, krav om elektronisk faktura, se 1.10 Ta i bruk elektronisk faktura.
Formatkrav ved innsendelse av dokumenttyper til Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ (UiO):
Formatkrav ved innsendelse av fakturaer og kreditnotaer:
- Fakturaer og kreditnotaer i EHF-format 3.0 må sendes til organisasjonsnummer 971035854.
- Filtype PDF og papir har ingen mottaksadresse og behandles ikke.
Validering av ordrenummer/referansekode ved import av faktura:
Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ tar i bruk ny fakturaportal i løpet av 1.kvartal 2025.
Før import til fakturabehandlingssystemet blir fakturaene validert for om gyldig ordrenummer eller gyldig koststed er plassert i korrekt EHF felt.
Fakturaer med gyldig verdi i korrekt EHF felt blir automatisk distribuert. Stopp pga ugyldig verdi øker risiko for betaling av faktura etter forfall.
Ordrenummerserie, 9 siffer, 600xxxxxx, mottas på tilsendt ordre. EHF felt for ordrenummer: Invoice/OrderReference/ID.
Koststedserie, 8 siffer, 11xxxxxx-39xxxxxx, 90xxxxxx, mottas av bestiller. EHF felt koststed: «Invoice/buyerReference/»​​.
Ved stopp pga manglende eller ugyldig verdi vil leverandør motta en lenke på e-post og leverandør må oppdatere faktura med gyldig verdi.
NÃ¥r faktura er oppdatert med gyldig verdi vil faktura importeres og distribueres for kontroll, godkjenning og betaling.
Spørsmål om merking og validering av faktura: leverandorer@admin.uio.no
Filtype ved innsendelse av purringer, inkassovarsler, rentenotaer og inkassokrav:
- Purringer, inkassovarsler og rentenotaer sendes i filtype PDF til: purringer@admin.uio.no.
- Inkassokrav sendes i filtype PDF til: inkassokrav@admin.uio.no
Purringer, inkassovarsler, rentenotaer og inkassokrav blir levert direkte til UiO sitt saksbehandlersystem ved levering i filtype PDF til oppgitte epostadresser og bekreftelse mottatt UiO med saksnummer mottas automatisk ved innsendelse.
LOVDATA § 3 a.Elektronisk kommunikasjon
Krav i eller i medhold av denne loven om at meddelelser til skyldneren skal gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektronisk kommunikasjon dersom meddelelsen er sendt på en betryggende måte. Kongen kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hva som kan anses for en betryggende måte.
Papirformat har ingen mottaksadresse for purringer, inkassovarsler, rentenotaer og inkassokrav.
Ved levering i filtype PDF må dokument sendes i en PDF-fil (side 1, 2, 3 osv. i samme fil).
UiO sine betingelser for å betale omkostninger, renter, gebyrer eller salærer:
UiO betaler ikke omkostninger, renter, gebyrer eller salærer for fakturaer, kreditnotaer, purringer, rentenotaer eller inkassovarsler/inkassokrav hvis utestående fordring/betalt fordring skyldes at dokumenter er sendt i feil format og/eller i ettertid sendt i rett format, men ikke til opprinnelig fakturadato/utstedelsesdato.
Krav til faktura
- Faktura mÃ¥ være maskinelt stilet til Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡.
- Alle fakturaer må inneholde opplysninger i tråd med
-
Fakturaer som ikke tilfredsstiller formkrav for faktura vil bli retunert. Se:
Fakturaadresse for elektronisk faktura i EHF-format 3.0
Faktura skal stiles til Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ og sendes til:
- Organisasjonsnummer 971035854, for norske leverandører.
- Organisasjonsnummer 0192:971035854, for utenlandske leverandører (0192 er landkode for Norge).
Komme i gang med å sende elektronisk faktura
Det er ikke nødvendig å inngå en formell avtale mellom leverandør og UiO. Leverandøren må ha et system eller bruke enkle fakturaportaler for å kunne sende elektronisk faktura.
Aktivere faktura i EHF-format
Leverandører og studentutvalg/foreninger ved UiO som ikke er i gang med å sende fakturaer og kreditnotaer i EHF-format må sende inn nettskjema med leverandøropplysninger.
Fakturaer som feiler
Rutine for å utstede ny EHF-faktura hvis EHF-utsendelse har feilet.
Studentutvalg/foreninger ved UiO, anbefaler å ta i bruk fakturaportal for å sende elektronisk fakturaer i EHF-format etter innsendt aktiveringsskjema.
µþ°ù³Ü°ì±ð°ù²õ³Ùø³Ù³Ù±ð: inng-faktura@admin.uio.no.
Kontaktpunkt for UiOs norske leverandører
Generelle fakturaspørsmål (ikke adresse for fakturainnsendelse eller purringer): leverandorer@admin.uio.no
Sende fakturaer til adressen for filformat PDF
- Adressen er oppgitt på ordre og er kun for fakturaer fra utenlandske leverandører og innsendelse av skjema ‘Overføre beløp uten mottatt faktura’( filtype PDF).
- Fakturaer fra norske leverandører sendt til adressen for utenlandske leverandører blir ikke behandlet.
- Betaling til privatpersoner skal via SAP/lønn.
- Studenter i praksis, husleie, send forespørsel til inng-faktura@admin.uio.no
- Fakturaer med gyldig format PDF, blir automatisk videresendt til tolke og verifiseringsprogrammet for behandling før import til fakturasystemet.Kun ett PDF vedlegg pr innsending, flere PDF vedlegg i samme e-post medfører stopp og forsinkelser før faktura kan distribueres.
- Ugyldige formater, alle unntatt PDF, blir ikke behandlet eller returnert.
- Tekst eller lenke i epost blir ikke lest/behandlet.
- Vedlegg til faktura som ligger i separat fil ved innsendelse blir ikke behandlet/koblet sammen med fakturaen, vedlegg må ligge i samme fil som fakturaen (side 2-3).
- Fakturaer må være påført referansekode, bestillingsnummer/ordrenummer eller 8-sifret koststed, uten referansekode kan ikke faktura sendes til behandling.
- Innsendt i format PDF returnerer auto svar, hvis det er PDF vedlegg i e-post.uten vedlegg i riktig format eller e-post uten vedlegg blir forkastet og aldri behandlet/lest.