Før du melder HMS-avvik
Hva er HMS-avvik
HMS-avvik er hendelser hvor:
- Krav fastsatt i HMS-regelverket eller interne krav, ikke er blitt fulgt
- Arbeidsrelaterte episode der hendelsen har ført til, eller kunne ha ført til, mén eller redusert helse eller skader på menneske, miljø eller materiell (ulykke/nestenulykke)
Hva skal en melding om HMS-avvik inneholde
Som minimum må en melding om et HMS-avvik inneholde følgende:
- En tittel som kort beskriver hendelsen.
- En beskrivelse som litt mer utfyllende beskriver hva som har skjedd.
- Enheten som er ansvarlig for å håndtere avviket. Som regel er dette enheten som innmelderen selv hører til.
Det er nyttig om følgende felter også blir fylt inn, men disse er ikke obligatoriske:
- Det er mulig å legge ved filer som vedlegg. For eksempel et bilde som viser hva som har skjedd.
- Informasjon om hva som kan ha vært årsaken til HMS-avviket.
- Hvilke konsekvenser HMS-avviket har hatt.
- Om det allerede er gjort noen tiltak
- Om du har forslag til tiltak som bør gjennomføres.
Hva skal en melding om HMS-avvik ikke inneholde
Mengden personopplysninger skal holdes lav og saker skal anonymiseres.
- Ved innmelding av personskader skal det ikke stå hvem som har skadet seg eller detaljert informasjon om diagnoser eller behandling. Det er tilstrekkelig å beskrive at en person har skadet seg, hvor alvorlig skaden er og hvordan skaden oppsto. Saksbehandler og leder vil ta kontakt med innmelder for å få informasjon som er nødvendig for å følge opp den skadede.
Dersom en sak inneholder personopplysninger vil saksbehandler anonymisere saken.
Melding av HMS-avvik på vegne av andre
Det er mulig å melde inn HMS-avvik på vegne av andre. Dette kan for eksempel være relevant i følgende situasjoner:
- En student har skadet seg på lab, i klinikk eller på feltarbeid (situasjoner hvor studenten er underlagt arbeidsmiljøoven)
- Arbeidsfordelingen i et team er lagt opp slik at det er en person som melder inn HMS-avvik på vegne av teamet.
- Dersom en ansatt synes det er ubehagelig å melde fra selv, så kan for eksempel et verneombud eller en HMS-koordinator melde inn "På vegne av en kollega" slik at meldingen i praksis blir anonymisert.