller vedkommendes kvalifikasjonsgrunnlag. Poenget med avhukingsboksene er at man kan påse at ønskede endringer blir med, eller gardere seg mot at andre typer endringer ikke blir med.
Rammen Medium
Velg enten Papir eller Digitalt. Fra 1. juni 2022 er Digitalt default på UiO.
- Kjør rapporten (ctrl+r eller trykk på løpemann-ikonet)
Etter at du har kjørt rapporten får du anledning til å velge kull/studenter:
- Når du kjører rapporten er default "Alle kull", og alle studenter er haket av.
- Du kan i stedet velge å arbeide med bare ett kull, da må du følge nøye med på hvem som er haket av.
- Du kan velge å fjerne hakene for de studentene du ikke vil arbeide med nå.
- Ved kjøring av FS690.001 vil rapporten forsøke å finne ev. emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppnådd. Oversikt over disse vil bli presentert i rapporten, og du får valg om å automatisk oppdatere alle disse med J for forbedret resultat. Med J, vil det komme en fotnote på vitnemålet om at karakteren er forbedret etter at graden ble oppnådd. Alternativt kan noen av disse oppdateres manuelt i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll.
- Det er lagt inn sperre mot vitnemålsgenerering dersom kvalifikasjonen inneholder et resultat det er klage på – markert med J for sperret mot karakterutskrift.
Får du opp "Ukjent kull" i rød skrift på noen av studentene, gå til bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll og sett inn kullet studenten tilhører.
Når det gjelder fritt sammensatte bachelorgrader, der kull mangler siden de ikke får grad basert på et fullført studieprogram, setter vi på UiO inn 2003 HØST i stedet for å opprette mange fiktive kull i FS.
NÃ¥r du har gjort klart utvalget du vil arbeide med, skal du:
- først lage vitnemål, ta stilling til om du skal ha digitalt eller også på papir
- deretter lage diploma supplement, ta stilling til om både digitalt og papir
- til slutt oppdatere vitnemål og DS produsert. Vent med den til du har produsert både digitalt og papir dersom du skal lage begge og det samtidig.
Gjør deg ferdig med hvert steg før du går videre til neste. Bruk knappene til høyre i rapporten.
PÃ¥ UiO bruker vi ikke knappen 'Lag reste-karakterutskrift'
FS690.002 Vitnemål, digitalt
Du har valgt Medium Digitalt i FS690.001.
Trykk på knappen 'Lag vitnemål' i FS-rapport 690.001 Vitnemålsdokumenter. Da åpner du rapporten FS690.002 Vitnemål. Når du åpner rapporten blir det automatisk laget vitnemål for det utvalget av studenter du gjorde i rapporten Vitnemålsdokumenter.
Du kan flytte deg mellom hver students vitnemål og mellom arkfanene i hvert vitnemål for å kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil må du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet må kontakte fshjelp. Når eventuelle feil er korrigert, kjører du rapporten på nytt.
Trykk på utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for å generere pdf. Du kan velge alle vitnemålene som er med i rapporten eller bare det vitnemålet som er valgt (markert med blått i FS690.002).
Digitalt signert vitnemål
Siden du i FS690.001 valgte Medium Digitalt, dreier boksen for Generering/arkivering kun om digitalt signerte vitnemål. Medium Digitalt er default når du åpner FS690.001.
- Hake på Arkivér vitnemål.
- Normalt hake på Slett ev. tidligere digitalt signert vitnemål.
- Vitnemålet blir automatisk publisert på Studentweb og i Vitnemålsportalen
- Hake på Sidenummerer vitnemålet.
- Trykk på knappen 'Generer pdf'.
- Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom vitnemålene er korrekte.
- Vitnemålet er å finne på Student samlebilde under fanen KvProt og på Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde fanen Dokumenter. En rad med strukturerte data ligger i tillegg under fanen Vitnemålsdokumentasjon i Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Studenten finner det digitalt signerte vitnemålet i Studentweb under menyvalget Dokumenter straks den digitale signaturen på pdf-en har kommet på plass og i Vitnemålsportalen straks den digitale signaturen på pdf-en har kommet på plass og det finnes dagens dato eller tidligere dato i feltet Produsert digitalt dokument/ Produsert papirdokument på Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde.
- Graden kan bli delt ved resultatutveksling og i Vitnemålportalen bare dersom vitnemålet har en produsert-dato med dagens dato eller tidligere eller det har gått mer enn to år siden graden ble oppnådd. Se bilder i FS nyhetsbrev 3 i 2017.
- Slik ser et vitnemål med digital signatur ut
- Trenger du å sjekke om noen studenter har S-nummer (ikke D-nummer eller norsk fødselsnummer) slik at de trenher vitnemål på papir?
Åpne FS685.001 Oppnådd kvalifikasjon. Sett inn filteret:
((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12)
S-nummer er kjennetegnet ved første siffer i måneden er økt med 5 og personnummeret (de siste 5 sifrene) starter med 1 (altså: dd[m+5]myy 1xxxx)
Kolonnen Utskrevet i FS685.001 viser datoen som står eller ikke står (er blank) i Oppnådd kvalifikasjon protokoll i feltet Produsert. FS-veiledning for filtrering, se /for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/generelt/filtrering.htmlHvis man i FS685.001 vil liste ut bare de som ikke har fått produsert vitnemål, kan man bruke dette filteret:
((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12) and isNull( dato_utskrevet). Illustrasjon? Se , sak 2.
FS690.002 Vitnemål på papir
Du har valgt Medium Papir i FS690.001.
Trykk på knappen 'Lag vitnemål' i FS-rapport 690.001 Vitnemålsdokumenter. Da åpner du rapporten FS690.002 Vitnemål. Når du åpner rapporten blir det automatisk laget vitnemål for det utvalget av studenter du gjorde i rapporten Vitnemålsdokumenter.
Du kan flytte deg mellom hver students vitnemål og mellom arkfanene i hvert vitnemål for å kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil må du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet må kontakte fshjelp. Når eventuelle feil er korrigert, kjører du rapporten på nytt.
Trykk på utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for å generere pdf. Du kan velge alle vitnemålene som er med i rapporten eller bare det vitnemålet som er valgt (markert med blått i FS690.002).
- Hake på Arkivér vitnemål
- Normalt hake på Slett evt tidligere vitnemål. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer vitnemålet på nytt før dekan og fakutetsdirektør signerer.
- Vitnemålet blir ikke publisert på Studentweb eller i Vitnemålsportalen (siden papairutgaven i FS ikke er signert)
- Hake på Sidenummerer vitnemålet.
- A3-ark? Hake på Booklet rekkefølge på sidene. Merk at tittel på masteroppgaver kan få en merkelig font, så det kan være lurt å unngå A3-ark.
- Trykk på knappen 'Generer pdf'.
- Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom vitnemålene er korrekte.
- Skriv eventuelt ut nå.
- Graden kan bli delt ved resultatutveksling og i Vitnemålportalen bare dersom vitnemålet har en produsert-dato med dagens dato eller tidligere eller det har gått mer enn to år siden graden ble oppnådd. Se bilder i FS nyhetsbrev 3 i 2017.
Vitnemålet blir lagret på personen og kan finnes igjen på Student samlebilde, fanen KvProt og Oppnådd kvalifikasjon samlebilde protokoll fanen Dokumenter. En rad med strukturerte data ligger i tillegg under fanen Vitnemålsdokumentasjon i Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde.
FS690.003 Diploma Supplement (DS), digitalt og på papir
Når du er ferdig med vitnemålene i FS690.002 og har generert pdf-er (digitalt og/eller papir) og ev. skrevet ut:
- gå tilbake til FS690.001 Vitnemålsdokumenter
- dobbeltsjekk at du fortsatt har det riktige utplukket av studenter (haker).
- trykk på knappen 'Lag Diploma Supplement'. Da kommer du til FS690.003 Diploma Supplement.
DS med digital signatur (du har valgt Medium Digitalt i FS690.001)
- Du kan flytte deg mellom hver students DS og mellom arkfanene i hvert DS for å kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil må du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet må kontakte fshjelp. Når eventuelle feil er korrigert, kjører du rapporten på nytt.
- Trykk på utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for å generere pdf med digital signatur
- Hake på Arkiver Diploma Supplement
- Normalt hake på Slett evt tidligere Diploma Supplement. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunnsdataene og produserer DS på nytt før digital signering.
- DS-et blir automatisk publisert på Studentweb og i Vitnemålsportalen
- Hake på Sidenummerer Diploma Supplement
- Trykk på knappen 'Generer pdf'.
- Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom DS-ene er korrekte.
- Det tar rundt 10 minutter før den digitale signaturen er på plass. I perioder med stor pågang for signering kan det ta lengre tid.
- Fakultetet kan også kan produsere digitale DS for eldre grader.
DS på papir (du har valgt Medium Papir i FS690.001)
- Skriv inn navnet og funksjonen (normalt "Faculty Officer") på den som skal skrive under på DS-et i egne felter øverst til venstre i rapporten.
- Du kan flytte deg mellom hver students DS og mellom arkfanene i hvert DS for å kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil må du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet må kontakte fshjelp. Når eventuelle feil er korrigert, kjører du rapporten på nytt.
- Trykk på utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for å generere pdf.
- Hake på Arkiver Diploma Supplement
- Normalt hake på Slett evt tidligere Diploma Supplement. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer DS på nytt før signering.
- DS-et på papir blir ikke publisert på Studentweb og ikke i Vitnemålsportalen (dersom det finne et digitalt DS)
- Trykk på knappen 'Generer pdf'.
- Etter at pdf-dokumentet er generert, spør FS om du ønsker å lagre nå. Svar ja dersom DS-ene er korrekte.
- Skriv eventuelt ut nå.
DS-et blir lagret på personen og kan finnes igjen Student samlebilde, fanen KvProt og Oppnådd kvalifikasjon samlebilde protokoll fanen Dokumenter. Studenten finner det digitalt signerte DS-et i Studentweb under menyvalget Dokumenter straks den digitale signaturen på pdf-en har kommet på plass og i Vitnemålsportalen straks den digitale signaturen på pdf-en har kommet på plass og det finnes dagens dato eller tidligere dato i feltet Produsert digitalt dokument/ Produsert papirdokument på Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Arkiverte papirversjoner av DS blir sogså ynlig for studenten i Vitnemålsportalen, også når du ikke har hake for Publiser på Studentweb, men da er de uten (blåpenn)signatur.
FS690.001 Vitnemålsdokumenter: Oppdatér vitnemål og DS produsert
- Gå tilbake til FS690.001 Vitnemålsdokumenter. Dobbeltsjekk at du fortsatt har det riktige utplukket av studenter (haker).
- Trykk på knappen 'Oppdatér vitnemål og DS produsert' i FS690.001 Vitnemålsdokumenter etter at dokumentene i FS690.002 og FS690.003 er produsert. Da blir det blant annet satt inn dato i feltet Produsert digitalt dokument og/eller Produsert papirdokumement i Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Datoen blir satt første gang du lagrer et vitnemål, og trykker på knappen 'Oppdatér vitnemål og DS produsert'. Dersom du f.eks. først lager et digitalt vitnemål, og så en tid senere også lager et på papir, kommer datoen for de respektive modusene.
- Dato i feltene for Produsert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde medfører at
- du slipper å få med dette vitnemålet neste gang du velger Kun nye i FS670.001
- graden blir synlig i Vitnemålsportalen og ved resultatutveksling FS-institusjonen i mellom. Se førøvrig noen detaljer i FS nyhetsbrev 3 i 2017.
- digitalt signert vitnemål og DS blir synlig og delbart for studenten i Vitnemålsportalen fra 15. juni 2021 dersom du har valgt det 690.001 og laget det i 690.002 og/eller 690.003.
- Dato i feltene for Produsert i Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde medfører at
Send gratulasjonsbrev til dem som kun får digitale vitnemål
-
Dersom det i listen med kandidater er noen med rød skrift som du vil unnta fra gratulasjonsbrev, gjør følgende: Høyreklikk når du står i listen og velg Filtrer og skriv inn:
velg = 1
Dette filteret gjør at bare de med hake kommer med i rapporten. Trykk OK, så sitter du altså bare igjen med de studentene som skal få gratulasjonsbrev.
(Les også "Hva om noen studenter skulle klage på et eksamensresultat?" nederst på Kvalifikasjon) -
Høyreklikk i navnelisten i FS670.001 og velg Lag brev/meldinger (FS210.001)
-
Velg brevtype:
- SADM GRATULERER-GRAD 1, beregnet på de som oppnår grad.
- SADM GRATULERER 1, beregnet på f.eks. årsenheter som ikke skal ha DS. -
Ã…pne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
Det skal være hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen på Studentweb -
Velg medium for utsending: E-post: 0 Brev: 1 SMS: 0, Hak av for Send til digital postkasse. Trykk OK.
-
Trykk på fliken som heter Brev, og ta en kikk på at brevet ser fint ut
Skriv ut, med control-p eller menyknappen -
De studentene som har opprettet digital postkasse får brevet et dit. De resterende må du skrive ut på papir: Skriv ut. NB: to-sidet utskrift passer ikke for disse brevene.
-
Brevet blir også å finne i dokumentarkivet i FS og således også for studenten i Studentweb.
-
Du kan lese mer på
FS690.001 Vitnemålsdokumenter: Vitnemålsutsettelser
1. Gå til FS690.001 Vitnemålsdokumenter og velg riktig kvalifikasjon.
2. Velg Datagrunnlag Vitnemålsutsettelser og kjør rapporten.
- Rød skrift viser vitnemål som er utsatt og der vi ikke har kommet til angitt utskriftsdato ennå.
- Utsatte vitnemål der vi har kommet til tidligst angitte utskriftdato fremkommer i avhaket i rapporten og uten rød skrift.
- Ved kjøring av FS690.001 vil rapporten forsøke å finne ev. emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppnådd. Oversikt over disse vil bli presentert i rapporten, og du får valg om å automatisk oppdatere alle disse med J for forbedret resultat i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll. Alternativt kan noen av disse oppdateres manuelt i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll.
- Emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppnådd, og som har J for forbedret resultat i bildet Oppnådd kvalifikasjon protokoll, kommer på vitnemålet med en fotnote med teksten "Karakteren er forbedret etter at graden ble oppnådd".
3. Fortsett arbeid slik som beskrevet for
- FS690.002 Vitnemål
- FS690.003 Diploma Supplement
- FS690.001 Vitnemålsdokumenter: Oppdatér vitnemål og DS produsert
4. Skriv ut.