Del 1 Generelt
Pkt. 1 Virkeområde
Retningslinjene gjelder ved ansettelse rekrutteringsstillinger.
Rekrutteringsstillinger omfatter vitenskapelig assistent, stipendiat, spesialistkandidat og postdoktor.
Pkt. 2 Ansettelsesperiode
Rekrutteringsstillingene ansettes på åremål med hjemmel i
- Ansettelse for vitenskapelig assistent er inntil to år
- Ansettelsesperiode for stipendiat er tre til fire år
- Ansettelselsesperiode for spesialistkandidat er to til fire år
- Ansettelsesperiode for postdoktor er tre til fire år
Ved ansettelse pÃ¥ deltid forlenges Ã¥remÃ¥lsperioden tilsvarende. Det er ikke anledning til Ã¥ planlegge gjennomføring av ph.d.-utdanningen med en progresjon som gir lengre studieløp enn 6 Ã¥r, jf. Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ § 5.3.
Ingen kan være ansatt i mer enn én åremålsperiode i samme stillingskategori ved samme institusjon.
Personer som har vært ansatt som stipendiat eller har oppnådd doktorgrad kan ikke ansettes som vitenskapelig assistent.
Kunnskapsdepartementet har uttalt at en som har avlagt doktorgraden innen et fagområde ikke kan ansettes på nytt i en slik stilling for å gjennomføre nok en doktorgradsutdanning innen fagområdet.
Pkt. 3 Habilitet
Bestemmelsene om habilitet i forvaltningsloven § 6 gjelder for alle ledd i ansettelsesprosessen.
Det bør klargjøres at ingen i ansettelsesprosessen har nær tilknytning til noen av søkerne eller har særlig fordel eller ulempe av å vurdere noen av dem, jf. forvaltningsloven § 6. Et hvert kjennskap til en søker medfører imidlertid ikke inhabilitet. Ved oppnevning av komiteer skal man være oppmerksom på veilederforhold, nært faglig samarbeid og medforfatterskap. Omfanget av samarbeid og hvor nært det er i tid er relevante momenter i habilitetsvurderingen. Medlemmene av komiteen skal opplyse om slike forhold.
Både de som oppnevner komiteer og de som oppnevnes har ansvar for å si fra om det er særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til de sakkyndiges upartiskhet. Slik vurdering vil alltid være skjønnsmessig. Hvis komiteen har diskutert habilitet bør de redegjøre kort for diskusjonstema og konklusjon. Ved tvil eller ved inhabilitet kontaktes fakultetet for videre oppfølging.
Del 2 Utlysning
Pkt. 4 Kunngjøring av rekrutteringsstillinger
Ledige stillinger skal normalt kunngjøres offentlig.
UiO forutsetter internasjonal kunngjøring av postdoktor- og stipendiatstillinger, der ikke stillingens karakter tilsier noe annet.
Ansettelsesmyndigheten eller den som bemyndiges kunngjør rekrutteringsstillinger. Hvis ansettelsesmyndigheten delegerer kunngjøring av rekrutteringsstillinger, skal det dokumenteres hvem som har fått delegert myndighet.
Opplysninger som kunngjøringen skal inneholde gÃ¥r fram av UiOs kunngjøringsmaler. ³§Ã¸°ìerne kan i første omgang inviteres til bare Ã¥ sende inn en kort, begrunnet søknad med forslag til prosjekt og CV med evt. publikasjonsliste. Denne alternative prosedyren kan være aktuell nÃ¥r det er et stort søkergrunnlag. Se Pkt. 8 om bruk av sorteringskomité.
Krav om at søkeren må legge fram prosjektbeskrivelse og framdriftsplan gjelder ikke for søkere på definerte forskningsprosjekter, der prosjektsøknadenes prosjektbeskrivelser danner grunnlaget.
³§Ã¸°ìnadsfristen er minimum tre uker. Det bør vurderes i det enkelte tilfellet Ã¥ gÃ¥ utover minimumsfristen for Ã¥ gi søkerne tilstrekkelig tid til Ã¥ utarbeide prosjektbeskrivelse og for Ã¥ lette rekrutteringen av kandidater i utlandet.
Del 3 Kvalifikasjoner og arbeidsoppgaver
Pkt. 5 Kvalifikasjonskrav og vurdering av søkere
³§Ã¸°ìerne vurderes pÃ¥ grunnlag av innsendt søknad vedlagt dokumentasjon. Det skal som hovedregel benyttes intervju og referanseintervju i ansettelsesprosessen.
5.1 Vitenskapelig assistent
For ansettelse som vitenskapelig assistent kreves
- Minst ett års fullført lavere grads studier for stillingskode 1018
- Bachelor eller tilsvarende for stillingskode 1019
- Master eller tilsvarende for stillingskode 1020
Formålet med stillingen er å gi grunnlag for en videre akademisk karriere, gjennom arbeidsoppgaver som gir innsikt i og erfaring med vitenskapelig eller kunstnerisk arbeid og metode.
Ved vurdering av søkere til vitenskapelig assistent-stilling skal det legges vekt på kjennskap til relevant teori og metode, relevant praksis samt forutsetninger for å gjennomføre arbeidsoppgavene som ligger til stillingen.
5.2 Stipendiat
For ansettelse som stipendiat kreves opptak i et doktorgradsprogram, eller at det foreligger en forpliktende avtale om opptak. For opptak kreves femÃ¥rig mastergrad, eller tilsvarende utdanning som fakultetet har godkjent, jf. Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡.
Formålet med stillingen er oppnådd doktorgrad, samt bidrag til at den ansatte kvalifiserer seg for relevante karrierer ved høyere utdannings- og forskningsinstitusjoner og andre sektorer i arbeidslivet der forskningskompetanse kreves.
Ved vurdering av søkerne til stipendiatstillinger skal det legges vekt på deres forutsetninger for å gjennomføre forskerutdanningen. Vurderingen baseres i første rekke på dokumenterte kvalifikasjoner og prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. kunngjøringen), prosjektkvalitet, prosjektets gjennomførbarhet og personlig egnethet.
5.3 Postdoktor
For ansettelse som postdoktor kreves doktorgrad.
Formålet med stillingen er å opparbeide seg en forskerprofil og kompetanse som gjør vedkommende kvalifisert for å søke stilling som førsteamanuensis. Stillingen kan i tillegg gi annen kompetanse med relevans for postdoktorens videre karriere.
Ved vurdering av søkerne til postdoktorstillinger skal det legges vekt på dokumenterte faglige kvalifikasjoner, prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. kunngjøringen), prosjektkvalitet, prosjektets gjennomførbarhet og personlig egnethet.
Pkt. 6 Arbeidsoppgaver/karrierefremmende arbeid
For stipendiater og postdoktorer som ikke kan dokumentere ferdigheter i norsk, svensk eller dansk på nivå A2 ved ansettelse, skal institusjonen tilby norskopplæring iht. gjeldende regler.
For stipendiat skal ansettelsesperioden omfatte tre år med ren forskerutdanning, jf. forskriften § 3-19. Normal åremålsperiode ved UiO er fire år med 25 prosent annet karrierefremmende arbeid tillagt stillingen.
For postdoktor er hovedregelen ved UiO at annet karrierefremmende arbeid begrenses til 25 prosent av stillingen, for å unngå at forskningsprogresjonen hindres. Dersom postdoktoren ikke allerede har utdanningsfaglig kompetanse som innfrir kravene til en stilling som førsteamanuensis, skal det legges til rette for at slik kompetanse opparbeides i løpet av ansettelsesperioden.
Annet karrierefremmende arbeid dreier seg om arbeid som gir relevant kunnskap for videre karriereløp, ut over egen forskning og opplæringsdelen som inngår i ph.d.-programmet. Arbeidet som pålegges skal støtte opp under formålet med stillingen. Arbeidet inngår i stillingen og utføres for UiO.
Eksempler på hva som kan inngå som annet karrierefremmende arbeid:
- Undervisning, laboratorie- og øvingsundervisning, veiledning og eksamensarbeid
- Norskkurs
- Kurs i universitetspedagogisk basiskompetanse
- Bidra med innsamling og tilrettelegging av materiale for undervisningen
- Gi opplæring i bruk og drift av forskningsinfrastruktur
- Bistå andre forskere eller forskergrupper i forskningsarbeid av ulik art
- Delta i annet kvalifiserende arbeid ved instituttet/enheten, som formidlings-, utstillings- og samlingsarbeid, bibliotek-, konsulent- og utredningsarbeid
- Klinisk virksomhet
Del 4 Komiteer
Pkt. 7 Krav til sammensetning av komiteer i rekrutteringsprosesser
I vurderingsprosessen kan det være aktuelt med bruk av én eller flere av de komiteene som er nevnt under i pkt. 8-10.
Krav til oppnevnelsen:
- Sammensatt i forhold til stillingskravene i kunngjøringen
- Minst tre medlemmer
- Minst to bør ha kompetanse på det aktuelle stillingsnivå
- Begge kjønn skal være representert
Pkt. 8 Bruk av sorteringskomite
Når det forventes mange søkere til en stilling, kan det være praktisk å bruke en sorteringskomité.
Sorteringskomiteen oppnevnes av innstillende myndighet eller den som bemyndiges, og er et forberedende organ for videre saksbehandling.
Sorteringskomiteens oppgave er å gjennomgå de innkomne søknadene og velge ut fra fem til ti av de mest interessante søkerne. Disse inviteres til å sende inn fullstendig søknad vedlagt utvalgte publikasjoner.
Sorteringskomiteen har to valg:
- Konkludere med at det er for få/ingen kvalifiserte søkere, at stillingen bør kunngjøres på nytt eller at den ikke bør kunngjøres på nytt på nåværende tidspunkt.
- Gi et kort, begrunnet forslag om hvilke søkere som er aktuelle og bør gå videre i prosessen, uten å foreta noen form for rangering. Det skal gis en summarisk begrunnelse for hvorfor uaktuelle søkere ikke går videre i prosessen.
Hvis sorteringskomiteen er i tvil om at en søker er aktuell, bør søknaden alltid inkluderes. Alle søknader oversendes imidlertid til de sakkyndige/ innstillingskomité eller tilsvarende, som står fritt til å vurdere flere søknader enn de sorteringskomiteen finner aktuelle.
Sorteringskomiteen skal i sitt arbeid være oppmerksom på UiOs målsetning om bedre kjønnsbalanse og større mangfold i vitenskapelige stillinger.
Pkt. 9 Bruk av sakkyndig komite
Universitets- og høyskoleloven stiller ikke krav om sakkyndig komite ved ansettelse i rekrutteringsstillinger, men det kan være aktuelt både ved stipendiat- og postdoktorstillinger.
Innstillende myndighet eller den som bemyndiges kan oppnevne en sakkyndig komite til Ã¥ vurdere søkernes faglige kvalifikasjoner. ³§Ã¸°ìerne skal i slike tilfeller fÃ¥ tilsendt den sakkyndige vurderingen, med mulighet til Ã¥ komme med merknader.
Pkt. 10 Bruk av innstillingskomite
Innstillende myndighet eller den som bemyndiges kan oppnevne en innstillingskomité på tre til fem personer til å vurdere de faglige kvalifikasjonene og personlig egnethet for stillingen. Gruppen foretar intervju og innhenter referanser og kommer med en anbefaling overfor innstillende myndighet.
Del 5 Ansettelse og forlengelse
Pkt. 11 Innstilling
Innstillingsorgan skal være i henhold til regler for styringsorganer (Normalregler for fakulteter og Normalregler for institutter, reglement for museene, fakultetenes administrasjonsreglementer og sentrenes regler m.m.).
Innstillende myndighet skal finne frem til den av søkerne som ut fra en helhetsvurdering er best kvalifisert for stillingen, og fremme forslag til vedtak overfor ansettelsesorganet.
Det skal gis et skriftlig forslag til innstilling på bakgrunn av
- kunngjøringsteksten og stillingsbeskrivelsen
- eventuell sakkyndig vurdering
- eventuelt forslag fra innstillingskomité
- referat fra intervjuer og innhentede referanser
Det skal som hovedregel innstilles minst tre søkere i prioritert rekkefølge.
Er det dissens i innstillingsorganet, skal de forskjellige standpunkter begrunnes og protokoll som viser stemmegivningen følge saken.
Innstillende myndighet skal sørge for at saksbehandlingen er gjennomført i henhold til gjeldende lov- og regelverk og bes være oppmerksom på UiOs målsetning om bedre kjønnsbalanse og større mangfold i vitenskapelige stillinger, og skal vurdere om det er grunnlag for positiv særbehandling.
Pkt. 12 Ansettelse
Ansettelsesorgan skal være i henhold til regler for styringsorganer (Normalregler for fakulteter, Normalregler for institutter, fakultetenes administrasjonsreglementer, reglement for museene og sentrenes regler m.m.).
Ansettelsesorganet avgjør i siste instans hvem av de innstilte søkerne som er best kvalifisert og skal få tilbud om stillingen. Ansettelsesorganet skal påse at saksbehandlingen har vært forsvarlig og i tråd med gjeldende regelverk, at likestillingshensyn er ivaretatt og at kvalifikasjonsprinsippet er fulgt.
NÃ¥r ansettelsesorganet har fattet vedtak om hvem som skal ansettes, skal det i tillegg til arbeidsavtale utarbeides enkelte supplerende dokumenter for den som ansettes i rekrutteringsstilling.
For rekrutteringsstillinger som er knyttet til et prosjekt, skal den ansatte og institusjonen utarbeide en beskrivelse av prosjektet og en realistisk framdriftsplan for gjennomføring av prosjektet senest tre måneder etter tiltredelse i stillingen, jf. § 3-16.
For stipendiater og postdoktorer skal det i tillegg utarbeides en karriereplan, jf § 3-18 og § 3-19.
Pkt. 13 Permisjoner og forlengelse av åremålsperiode
Forskriften sier følgende om permisjoner og forlengelse av åremålsperiode:
§ 3-17 Permisjoner og forlengelse av åremålsperioden
Permisjoner og redusert arbeidstid som den ansatte har krav på etter lov eller tariffavtale, og sykefravær, gir rett til forlengelse av åremålsperioden. Det samme gjelder for sentrale lederverv i organisasjoner knyttet til stillingene.
Institusjonene kan gi permisjon for fravær på grunn av kortvarige vikariater i undervisnings- og forskningsstillinger og for utenlandsstipendopphold og lignende, når dette kan skje uten å redusere framdriften med maks et halvt år i postdoktorprosjektet, doktorgradsutdanningen eller spesialistutdanningen. Ansettelsesperioden skal forlenges tilsvarende.
Institusjonene kan i særskilte tilfeller forlenge åremålsperioden ved uforutsette hindringer relatert til arbeidet, som ikke kan lastes den ansatte.
Institusjonene kan forlenge åremålsperioden opp til den maksimale tidsrammen i universitets- og høyskoleloven § 7-6 tredje ledd dersom omfanget på annet karrierefremmende arbeid er blitt økt vesentlig etter oppstart i stillingen.
For lønnet permisjon etter første ledd, beregner UiO forlengelsen slik at den dekker uttak av opptjent ferie i forlengelsesperioden. Dette er ikke forlengelse for avviklet ferie i forbindelse med permisjon, men en beregning som sikrer at den ansatte kan avvikle opptjent ferie også påfølgende år uten at det går på bekostning av de tre årene som er forbehold arbeid med doktorgradsprosjektet.
Rammer for permisjoner og fravær iht. hovedtariffavtalen er konkretisert i . Se også UiOs nettsider om permisjon.
Forlengelser etter første og andre ledd foretas av administrasjonen.
Forlengelser etter tredje og fjerde ledd vedtas av ansettelsesorganet eller den som bemyndiges. Hvis ansettelsesmyndigheten delegerer behandling av forlengelser, skal det dokumenteres hvem som har fått delegert myndighet.
For forlengelser etter tredje ledd skal det sannsynliggjøres at forskningsprogresjonen har blitt hindret i betydelig grad, og at prosjektet vil kunne gjennomføres innen forlengelsestiden utløp.