̽»¨¾«Ñ¡

Representanter fra arbeidstakersiden:

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen

Personaldirektør Irene Sandlie

Eiendomsdirektør John Skogen

Dekan Aud V. Tønnessen (Det teologiske fakultet)

Cecilie Wingerei Lilleheil (Forskerforbundet), Leder av AMU

Hovedverneombud Hege Lynne

Sarah Younes (hovedtillitsvalgt Akademikerne)

Natalia Zubillaga NTL

Asle Fredriksen (hovedtillitsvalgt Parat)

Representanter uten stemmerett:

Enhet for BHT:  Leder av BHT Bjørnar Vold-Sarnes

Forfall:

Dekan Frode Helland (Det humanistiske fakultet)

LMU- og studentrepresentant: Oline Marie Sæther

°¿²ú²õ±ð°ù±¹²¹³Ùø°ù±ð°ù:

Enhet for HMS og beredskap: Johan Løberg Tofte, Elin Agathe Hult

Referent: Krenar Badivuku

SAKSLISTE

Referat fra møte 3/21

Referatet er godkjent.

ORIENTERINGSSAKER

Evaluering og læring - Beredskap og drift under pandemien

Seniorrådgiver fra EIR Cecilie Thorberg presenterte rapporten Evaluering og læring – Beredskap og drift under pandemien.

Cecilie gikk systematisk gjennom bakgrunnen og formålet med revisjonen fra EIR. Formålet med revisjonen har vært å finne læringspunkter ved organisasjonens forbyggende beredskapsarbeid, krisehåndtering og drift i unntakstilstand.

Cecilie gikk gjennom metodikken til EIR i gjennomføringen av revisjonen. Et viktig element har vært evaluering fra ulike nivåer. Denne evalueringen er blitt hentet gjennom spørreundersøkelser.

Rapporten konkluderer med at Universitetet i ̽»¨¾«Ñ¡ har klart seg godt gjennom pandemien, takket være stort engasjement, god samhandling og ekstraordinær innsats fra hele UiO.

Anbefaling etter rapporten er at Universitetsdirektør og HMSB vurderer rapporten og forslagene til tiltak i samarbeid med fakultetene, foreslår eventuelt andre tiltak, og følger opp gjennomføringene i en handlingsplan.

Presentasjonen fra EIR.

Oppfølging av evalueringsrapporten fra EIR

Seksjonsleder for HMS og beredskap Johan Løberg Tofte orienterte om oppfølgingen av evalueringen og læringsrapporten som er utarbeidet av EIR.

Johan presenterte de ulike oppfølgingstiltakene fra EiR og gikk detaljert gjennom betydningen av disse for UIO. En handlingsplan for gjennomføring av tiltakene vil bli diskutert i sentral beredskapsledelse den 16. desember.

Ingen i landet var forberedt på denne typen pandemi og rapporten viser at det er mange ved UiO som har utvist en enorm vilje til å bidra i en krevende tid. Videre informerte Johan om at HMSB i 2021 for første gang har gjennomført beredskapsøvelser hos alle fakultetene i 2021 så det er tydelig at fakultetene ønsker å sette av tid til å trene krisehåndtering. HMSB oppfordrer samtlige fakulteter til å fortsette å sette av tid til slike øvelser og forklarer at fakultetene selv kan komme med innspill til tema for øvelser og det tas også utgangspunkt i ROS-analysene ved gjennomføringen av slike øvelser.

AMU takker for en god evalueringsrapport og en god presentasjon rundet den videre oppfølgingen. Det er enighet om at det er mye som er veldig bra samtidig som rapporten viser ting som UiO må ta tak i videre. Revisjon har hatt et fokus på det systemiske og hvordan systemene vår egner seg. Hovedverneombudet påpeker viktigheten av at man også følger opp enkeltpersoner og grupper som har hatt det vanskelig under pandemien. ARK og PULS-undersøker blir nevnt som viktige for å følge opp de ansatte i forbindelse med pandemien.

Det er enighet om at dette er viktig å se på oppfølgingen av dette arbeidet på et nytt AMU-møte i 2022.

HMSB sin presentasjon om oppfølgingen av EIR-rapporten.

Oppdatering pÃ¥ status rundt asbestprosjektet  

Eiendomsdirektør for Eiendomsavdelingen John Skogen orienterte rundt status på asbestprosjektet.

Det pågår to prosjekter i forbindelse med Asbest i Eiendomsavdelingen. Bakgrunnen for prosjektene er tidligere funn av asbest i Kristine Bonnevies hus. Det pågår et fysisk arbeid i Kristine Bonnevies hus og det andre prosjektet går ut på utarbeidelse av rutiner for arbeid i bygg det er asbest.

I Kristine Bonnevies hus er det etablert en metodikk hvor hele bygget gÃ¥s gjennom med 8 soner i hver etasje.  Det innebærer mye opprydding, rengjøring og deretter skal det forsegles med sparkling og maling. Arbeidet i 2. etasje er ferdig og noen soner i 3. etasje er igangsatt. Det har vært et godt samarbeid mellom Eiendomsavdelingen og MatNat sÃ¥ langt.

EA er i gang med rutiner og prosedyrer for bruk av byggene. Det er foreløpig avsatt en stilling i EA for dette og arbeidsgruppen består av representanter fra MatNat Bedriftshelsetjenesten og HMSB. Det er EA som har gårdeieransvar, men bruker har et arbeidsgiveransvar og så er det naturlig at HMSB og BHT involvert i tillegg til verneombud som også holdes orientert. Første fase kommer til å gå til 1. kvartal 2022. Det er laget et mandat som arbeidsgruppen jobber etter.

Hovedverneombudet Hege Lynne påpeker viktigheten av at AMU blir holdt løpende orientert om status på disse asbestprosjektene. AMU er enige om at dette settes på agendaen i 2022.

LAMU-seminar 2022

Leder for AMU, Cecilie Wingerei Lilleheil orienterte kort om LAMU-seminaret.

Seminaret tar sikte på å holdes på samme sted som sist i Ullevål Meet sine lokaler. Tidspunktet og konkret plan kommer arbeidsgruppen for LAMU-seminaret tilbake til.

Tentativt program for LAMU-seminaret er foreslått: Del 1 - hvorfor har vi AMU/LAMU og hvordan få AMU/LAMU til å fungere. Del 2 - hvordan få et bedre arbeidsmiljø og hvordan i større grad bruke verdensdagen for Psykisk helse i forbindelse med dette arbeidet. Arbeidsgruppen kommer tilbake til et mer konkret program.

AMU takker for orientering og ser frem til holdes løpende orientert om dette arbeidet.

Arbeidet med trusselhåndtering ved UiO

Seniorrådgiver fra HSMB Kenneth Nielsen orienterte om arbeidet med trussel håndteringer ved UiO.

Det jobbes med å få laget policy og prosedyrer i et samarbeid mellom HMSB, AP og BHT i forbindelse med trusselhåndteringer ved UiO.

Kenneth gikk gjennom litt av bakgrunnen for dette. Mye av det som oppleves hos de ansatte som trusler går mer innunder kategorien sjikane, hest ol. Det er derfor viktig at det foreligger informasjon om dette til ledere. Mens trusler håndteres med et securityfokus blir sjikane ofte en HR-sak. Det er derfor viktig å få plass gode rutiner og informasjon slik at ledere ved UiO kan ha en mest mulig ensartet og kvalitetssikker håndtering av ulike saker. Det kan også være en betydelig kostnad knyttet til håndtering av trusler. AMU takker for en god orientering av arbeidet med trusselhåndteringer ved UiO. AMU er enige om at det er viktig at trusler blir håndtert på en god måte og at det økonomiske aspektet ikke skal være til hindring for dette.

HMS-opplæring ved UiO

Seniorrådgiver fra HMSB Elin Agathe Hult orienterte om status på HMS-kurs ved UiO.

Da pandemien inntraff gikk HMSB til anskaffelse av digitale kurs fra Munio for å kunne ha et kurstilbud for ansatte ved UiO. Dette har vært et midlertidig kurs for å kunne overholde krav om å levere lovpålagte HMS-kurs. HMSB vil fremover utvikle egne kurs både med tanke på det lovpålagte 40-timers HMS-grunnkurset og HMS-kurset for ledere. Det er viktig at disse kursene er tilpasset UiO og vår virksomhet slik at kursene blir mest mulig relevante for våre ansatte.

Det er enighet om at dette er viktig ̽»¨¾«Ñ¡ fremover bør ha et fokus pÃ¥ at alle som skal ta dette kurset gjør det. AMU ønsker Ã¥ ta følge opp status rundt arbeidet med HMS-kursene og sette dette opp som en sak i AMU-2 i 2022.

Presentasjon om status HMS-opplæring

DISKUSJONSSAK

AMU-møter i 2022

Leder av AMU Cecilie Wingerei Lilleheil legger frem forslag til møtedatoer for 2022:

• 7/3, 9-12
• 30/5, 9-12
• 19/9, 9-12
• 21/11, 9-12

Ved behov kan vi sette opp flere møter, men dette er forslaget til de fire første.

AMU støtter forslaget.

ORIENTERINGSSAKER

Faste orienteringssaker

1. Aktuelt fra hovedverneombudet

Flere av verneombudene er bekymret for ansatte som sliter med stort arbeidspress og dobbeltarbeid i forbindelse med integreringen av BOTT-DFØ.

Hovedverneombudet ønsker at AMU vurderer hvor hyppig det bør gjennomføres arbeidsmiljøundersøkelser av typen ARK ved UiO. Det er ulik praksis ved UiO og hovedverneombudet ønsker således at AMU kan komme med en anbefaling i forhold til hyppighet. AMU er enige om at dette settes opp som en diskusjonssak til våren

2. Aktuelt fra universitetsdirektøren

Universitetsdirektør Arne Benjaminsen orienterte rundt aktuelle omrÃ¥der ved UiO. Det kommer en forskrift om mulighet for bruk av koronasertifikat. ̽»¨¾«Ñ¡ kommune har gitt utrykk for at det ikke er aktuelt foreløpig og myndighetene anbefaler ikke dette i undervisningssituasjoner. Eksamen i Silurveien gjennomføres med minimum 1 meters avstand. UiO følger nøye med pÃ¥ situasjonen rundt korona og tilpasser sin virksomhet etter behov og eventuelle nye føringer fra myndighetene.

Budsjettforhandlingene til regjeringen og beregning av pensjon kan gi UiO et reelt kutt og det vil føre til at det må gjøre en sen refordeling. Dette kuttet forhandles det fortsatt om i regjeringen.

Endring til BOTT-DFØ har vist seg å være en krevende for både brukere og ansatte. UiO har tett kontakt med DFØ og de andre universitetene. NTNU utsetter oppstart i ett år og det kan være positivt ettersom DFØ får bedre kapasitet til å hjelpe UiO. UiO innfører ikke noen nye personalforvaltningssystemer og kun det nødvendige vil bli prioritert.

Klimastrategien legges frem for universitetsstyret som en diskusjonssak nå og som vedtakssak i februar 2022.

3. Aktuelt fra bedriftshelsetjenesten

Leder for Bedriftshelsetjenesten Bjørnar Vold-Sarnes orienterte kort fra BHT. Det er en del arbeid knyttet til oppfølging av pandemien. Bedriftshelsetjenesten får noen tilbakemelding om manglende felles forståelse for hjemmekontorarbeid. Det kan se ut til at informasjonen ikke har nådd langt nok ned i organisasjonen. Bedriftshelsetjenesten planlegger å være i normalmodus til 2022.

4. Aktuelt fra HMSB
5. Aktuelt fra Eiendomsavdelingen
6. Aktuelt fra Læringsmiljøutvalget
7. Referat fra lokale arbeidsmiljøutvalg: Referater pÃ¥ nett  

DISKUSJONSSAK

Egenevaluering av AMU

Leder for AMU ønsket å høre om hvordan har fungert det siste året og det eventuelt er noe som bør gjøres annerledes.

AMU er enige om dette møtet er viktig for arbeidsmiljøet ved UiO. AMU bør fokusere på å få de ulike LAMUene til å gjennomføre de faste møtene da blir bekymret for at dette ikke blir prioritert godt nok over alt. Det bør også vurderes om det nok rom for diskusjoner av fokusområder. AMU er enige om at det kan fornuftig å variere mellom å fysiske møter og møter via Zoom. Ofte er det slik at mange av representantene i AMU løper mellom møter og således kan videomøter være praktisk. Det bør også vurderes om det skal sendes ut sakspapirer i forkant dersom diskusjonene blir for lange. Representantene i AMU er enige om at man alltid bør ha en tanke rundt hva som er hensikten med AMU beslutninger og funksjonen til utvalget. Tanken er at beslutninger fra AMU skal spre seg ut til arbeidsmiljøet og det er således viktig å utfordre seg selv på om dette skjer i praksis.

Leder for AMU Cecilie Wingerei Lilleheil takker for gode innspill og poenger som tas med videre.

Eventuelt

Hovedverneombudet Hege Lynne informerte om en person ved UiO som hadde fÃ¥tt beskjed om at behovet for databriller kan være avhengig av alder og ̽»¨¾«Ñ¡ sÃ¥ledes mÃ¥ være restriktive med Ã¥ innvilge slike søknader. Hege pÃ¥peker at det er viktig at slike misforstÃ¥elser ikke skjer da samtlige arbeidstakere har krav pÃ¥ databriller.

Universitetsdirektøren foreslÃ¥r at Hovedverneombudet sender denne aktuelle saken til AP. AMU er enige om at det er viktig at regelverket rundt databriller blir fulgt.