Vilkår for bruk av Google Workplace for UiO

Google Workplace ved UiO gir deg Google-programmer og -lagringsplass

Google Workplace ved UiO er et gratistilbud som gir deg tilgang til en del Google-programmer, som Docs, Sheets, Slides og Drive på et personlig område i Googles skytjeneste Google Workplace.
Har du konto på Google Workplace for UiO, vil Google Drive gi deg 15 GB med lagringsplass.
Din Google Workplacekonto vil også kunne gi deg tilgang til produkter fra Google Cloud Platform hvis ditt prosjekt har behov for det.

Samtykke

Før du kan ta i bruk Google Workplace for Education på UiO, må du avgi samtykke.

Vær oppmerksom på at:

1. Vi utleverer ditt brukernavn og din e-postadresse til Google Workplace

Siden det er Googles tjeneste, og du får tilgang til den på grunnlag av din UiO-tilknytning, må vi overføre informasjon om deg til Google. Det er kun brukernavn og e-postadresse som overføres, slik at du kan logge inn og ta i bruk tjenesten. Det ene du samtykker til, er altså ̽��ѡ overfører ditt brukernavn og din e-postadresse (primær epost) til Google. Opplysningene skal kun brukes til å gi tilgang til Google Workplace for Education (Google Workplace ved UiO) og Google Cloud Platform (kun hvis aktuelt for ditt prosjekt). Opplysningene skal ikke selges, åpnes for andre eller brukes til å sende reklame eller annet til deg. UiO har inngått en databehandleravtale med Google - Googles bruk og oppbevaring av ditt brukernavn er vurdert og funnet trygt.

2. Du kan ikke oppbevare informasjon med middels til sterkt beskyttelsesbehov på Google Drive

Du skal vurdere dataene (dokumenter/bilder og annet) du velger å oppbevare på Google Drive etter UiOs retningslinjer for klassifisering av informasjonsressurser. Dette betyr at du må tenke over hva du lagrer på Google Drive og hva du heller bør lagre på en disk her på UiO. Du skal aldri lagre personsensitiv informasjon på noen av UiOs skytjenester. Når vi ser på klassifiseringen, så er det kun dokumenter med informasjon som faller inn i kategori Grønn - UiO åpen og kategori Gul - UiO-intern - svakt, som kan lagres på Google Drive.

Hvis informasjonen faller inn i kategori Rød eller kategori Svart, skal den ikke lagres i en skytjeneste. Du må lagre den på UiO, på riktig måte i henhold til retningslinjene. Dataene i disse kategoriene er konfidensielt, sensitivt eller har på annen måte et særlig beskyttelsesbehov.

3. Kontoen blir slettet når du ikke lenger jobber eller studerer ved UiO

Din bruk av Google Workplace på UiO er knyttet til at du jobber eller studerer her. Hvis du slutter, blir kontoen din og innholdet på Google Workplace slettet etter 20 dager, i motsetning til en del andre rutiner på UiO som oppbevarer dine data noe lenger. Les mer om hva som skjer når du slutter.

Du må gi samtykke

Ved å gå videre og markere ruten for Jeg samtykker sier du deg enig i at ditt brukernavn og din e-postadresse utleveres til Google for å gi deg tilgang til UiOs Google Workplace, og til at du ikke skal lagre personsensitiv informasjon i denne tjenesten, i henhold til UiOs retningslinjer for klassifisering av informasjonsressurser. I tillegg sier du deg enig i ̽��ѡ-kontoen din i Google Workplace blir avsluttet når du ikke lenger er tilknyttet UiO.

Hvis du ønsker å gå videre, går du til og ta i bruk Google Workplace.
Hvis du ikke ønsker å gi samtykke til disse bruksbetingelsene, kan du ikke bruke Google Workplace.

Du kan trekke tilbake samtykket

Om du ikke lenger ønsker at Google skal oppbevare ditt UiO-brukernavn og din e-postadresse, kan du trekke tilbake samtykket ditt. Dersom du trekker tilbake samtykket, blir alt du har lagret på Google Workplace slettet 20 dager etter tilbaketrekningen, med mindre du samtykker til vilkårene på nytt. Hvis du vil trekke tilbake samtykket, er det altså lurt å først flytte ut dokumenter og annet du har på Google Workplace som du vil ta vare på, til et annet sted hvor du kan oppbevare dem.

Lurer du på noe?

Har du spørsmål om samtykke og sikkerhet i forbindelse med Google Workplace, sende en e-post til it-support@uio.no.

̽����ѡ