Når får nye studenter tilgang til UiOs IT-tjenester?
Studenter som har takket ja til studieplass innen fristen, får opprettet aktiv studierett på studieprogrammet i månedsskiftet juli/august, og får tildelt aktivt UiO-brukernavn og e-postadresse dagen etter at de har fått studierett. Mer om . Studentene blir også lagt inn i Cerebrumgruppe for sitt kull, altså en gruppe med alle studenter fra kull i samme semester på et gitt studieprogram.
Grupper av kullstudenter i FS og Cerebrum kan brukes for å opprette automatiske Canvasrom eller team i Teams.
Begrepene "kull" og "klasse"
Et kull inneholder alle studenter på et gitt studieprogram som fra samme semester, for eksempel høsten 2020. De fleste nye programstudenter som får opptak for eksempel høsten 2020 kommer i utgangspunktet på kullet 2020 HØST. Studenter på ulike studieretninger innenfor samme studieprogram i samme opptak, kommer i samme kull.
En klasse er en mindre gruppe innenfor et kull. Studenter kan fordeles inn i klasser innenfor et kull automatisk eller manuelt. Du kan flytte studenter fra en klasse til en annen.
Du kan knytte klassen til en studieretning. Hvis du ønsker fordeling i klasser i forbindelse med opptaket til studier sommeren 2021, les nøye hvordan på FS-veiledning for å fordele studenter i klasser. Fristen for å melde inn klasser før opptaket for høsten 2021 er 15. juli.
Hvis du ønsker å fordele eldre kull i klasser, kan FS-koordinator på fakultetet kontakte fshjelp med konkret bestilling.
Studenter i Canvas
Studenter kan få tilgang på bakgrunn av opptak til et emne som er overført til Canvas. Man kan også opprette rom i Canvas for hele kull eller for egne klasser fra FS.
Det er viktig å merke seg at nye studenter ikke vil komme inn i rom opprettet for kull eller klasse i Canvas før de har fått registrert betalt semesteravgift. Det er derfor sannsynlig at studentene vil dukke opp i slike Canvasrom til litt ulike tider frem til starten av september.
Studenter i Teams
Man kan opprette automatiske team som er koblet mot en Cerebrumgruppe, slik at alle som er med i gruppen automatisk får tilgang som medlem i teamet. Studenter som faller ut av gruppen (f.eks. som følge av inndratt studierett) vil også fjernes fra teamet, og eventuelt legges inn igjen dersom studieretten blir gjenopprettet.
Et team må ha minst én eier, og gjerne flere. Eierne skal være ansatte på UiO, enten fra studieadministrasjonen eller vitenskapelig ansatte, og de får utvidete rettigheter i teamet slik at de kan gripe inn dersom de oppdager uheldig oppførsel fra studentene.
Slike team må bestilles fra USIT. Når teamet er opprettet, må eierne sørge for at teamet får ønsket struktur i form av kanaler, faner og lignende.
Teams eller Canvas?
Teams og Canvas har mye funksjonalitet til felles, som for eksempel mulighet for fildeling, diskusjoner, og samskriving. Allikevel vil de i praksis oppleves litt forskjellig, med ulike styrker og svakheter. Man kan også bruke både Teams og Canvas for samme kull, men man bør da være tydelig fra starten på hva man ønsker å gjøre på de ulike plattformene. Et eksempel kan være at faglig informasjon for kullet gis i Canvas, mens samhandling mellom studenter og faglig-sosial aktivitet kan foregå i Teams.
Canvas
Canvasrom har en relativt flat struktur, i den forstand at det er få muligheter for å organisere innhold i ulike undermapper eller undermoduler inne i rommet. Man må derfor ha avklart hvordan man ønsker å strukturere innholdet i rommet (for eksempel pr. semester, eller innenfor ulike tema) slik at man beholder oversikten når man har kommet et stykke ut i studieprogrammets levetid og har lagt inn mye innhold i rommet med ulik holdbarhet og aktualitet. Fordelen med en slik flat struktur er at innholdet er like lett tilgjengelig uavhengig av om man blir deltaker i rommet tidlig eller sent, fordi innholdet uansett vil ligge samlet og i en viss rekkefølge. Man kan også styre publiseringsdato på innhold i ulike moduler
Canvasrom vil egne seg godt der man ønsker å ha en samlet sted der faglærer og studieadministrasjon kan nå studentene med informasjon, beskjeder og andre former for enveiskommunikasjon. Man kan også benytte diskusjonsforum og innleveringsfunksjonalitet der det er behov for å samle inn innspill og informasjon fra studentene på et kull (f.eks. dersom man skal levere motivasjonsbrev eller annet som ikke er direkte knyttet til et emne).
Struktur og innhold (utenom diskusjonsinnlegg og lignende) kan kopieres fra ett kullrom til et annet, slik at man kan opprette like rom for påfølgende kullgrupper.
Merk at Canvas kun kan brukes til grønne og gule data.
Teams
Strukturen i Teams skiller seg fra Canvas ved at et team struktureres i form av kanaler innad i teamet, der hver kanal har mulighet for å ha egne faner og filmapper. Man har derfor mulighet til å sette opp team med klar inndeling av informasjon, som for eksempel ulike kanaler for faglig-sosiale aktiviteter, studentklubber osv. I utgangspunktet har alle lik tilgang til alle kanaler.
Teams har en mer løpende form enn Canvasrom, i den forstand at den nye aktiviteten i teamet er enkel å finne, mens det som har hendt tidligere blir skjult. Teams egner seg derfor godt til samhandling og kommunikasjon som er i stadig utvikling. Man vil kunne dele filer og benytte faner for å gi informasjon som skal vare over lengre tid, men det fordrer at studentene selv sjekker disse fanene og vet hva slags innhold de kan finne der.
I Team med mye aktivitet kan det bli mer krevende for studenter som kun er innom teamet i blant, fordi de må bla seg bakover i diskusjoner/kanaler for å sørge for at de har fått med seg alt.
Ved behov kan man opprette egne kanaler som er adgangsbegrenset, slik at man kan ha egne kanaler kun for ansatte/faddere/veiledere og så videre.