Arbeidsfordeling ved mottak av forskere gjennom Scholars at Risk
Mottak av truede forskere gjennom Scholars at Risk (SAR) ved UiO er finansiert med sentrale midler, men forskeren er ansatt pÃ¥ en vertsenhet ved UiO. Mottaksfasen inkluderer institusjonskontakten for SAR ved UiO som sitter I Avdeling for forskningsadministrasjon (FADM), SAR-komiteen, International Staff Mobility Office (ISMO), ³¢Ã¸²Ô²Ôingsseksjonen og lokal vertsenhet ved UiO. Listen over arbeidsfordeling nedenfor er under utvikling.
A. Første fase
| # |
Aktivitet |
SAR NY |
FIADM |
ISMO |
³¢Ã¸²Ô²Ô |
Vertsenhet |
SAR-forskerSAR-forsker |
Nett |
| |
Forsker kommer i kontakt med SAR evt. via UiO og søker SAR |
|
|
|
|
|
X |
|
| |
Kvalitetssikring/vurdering av søkere |
X |
|
|
|
|
|
|
| |
Melde kapasitet for vertskap ved UiO |
|
X |
|
|
|
|
|
| A.1 |
Nominere kandidater for UiO + info om kandidatene |
X |
|
|
|
|
|
|
| |
Informere ISMO om boligbehovInformereInformere ISMO om tentativt boligbehov |
|
X |
|
|
|
|
|
| |
Informere ISMO om boligbehovInformere ISMO om boligbehovPresentere nominerte kandidater til vedtak i SAR-komiteen |
|
X |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
| A.2 |
Gjennomføre rekruttering av vertsenhet (kontakte instituttleder og kontorsjef) |
|
X |
(X) |
|
|
|
|
| |
Bekreftet vertskap |
|
|
|
|
X |
|
|
| |
Fastsette lønn og lage tilbudsbrev . |
|
|
|
|
X |
|
|
| |
Bekreftelse av at forskeren tar imot tilbudet |
X |
|
|
|
|
X |
|
| |
Evt. søke om støtte fra Scholar Rescue Fund |
|
X |
X |
|
|
|
|
| A.5 |
|
|
|
X |
|
|
|
X |
| A.6 |
Informere om bolig i Norge og sende inn boligsøknad |
|
X |
X |
|
|
X |
X |
| |
Klargjøre arbeidskontrakt inkl. ta det opp i tilsettingsrådet |
|
|
|
|
X |
|
|
B. Mottaksfasen før ankomst
| # |
Aktivitet |
FIADM |
ISMO |
³¢Ã¸²Ô²Ô |
Vertsenhet |
SAR-forsker |
Nett |
| |
Planleggingsmøte om mottaksfasen, særlig immigrasjonsprosessen (Hvem leverer søknaden? Har de innreisemulighet til Norge? Kan/bør personen søke selv? Tidshorisont? Hvor befinner personen seg? Press/trusselsituajon? Hvilken utenriksstasjon for for levering av søknad om oppholdstillatelse? ) |
X |
X |
|
|
|
|
| |
Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner + sette igang Informere om ISMOs støttefunksjoner og starte søknadsprosess UDI(SAR-kontakt introduserer ISMO, ISMO starter saksbehandling) |
X |
X |
|
|
|
X |
| B.5 |
Registrere søknad i UDIportalen og fylle ut fullmaktsskjema |
|
XX |
|
|
X |
|
| B.6 |
Betale UDI-gebyr (kredittkort + refusjon fra UiO SAR-midler I FADM) |
|
XX |
|
|
|
|
| B.7 |
Kontakte UDI enhetsleder om at SAR-forskeren har registrert søknad (jf. planleggingsmøte) |
|
XX |
|
|
|
|
| |
Levere dokumenter til utenriksstasjon/VFS |
|
XX |
|
|
X |
|
| B.8 |
Avklare reiserute |
X |
X |
|
|
|
|
| |
Bestille flybilletter |
X |
|
|
|
|
|
| B.9 |
Sende ut velkomstmailSende ut velkomstmailSende velkomstmail |
|
|
|
X |
|
|
| B.10 |
Bestille time for effektuering av arbeidstillatelse/EU-registrering og søknad om skattekort |
|
(X) |
|
|
X |
X |
| B.11 |
Veilede ift flytting (økonomisk/praktisk) samt avklare behov for lønnsforskudd/cash card |
X |
X |
|
|
|
X |
| B.12 |
³§Ã¸°ìe barnehage/skoleplass; ISMO veileder ved behov |
|
X |
|
|
X |
X |
| B.13 |
Informere om lovverk innen skatt, trygd- og helseforsikring, pensjon, ferie- og feriepenger |
|
X |
|
|
|
X |
| |
Avklare behov for språkkurs og søke norskkurs evt. engelsk |
X |
X |
|
|
X |
|
C. Ved ankomst
| # |
Aktivitet |
FIADM |
ISMO |
³¢Ã¸²Ô²Ô |
Lokalt |
SAR-forsker |
Nett |
| |
Velkomstmøte med AF og ISMO inkl. signere boligkontrakt |
X |
X |
|
|
X |
|
| |
Besøke vertsenhet og signere arbeidskontrakt |
(X) |
|
|
X |
X |
|
| C.1 |
Effektuere oppholds- og arbeidstillatelse (Må ha originaler fra søknaden, boligkontrakt, arbeidskontrakt, flyttemelding og søknad om skattekort) |
|
X |
|
|
X |
X |
| C.2 |
Første arbeidsdag på UiO. Tillatelse må være på plass ved tiltredelse se rutine |
|
|
|
X |
X |
|
| C.3 |
Registrere kopi/bekreftelse av arbeids- og oppholdstillatelsen i ePhorte.
BÃ¥de vedtaksbrevet fra UDI og oppholdskortet anses som gyldig bekreftelse. |
|
|
|
X |
|
|
| C.4 |
Registrere tiltredelsesbekreftelse (1. arbeidsdag) i ePhorte og oversende på dokumentflyt til Seksjon for lønn, se rutine |
|
|
|
X |
|
|
| C.5 |
Møte med ansatt; ISMO kan inviteres med, eller ansatt kan tilbys eget møte med ISMO (lokal enhet henviser) |
|
X |
|
X |
X |
|
| C.6 |
Administrativ leder bestiller ansattkort og tilganger hos Vaktsentralen.
NB! For utenlandske ansatte må leder i den ordinære bestillingen av ansattkort og tilganger informere vaktsentralen om følgende tilleggsopplysninger: 1) den ansattes fødselsdato, 2) at den ansatte er utenlandsk ansatt og fra (land), og 3) at den ansatte må registreres manuelt slik at SIO kundesenter får opp vedkommende i sitt system.
|
|
|
|
X |
|
|
| C.7 |
Hente ansattkort på SiO Kundeservice |
|
|
|
|
X |
|
| C.10 |
Bistå med opprettelse av bankkonto |
|
X |
|
|
X |
X |
| C.11 |
Ansatt mottar brev fra Skatteetaten med utstedt skattekort og personnummer og leverer til lokal enhet |
|
|
|
|
X |
|
| C.12 |
Skattekort innhentes elektronisk før hver lønnskjøring |
|
|
X |
|
|
|
Publisert 20. mai 2019 08:42
- Sist endret 29. nov. 2024 15:43