Elements
Det må ryddes opp i alle åpne Elements-saker:
- Enhetens saksbehandlere skal:
- GÃ¥ gjennom journalposter med restanser, avskriv om mulig.
- Gjennomgå journalposter i status R og ferdigstille om mulig.
- Sette status F på saker som er ferdigbehandlet.
- Enhetens ledere skal:
- Fordele ufordelte brev, notater og kopier.
- Følge opp journalposter som ikke er godkjente.
- Sette status F på saker som er ferdigbehandlet.
- Se egen side som kan sendes til ledere.
- Husk at ledere også kan være saksbehandlere!
- Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) skal:
- Kvalitetssikre at ledere følger opp ufordelte journalposter og journalposter i status G.
- Følge opp journalposter i status R, S og M.
- Journalføre ferdigstilte journalposter.
- Avslutte saker som er ferdigbehandlet.
- Flytte saker som er åpne fra gammel til ny enhet når ny enhet er etablert.
- Kvalitetssikre at det ikke blir liggende åpne saker og ubehandlede henvendelser på gammel enhet etter at ny enhet er etablert.
- Systemeier skal:
- Oppdatere Elements med endringer av navn og / eller historisk stedkode.
- Legge inn nye roller på brukere.
- Legge inn autoriseringer på brukere.
- Avslutte roller på gamle enheter.
- Kvalitetssikre ryddejobben som ledere og det lokale arkivet har utført.
- Tilrettelegge maler på nye enheter.
- Særskilt om personalmapper:
En omorganisering kan være en gylden anledning til å velge en mer hensiktsmessig organiseringen av personalmappene i Elements.
FS
- Enheten må sjekke om organisasjonsendringen får konsekvenser for ansattes tilganger i FS.
- Ved endringer så må eventuelt kontaktes for å bistå med i endringsprosessen.
HMS
- Enheten må vurdere behov for å .
IT
- Enheten må gå gjennom å justere tilganger og rettigheter til: E-post lister, fellesområder, filgrupper, ressurser i kalender, nettskjema m.m. Noen av disse oppgavene må utføres av lokal-IT.
- Er endringen av en slik karakter at man ønsker et nytt domene navn, slik at epost adresser blir nye? De gamle vil forsatt virke. I så fall må postmaster@usit.uio.no kontaktes.
- Alle fakulter og enheter har et postmottak, de vil ofte sende hevendelser videre til de enkelte enhetene, bør disse nå endres eller oppdateres?
Telefoni
- Enheten må informere telefonsentralen om endringer.
- Når du bytter arbeidsplass skal du normalt ha med deg ditt telefonnummer. Unntak er hvis nummeret er knyttet opp mot en funksjon. Hvis du har en SIP basert telefon (Polycom eller Cisco) kan du ta med deg denne og koble den til på ny arbeidsplass. Hvis det ikke har vært IP-telefon i nettverksuttaket tidligere, må det antakelig klargjøres for dette. Kontakt lokal IT ansvarlig og / eller telefontjenesten hvis du er usikker eller trenger hjelp til dette. .
- Mobiltelefon: Dekker enheten utgifter for mobiltelefon og får faktura direkte fra leverandør via samlefaktura, må disse endres.