Rapport på kontrakt
Rapporter finner du under fanen "Kontraktsoppgaver" og menypunktet "Rapport på kontrakt" i Selvbetjeningsportalen.
Du kan ta ut følgende rapporter under "Rapport på kontrakt" i selvbetjeningsportalen:
Kontrakt med status
Her kan du få oversikt over hvor kontraktene ligger i prosessen. Du kan se om kontrakten ligger hos saksbehandler eller leder, om kontrakten ligger til signering, om den er hos feilretter (seksjon for lønn) eller om den er ferdig (postert i SAP).
³§Ã¸°ìe opp kontrakt til en spesifikk person
- Hvis du skal søke etter en spesifikk person er det lurt å sette perioden til alle.
- Dersom du har ansattnummer kan du legge det inn i feltet for ansattnummer og klikke Åpne rapport. Du finner ansattnummeret til personen i kontrakten. Hvis personen aldri har hatt en kontrakt på UiO før og den ikke har signert kontrakten vil du ikke finne ansattnummeret i kontrakten. Det er først når kontrakten er ferdig at personen vil få et ansattnummer.
- Det er også mulig å søke etter personen ved å skrive inn fornavn og/eller etternavn.
³§Ã¸°ìe opp kontrakter pÃ¥ egen enhet
- I feltet periode kan det være lurt å velge siste halvår eller angi periode. Hvis du velger «alle» i feltet periode, og dere har laget mange kontrakter, vil det bare spinne.
- I feltet for kostnadssted må du legge inn 00 foran kostnadsstedet. Hvis din enhet har kostnadssted 17200000 må du legge inn 0017200000. Du kan også klikke på de to små firkantene til høyre i feltet. Der kan du søke opp enheten med bokstaver. Klikk på åpne rapport.
³§Ã¸°ìe opp egne eller en kollegas kontrakter
- Hvis du vil se hvordan status er på kontraktene du eller en kollega har opprettet kan du legge inn ansattnummeret i feltet Saksbehandler. Du må legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113. Du finner ditt eget ansattnummer i selvbetjeningsportalen under "Mine opplysninger", som ligger under fanen "Arbeidsforhold".
- Dersom din kollega er fraværende og du trenger Ã¥ se kontraktene til vedkommende har du mulighet til Ã¥ se dette ved Ã¥ bruke dette søket. Du kan søke opp din kollegas ansattnummer i selvbetjeningsportalen ved Ã¥ klikke pÃ¥ "³§Ã¸°ì etter medarbeider" under fanen "Hjem".
Resultat på søk i kontrakt med status
Øverst ser du hvor kontraktene er i prosessen. Tallet bak sier noe om hvor mange kontrakter som har denne statusen. For eksempel ligger det 48 kontrakter hos leder. Når leder godkjenner disse vil de flytte seg til signering osv.
- Sekvensnummer: Alle kontrakter får et sekvensnummer. Dette nummeret følger kontrakten i hele flyten, fra bestiller til den er ferdigregistrert.
- Navn: Dette er navnet til personen det er opprettet kontrakt til.
- Kontraktstype: Dette feltet sier noe om hvilken type kontrakt personen har.
- Gyldig fra og gyldig til: Dette er kontraktsperioden.
- Kostnadssted: Dette sier noe om hvilket kostnadssted(enhet) kontrakten er laget på.
- Postert dato: Dette er dato for når kontrakten er signert og postert (ferdigregistrert) i SAP (lønnssystemet). Når det er lønnskjøring stopper systemet opp og kontrakten vil ikke bli postert før kjøringen er over. Derfor kan denne datoen i noen tilfeller bli noen dager etter at kontrakten er signert. For personer på time- og månedskontrakter vil de ikke få tilgang til UiOs systemer før dagen etter at kontrakten er postert. SAP trenger en natt for å oppdatere brukeren og tilgangene.
Excelrapport
Det er mulig å ta ut en rapport i excel-format hvis du ønsker flere detaljer enn det som fremkommer i rapportbildet. Klikk på pilen nederst til venstre for å få opp en excel-fil.
Timelister
Som koordinator kontrakt må du følge med på om de timeansatte sender inn timelister.
³§Ã¸°ìe opp timeliste til en spesifikk person
- Hvis du ønsker å se timelistene til en spesifikk person kan du legge inn ansattnummeret i feltet for ansattnummer. Dette er den beste måten å søke opp personer på. Du finner ansattnummeret til personen i kontrakten.
- Hvis du skal søke opp timelister med navn er det viktig at du skriver inn navnet korrekt både i fornavn og etternavn ellers vil det ikke gi noe søkeresultat. Du kan ikke søke opp en person bare ved å legge inn kun etternavn, slik du kan i kontrakt med status. Derfor gir det et bedre søk om du bruker ansattnummer.
³§Ã¸°ìe opp timelister pÃ¥ enhet
Du kan også søke opp timelister på egen enhet ved å legge inn enhetens kostnadssted i feltet for kostnadssted. Du kan enten legge inn tall eller søke opp enheten ved å klikke på de små firkantene til høyre i feltet for kostnadssted. Hvis du legger inn tall må du legge inn to nuller foran, f.eks. 0017200000.
³§Ã¸°ìe opp dine eller en kollegas timelister
- Hvis du vil se timelistene for kontrakter du har opprettet kan du legge inn ansattnummeret i feltet Saksbehandler. Du må legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113. Du finner ditt eget ansattnummer i selvbetjeningsportalen under "Mine opplysninger", som ligger under fanen "Arbeidsforhold".
- Dersom din kollega er fraværende og du trenger Ã¥ følge opp timelistene til vedkommende har du mulighet til Ã¥ se dette ved Ã¥ bruke dette søket. Du kan søke opp din kollegas ansattnummer i selvbetjeningsportalen ved Ã¥ klikke pÃ¥ "³§Ã¸°ì etter medarbeider" under fanen "Hjem".
Resultat av søk på timeliste
Denne rapporten er delt inn i to faner: «Kontrakter med rest» og «Alle timelister». Tall i parentes bak navnet på fanen angir hvor mange timelister det er under denne fanen med utvalget du har gjort.
Kontrakter med rest
Rapporten viser hvor mange timer det er på kontrakten og hvor mange av dem som er ført.
- Ramme er det totale antallet timer på kontrakten.
- ¹óø°ù³Ù er hvor mange timer som er ført pÃ¥ kontrakten. Hvis personen ikke har sendt inn timelisten eller saksbehandler ikke har godkjent timelisten vil det ikke dukke opp noe under ført.
- Rest er timene som er igjen på timekontrakten etter at timelister er sendt inn og godkjent.
Alle timelister
Alle timelister viser en oversikt over alle timelister per måned.
- Kontraktsnummer: Etter at kontrakten er registrert (postert) i SAP vil den få et kontraktsnummer. Dette er ikke det samme nummeret som sekvensnummeret. Hver timeliste får også sitt eget sekvensnummer. Dette kan du finne i excelrapporten.
- Navn: Dette er navnet på personen.
- Gyldig fra og gyldig til: Dette er datoen for kontrakten og ikke timelisten.
- Timer: Antall timer personen har lagt inn, sendt inn eller godkjent.
- ²ÑÃ¥²Ô±ð»å: Her stÃ¥r hvilken mÃ¥ned og Ã¥r timelisten gjelder for. Det er kun mulig Ã¥ ha en timeliste per mÃ¥ned per kontrakt.
- Status: Viser status for timelister.
- Nytt skjema: Personen har begynt å føre timer, men ikke sendt inn timelisten.
- Til behandling hos ansatt: Timelisten ligger til godkjenning hos koordinator kontrakt. Timelistene kommer i innkurven din.
- Ferdig: Timelisten er sendt inn av den ansatte og koordinator kontrakt har godkjent den. For å se når timelisten ble godkjent må du gå inn i excelrapporten. Se beskrivelse lenger ned.
Excel-rapport timeliste
Hvis du ønsker mer informasjon enn det som står i rapporten kan du klikke på pilen nederst til venstre. Du vil da få opp et excel-ark. Excel-arket er stort og inneholder mye informasjon. Du må skrolle en del til høyre for å få opp informasjonen du leter etter. Her er en oversikt over det viktigste.
Sekvensnummer i kolonne B
Hver timeliste får et sekvensnummer. Dette avviker fra sekvensnummeret i kontrakten.
MÃ¥ned i kolonne AB
Her kan du se hvilken måned timelisten gjelder for.
Timer i timeliste i kolonne AC
Her kan du se hvor mange timer som er ført på den spesifikke timelisten.
Status tekst i kolonne AG
Her kan du se status på timelisten. Hvis det står ferdig betyr det at den er godkjent.
Ligger i innkurven til i kolonne AH
Hvis timelisten ligger til godkjenning hos saksbehandler vil ansattnumrene til alle saksbehandlere som har tilgang til timelisten dukke opp her.
Postert dato i kolonne AK – Utbetaling av timeliste
Denne kolonnen ligger helt til høyre i excelarket. Postert betyr at timelisten er godkjent av saksbehandler og klar for utbetaling. Den blir ikke utbetalt den datoen som stÃ¥r i dette feltet. Timelister blir kun utbetalt pÃ¥ hovedlønnskjøringen, som er en gang i mÃ¥neden. For Ã¥ vite nÃ¥r og om timelisten er utbetalt mÃ¥ du se pÃ¥ kjøreplanen for utbetaling av lønn Kjøreplan for utbetaling av lønn og refusjoner - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ (uio.no)
Eksempler:
- Hvis timelisten er godkjent/postert 2. oktober og lønnskjøringen går 4. oktober vil den bli utbetalt 12. oktober.
- Hvis timelisten er godkjent/postert 16. oktober og kjøringen gikk 4. oktober, så vil den bli utbetalt ved neste lønnskjøring som er i november.
Oppdrag – utbetaling av oppdragskontrakter
Som koordinator kontrakt må du følge opp om oppdragskontrakter blir utbetalt. I denne rapporten kan du se om kontrakten er utbetalt. Ved å ta ut excel-rapport kan du se når utbetalingen vil finne sted.
³§Ã¸°ìe opp oppdragskontrakten til en spesifikk person
- Hvis du ønsker å se oppdragskontrakten til en spesifikk person kan du legge inn ansattnummeret i feltet for ansattnummer. Dette er den beste måten å søke opp personer på. Du finner ansattnummeret til personen i kontrakten.
- Hvis du skal søke opp oppdragskontrakter med navn er det viktig at du skriver inn navnet korrekt både i fornavn og etternavn ellers vil det ikke dukke opp noe. Du kan ikke søke opp en person bare ved å legge inn etternavn, slik du kan i kontrakt med status. Derfor gir det et bedre søk om du bruker ansattnummer.
³§Ã¸°ìe opp oppdragskontrakter pÃ¥ enhet
- Du kan også søke opp oppdragskontrakter på egen enhet ved å legge inn enhetens kostnadssted i feltet for kostnadssted. Du kan enten legge inn tall eller søke opp enheten ved å trykke på de små firkantene til høyre i feltet for kostnadssted. Hvis du legger inn tall må du legge inn to nuller foran, f.eks. 0017200000.
³§Ã¸°ìe opp dine eller en kollegas oppdragskontrakter
- Hvis du vil se utbetalingene for oppdragskontraktene du har opprettet kan du legge inn ansattnummeret i feltet Saksbehandler. Du må legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113. Du finner ditt eget ansattnummer i selvbetjeningsportalen under "Mine opplysninger", som ligger under fanen "Arbeidsforhold".
- Dersom din kollega er fraværende og du trenger Ã¥ følge opp utbetalingene til vedkommende har du mulighet til Ã¥ se dette ved Ã¥ bruke dette søket. Du kan søke opp din kollegas ansattnummer i selvbetjeningsportalen ved Ã¥ trykke pÃ¥ "³§Ã¸°ì etter medarbeider" under "Hjem". Du mÃ¥ legge inn 3770B foran ansattnummer, slik 3770B6068113.
Etter at du har klikket "Åpne rapport" vil du få opp dette bildet.
Endret beløp viser alle utbetalinger av oppdragskontrakter hvor beløpet er endret. Tallet i parentes sier noe om hvor mange utbetalinger som er endret. I dette tilfellet 1.
Fanen «Alle oppdragskontrakter» viser alle oppdragskontrakter uavhengig av om beløpet er endret eller ikke.
- Sekvensnummer: Viser informasjon om sekvensnummer på den aktuelle utbetalingen. Dette sekvensnummeret er ikke det samme som sekvensnummeret i kontrakten.
- Navn: Viser informasjon om navn på ansatt.
- Gyldig fra og gyldig til: Viser informasjon om start- og sluttdato på kontrakt.
- Ramme: Viser informasjon om hvilket beløp som er avtalt i kontrakten.
- Postert: Viser informasjon om hvilket beløp som er postert/registrert i lønnssystemet.
- Status: Viser hvilken status skjemaet har. Har utbetalingen status Ferdig betyr det at den er godkjent av koordinator kontrakt og er klar for utbetaling. Oppdragskontrakter blir utbetalt på bonuskjøring som er to ganger i måneden.
- Til behandling hos Godkjenner 1 betyr at den venter på godkjenning av koordinator kontrakt. Koordinator kontrakt finner utbetalingen i sin innkurv.
Excel-rapport utbetaling oppdragskontrakt
Hvis du ønsker mer informasjon enn det som står i rapporten kan du klikke på pilen nederst til venstre. Du vil da få opp et excel-ark. Excel-arket er stort og inneholder mye informasjon. Du må skrolle en del til høyre for å få opp informasjonen du leter etter. Her er en oversikt over det viktigste.
Sekvensnummer i kolonne B
Hver utbetaling får et sekvensnummer. Dette avviker fra sekvensnummeret i kontrakten.
Beløp i kolonne S
Her kan du se hvilket beløp som blir utbetalt.
K-element 7 (delprosjekt) i kolonne AE
Her kan du se delprosjektet som blir belastet av utbetalingen.
Status tekst i kolonne AI
Her kan du se om utbetalingen er godkjent (ferdig) eller om den venter på godkjenning av saksbehandler.
Postert dato i kolonne AK
Denne kolonnen finner du helt til høyre i dokumentet. I denne kolonnen ligger dato for nÃ¥r utbetalingen ble godkjent av saksbehandler. Den blir ikke utbetalt akkurat denne datoen, men vil bli utbetalt pÃ¥ første bonuskjøring. For Ã¥ vite nÃ¥r utbetalingen vil finne sted mÃ¥ du se pÃ¥ Kjøreplan for utbetaling av lønn og refusjoner - For ansatte - Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ (uio.no)
Eksempel:
- I feltet for postert dato står det 2. november, som betyr at saksbehandler godkjente utbetalingen denne dagen. I følge kjøreplanen er neste utbetaling 16. november. Personen vil ikke motta sin utbetaling før 16. november. Merk at det kan ta opptil to uker ekstra til utlandet.
- I feltet for postert dato står det 24. november. I følge kjøreplanen var frist for godkjenning 23. november for å få den med på siste bonuskjøring i november. Denne vil ikke bli utbetalt før første bonuskjøring i desember.
Registrert arbeidstid
Denne rapporten gir oversikt over timelistene til en ansatt og inkluderer fra og til tidspunkt. Det er mange EU-prosjekter som krever denne informasjonen. Ved å ta ut en excelfil kan du få oversikten over alle førte timer, delprosjektet som er belastet m.m.
Du søker opp timelistene ved å legge inn personens ansattnummer eller fullstendige navn. Du kan avgrense perioden eller la det stå "Alle". Klikk på "Åpne rapport".
Etter at du har klikket "Åpne rapport" får du opp dette søket:
Rapporten inneholder følgende kolonner:
- Ansattnummer: Viser informasjon om ansattnummeret til personen som har ført timer
- Navn: Viser informasjon om navn på ansatt
- Dato: Viser informasjon om dato for førte timer
- Fra: Viser informasjon fra klokkeslett for førte timer
- Til: Viser informasjon til klokkeslett for førte timer
- Timer: Viser informasjon om antall timer ut i fra hvilke klokkeslett som er ført i kolonnen for Fra og Til
- Vekt: Viser informasjon om vekting avtalt i timekontrakten som det er ført timer mot
- Sum timer: Viser antall timer fra feltet «Timer» multiplisert med vekting fra feltet «Vekt»
Excelrapport for registrert arbeidstid
Ved å klikke på pilen nederst til venstre kan du ta ut en excelrapport som gir flere detaljer. Her er en oversikt over det viktigste.
Navn i kolonne D
Her vises navnet til personen som har ført timene.
Dato i kolonne E
Her vises hvilke datoer personen har ført timer.
Startklokkeslett og sluttklokkeslett i kolonne F og G
Her vises hvilke klokkeslett personen har jobbet.
Sum timer i kolonne J
Her ser du antall timer personen har jobbet den aktuelle dagen.
Kostnadssted i kolonne N og O
Her vises hvilken enhet timelisten er registrert hos. I kolonne N ser du kostnadsstedet i tall og i O i bokstaver.
K-element 7/delprosjekt i kolonne V og W
Her vises hvilket delprosjekt som har blitt belastet. I kolonne V ser du delprosjektet i tall og i kolonne W i bokstaver.