Organisering av personalmapper i ePhorte
En omorganisering kan være en gylden anledning til å velge en mer hensiktsmessig organisering av personalmappene i ePhorte.
Organisasjonsstrukturen
- Nivåene i organisasjonen er viktige med hensyn til hva brukere får tilgang til å se av dokumenter i ePhorte.
- Om de administrative nivåene legges hierarkisk vil brukere som er autorisert for egen enhet få tilgang til alle saker, journalposter og dokumenter på underliggende enheter.
- Brukerne vil ikke få tilgang til saker, journalposter og dokumenter på nivåer over egen enhet, eller på enheter som er sideordnet.
Plassering av personalmapper
- Noen steder er alle personalmappene samlet på avdelingsnivå eller tilsvarende enhet.
- Ledere kan da få innsyn i sine medarbeideres mapper enten ved å
- få tilgangskoden PV for hele avdelingen og dermed tilgang til mapper for ansatte de ikke er ledere for
- eller at personalkonsulentene setter ledere som kopimottakere på journalposter de skal se
- eller personalkonsulenten sender kopi av journalposten ufordelt til enheten og leder må fordele til seg selv.
Personopplysningsloven
- Plassering av personalmappene skal ivareta beskyttelsen av det som artikkel 9 av loven definerer som sensitive opplysninger. Dette er opplysninger om:
- rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
- at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling,
- helseforhold
- seksuelle forhold
- medlemskap i fagforeninger
Anbefalt plassering
- Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) anbefaler at personalmappene plasseres på nivået hvor personalansvaret ligger; avdeling, gruppe etc. Altså ikke samle personalmapper på en enhet eller på nivåer opp i organisasjonen.
- Fordeler med en slik plassering
- Nærmeste leder eier sakene og får tilgang til mappene til sine medarbeidere, men ikke mappene til ansatte vedkommende ikke er leder for.
- Brukerne ikke får tilgang til mer dokumentasjon enn nødvendig.
- Man slipper tungvinte work-arounds for å få tilgang til dokumentasjonen.
- Ulempen med slik plassering er at personalkonsulentene må ha saksbehandlerroller på alle enhetene hvor personalmappene blir lagt.
Publisert 25. mars 2014 10:43
- Sist endret 2. juli 2023 17:09