Opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom nominasjons- og 厂酶办nadsweb

Opptak av studenter som kommer p氓 ordin忙r semesterutveksling via Erasmus+, Nordplus/Nordlys, UiO- og andre bilaterale avtaler gj酶res gjennom Nominasjons- og 厂酶办nadsweb. Det er partnerinstitusjonen som nominerer studenter til UiO i nominasjonsweb, og studentene fullf酶rer deretter s酶knaden i 厂酶办nadsweb.

Opptaket av innreisende utvekslingsstudenter koordineres av Seksjon for studiekvalitet (SK), mens saksbehandlingen er delt mellom fakulteter/enheter og SK.

Om nominasjonsweb

Nominasjonsweb brukes til nominasjon, og ikke til s酶knad. Dvs. det er UiOs registrerte partnerinstitusjoner som nominerer studenter de har tatt opp til utvekslingsopphold p氓 UiO, via inng氓tte utvekslingsavtaler de har med enhet p氓 UiO (institutt/fakultet/sentralt).
Nominasjonsweb brukes hovedsaklig til nominasjon av studenter som kommer p氓 semesterutveksling, og som skal ta emner som skal innpasses i studier ved hjemmeinstitusjon.
Studenter som skal v忙re p氓 kort opphold (korttidssmobilitet, og/eller Erasmus+ BIP, etc.), og som ikke kommer til semesterstart (feks. sommerskole), kan ikke nomineres gjennom nominasjonsweb.
PhD-studenter skal ikke ha studentstatus og b酶r ikke nomineres gjennom nominasjonsweb. Se .

I nominasjons-og 厂酶办nadsweb foretas opptak av innreisende utvekslingsstudenter p氓 bachelor- og masterniv氓 to ganger i 氓ret. Felles frister for nominasjon, og for p氓f酶lgende fullf酶ring av s酶knad i 厂酶办nadsweb, er:

- 1. mai for start i h酶stsemesteret (august),

- 15. oktober for start i v氓rsemesteret (januar).

OBS: Nominasjonsweb brukes kun til UTV-INN-opptaktet som administreres av Seksjon for studiekvalitet/SADM (til forskjell fra 厂酶办nadsweb der forskjellige opptak kan settes opp).

Nominasjonsweb og 厂酶办nadsweb - prosess

Nominasjons- og 厂酶办nadsweb 氓pnes ca. 15. februar og 1. september for opptak til utvekslingsstudier som starter ved semesterstart i p氓f酶lgende semester (august og januar henholdsvis).
Partner som skal bruke nominasjonsweb m氓 registreres som bruker av Seksjon for studiekvalitet. Partner registreres med epost-adresse med kontakttype "NOMINATOR", og epostadresse blir da brukernavn for innlogging.
En stund etter 氓pning sender Seksjon for studiekvalitet e-post til partnere som er registrert som nominator p氓 utvekslingsavtale, med p氓minnelse om brukernavn og fremgangsm氓te (ca. medio mars / medio september, senest 1. april og 1. oktober).
Partnerinstitusjon nominerer studenter de har tatt opp til utveksling hos UiO i nominasjonsweb. Partner som ikke har tilgang m氓 be om 氓 bli registrert som nominator. Se informasjon til partnere p氓 nettside om .
Partner oppfordres til 氓 laste opp studentenes dokumenter i nominasjonsweb, men studenter kan ogs氓 selv laste opp i 厂酶办nadsweb.
Studenter som nomineres f氓r tilsendt automatisk e-post fra FS med kvittering p氓 nominasjonen. E-posten inneholder informasjon om krav til s酶knad, hvordan man s酶ker, og lenke og passord til 厂酶办nadsweb, og ligger i FS dokumentarkiv. Passord kan ogs氓 bestilles p氓厂酶办nadsweb innloggingsside.
Studenten logger seg p氓厂酶办nadsweb og registrerer postadresse, mobilnummer, s酶knadsalternativ (fakultet og niv氓), samt emne酶nsker (i merknadsfelt). Studenten laster opp dokumenter hvis ikke partner har gjort det.
Alle studenter m氓 ha karakterutskrift vedlagt s酶knaden. Bilaterale studenter m氓 laste opp kopi av pass, og studenter p氓 bilaterale avtaler fra ikke-engelskspr氓klige land m氓 laste opp dokumentasjon p氓 tilstrekkelig engelskniv氓 ihht. gjeldende krav om dette.
Seksjon for studiekvalitet har kontakt med partnere om brukertilgang til nominasjonsweb, samt sp酶rsm氓l om prosess for nominasjon, frister, endring av brukeradgang, etc., etc..
Seksjon for studiekvalitet har kontakt med studenter ved sp酶rsm氓l om innlogging, krav, dokumenter,ev. feil i 厂酶办nadsweb, osv., osv..
Avtaleeier har kontakt med partner vedr. antall studenter/plasser, avtaletekniske forhold, valg av emner, etc.
Siste frist for nominasjon og s酶knad er 1. mai og 15. oktober hvert 氓r (frist for v氓r var 1. november tom. 2019).
SK holder systemene uoffisielt 氓pne noen dager etter fristene for sene nominasjoner, s酶knader, dokumenter, etc. (ca. til 15. mai og 20. oktober henholdsvis). Etter dette er systemet stengt og den manuelle rutinen m氓 brukes.

Nominasjoner som enhetene mottar fra partner per e-post, vanlig post eller p氓 annen m氓te, sendes til exchange-students@admin.uio.no, slik at Seksjon for studiekvalitet kan gi partneren informasjon og tilgang til nominasjonsweben.

Se nettside med informasjon til partnere:

Bruk av FS

Seksjon for studiekvalitet (SK) tilrettelegger i FS for nominasjonsweb og 厂酶办nadsweb i god tid f酶r 氓pning (oppretter opptak UTV-INN, legger inn opptaksdetaljer, tekster, studieprogrammer, samt administrer brukere, etc.).
Partnere som skal nominere m氓 v忙re registrert som brukere p氓 de aktuelle avtalene. Det er Seksjon for studiekvalitet (SK) som administrerer brukere.
SK f酶lger opp henvendelser fra partnere om brukertilgang til nominasjonsweben fortl酶pende. Henvendelser som kommer til enhetene om tilgang etc., sendes til SK p氓 exchange-students@admin.uio.no
Enhetene vedlikeholder avtalene og melder ev. endringer til SK; dvs. gyldighet, antall plasser ev. ogs氓 kontaktinformasjon, samt ved spesielle behov i forhold til tilgjengelige semestre, antall plasser, tilgjengelige studieprogram, etc..
Nominert student blir automatisk opprettet i FS med forekomst i person/student- og s酶knad samlebilde. Detaljer om nominasjonen havner i underbildet (avtale-id, eksternt og internt sted, nominator, antall semestre); klikk p氓 "Hele" i 厂酶办nad samlebilde for 氓 se disse opplysningene. Standard kvitterings-epost sendes automatisk til registrert epost-adresse og ligger deretter i studentens dokumentarkiv.
Studenten logger inn i 厂酶办nadsweb og registrerer mobilinummer og postadresse, samt velger studieprogram (basert p氓 UVT-studieprogrammene som er registrert p氓 avtalen studenten nomineres p氓). Studieprogram opprettes som s酶knadsalternativ i s酶knad samlebilde. Emne酶nsker registreres i merknadsfeltet og havner i merknadsfeltet S脴KERMERKNAD.
Adresse og mobilnummer havner i underbildet, sammen med informasjon om nominasjon (klikk p氓 "Hele" for 氓 se detaljene).
Dokumenter kan lastes opp i nominasjonsweben av partner og/eller i 厂酶办nadsweb av studenten, og blir liggende i studentens dokumentarkiv.
SK kvalitetssikrer data frem til s酶knadsfristen og kj酶rer deretter rutiner i FS som bestiller snr, kvalifiserer studentene og gir dem tilbud samt automatisk ja-svar. Deretter produseres og publiseres opptaksbrev til dokumentarkiv, og epost med standardinfo om opptak mm. sendes ut. Det blir kj酶rt rutiner enkeltvis for etterslengere som blir klare etterhvert.
SK overf酶rer de kvalifiserte studentene til utvekslingsperson-bildet med rutine 159.001, samt f酶lger opp snr, oppretter som student og tildeler studierett.
SK bestiller kj酶ring av rutine for oppretting av registerkort (fritak for semesteravgift) samt oppretting av realfagsprofil fra Seksjon for digitale tjenester (DIG) slik at dette er p氓 plass f酶r Studentweb 氓pner 1. juni og 1. desember. Suppleringsrunder kj酶res ved behov. Se ogs氓
Enhetene kan bruke 厂酶办nad samlebilde til saksbehandling, samt Utvekslingsperson-bildet etter at studentene er overf酶rt dit (ca. en uke etter s酶knadsfristene).
Enhetene kan ogs氓 bruke rapportene 101.001, 170.001, 171.001 mfl. til 氓 ta ut oversikter over s酶kere og emne酶nsker.

Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av de forskjellige bildene og rapportene i FS.

For detaljer rundt tilrettelegging i FS og hvem gj酶r hva og n氓r, se 氓rshjul for utveksling.

Saksbehandling

Seksjon for studiekvalitet (SK) f酶lger med p氓 nominasjoner og s酶knader i FS (厂酶办nad samlebilde) fortl酶pende. SK purrer p氓 de studentene som ikke har s酶kt, lastet opp dokumentasjon eller skrevet inn emne酶nsker ca. 1 uke f酶r fristene.
SK sjekker de opplastede dokumentene for (studenter p氓 bilaterale avtaler fra ikke-engelskspr氓klige partnerinstitusjoner i Asia, S酶r-Amerika og Afrika). NB:
- Studenter via Erasmus+, EEA og bilaterale avtaler med engelskspr氓klige partnerinst. sjekkes IKKE for dokumentasjon p氓 engelsk.
- Avtaleeier m氓 selv sjekke dokumentasjon p氓 engelsk for studenter som er nominert p氓 avtaler der det er fastsatt egne krav for dette.
Avtaleeiere saksbehandler sine s酶kere ifht. til 酶nskede emner fortl酶pende fra opptaket 氓pner. Se veiledning for emneavklaring
Avtaleeiere m氓 sjekke at nominerte praksisstudenter p氓 avtaler som inkluderer praksisplasser har lastet opp signert traineeship/internship agreemen, og kontakte partner ved sp酶rsm氓l/avklaringer.
Avtaleeiere kan sette N p氓 "Kan behandles" i 厂酶办nad samlebilde p氓 studenter som av en eller annen grunn ikke skal ha opptak.
Ca. en uke etter fristen generer SK opptaksbrev fra FS som lagres i studentens dokumentarkiv (generelt opptaksbrev uten informasjon om fagtilh酶righet, f酶r emnene er avklart). Se 氓rshjul for utveksling
Samtidig sender SK e-post til studentene med beskjed om at opptaksbrev finnes i 厂酶办nadsweb og med lenker til praktisk informasjon for nye studenter p氓 nettsidene. Se mottak og oppf酶lging
Det gis normalt ikke anledning til utsatt studiestart eller betinget opptak.
厂酶办nadsfristene praktiseres strengt, og s酶kere som kommer etter fristen omfattes ikke av boliggarantien.

I opptaksbrevet st氓r det at man har f氓tt opptak som utvekslingsstudent til UiO, og at emne酶nsker er oversendt fakultetene for vurdering. Alle som har emne酶nsker som IKKE kan innvilges av ulike 氓rsaker (de oppfyller ikke forkunnskapskrav osv.) skal kontaktes av avtaleeier p氓 et tidlig nok tidspunkt til at de kan f氓 tilbud om andre emner. Se eget punkt om emneavklaring.

Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av avtalebildet og rapporter.

Emnevalg- og avklaring

Det er fakultetene som har ansvar for emneavklaring:

厂酶办erne velger studieprogram og ev. niv氓 (avhengig av hva som er lagt inn i avtalen de er nominert p氓) og oppgir hvilke emner de 酶nsker i 厂酶办nadsweb.
Fakultetet v/avtaleeier er ansvarlig for koordinering av emneavklaring for alle som ligger p氓 fakultetets studieprogram (feks. HF for HFUTV, HFUTVMAS osv.), dvs. ogs氓 for studenter fra de sentrale UiO-avtalene.
Emnevalg for studenter som har valgt studieniv氓 master og/eller emner p氓 masterniv氓 b酶r avklares f酶rst, helst i god tid f酶r opptaksbrevene sendes ut.
Avtaleeier kontakter studenter om emner som ikke g氓r, ev. om forkunnskapskrav som ikke er oppfylt, og bist氓r studenten for 氓 finne relevante emner han/hun er kvalifisert for, samt kommuniserer med studenter som har valgt masterniv氓 men som ikke er kvalisfisert for dette.
Avtaleeier/emneleverand酶r svarer p氓 alle sp酶rsm氓l omkring emnevalg fra studenter, ogs氓 p氓 andre enheters/sentrale avtaler.
Avtaleier er i dialog med emneleverand酶rer fra andre fak. for 氓 f氓 emnekabalen til 氓 g氓 opp for studenter p氓 egne avtaler, og p氓 sentrale avtaler.
Avtaleeier/emneleverand酶r legger inn avklarte emner i studentens utdanningsplan, ogs氓 p氓 sentrale avtaler.

For detaljert instruks, se egen nettside med rutiner og frister for emneavklaringsprosessen.

NB: Studenter som s酶ker via sentrale avtaler skal ha lik mulighet til plass p氓 emner som s酶kere p氓 lokale avtaler. 厂酶办ernes emnevalg b酶r avklares innen de gitte fristene, s忙rlig hvis det er snakk om popul忙re emner med liten plass.

L氓n av avtaler

Av og til f氓r man henvendelse fra studenter fra et l忙rested som har avtale(r) med 茅n eller flere enheter ved UiO, men som 酶nsker 氓 studere ved en UiO-enhet som ikke har en avtale. Studenten 酶nsker alts氓氓 "l氓ne" en utvekslingsplass. I slike tilfelle er det ekstra viktig at alle rutiner f酶lges:

Avtaleeier m氓 ta stilling til om de vil tillate slikt l氓n av avtale eller ikke, og sjekke at studentens hjemmeinstitusjon st酶tter studentens valg. Send en e-post eller ta en telefon.
Avtaleeier kontakter det fagmilj酶et studenten 酶nsker 氓 studere ved, for 氓 avklare om de kan og vil motta studenten.
I nominasjonsweb m氓 studentens hjemmeuniversitetet nominere studenten p氓 den opprinnelige avtalen. Etter nominering angir studenten sine emne酶nsker ved annen enhet i merknadsfeltet i 厂酶办nadsWeb.
Avtaleeieren f氓r i slike tilfeller mobilitetstilskuddet. Den enheten som administrerer emnene studenten tar, f氓r studiepoengene og pengene dette genererer. Se (DBH).

Studierett og emnep氓melding

UTV-programmene gir studentene tilgang til emnep氓melding til utvalgte

Enhetene m氓 selv vedlikeholde UTV-programmene. Avtaleeier/fakultet passer p氓 at alle UTV-emner er meldt inn, og at studentene har valgt riktig UTV-program.
Seksjon for studiekvalitet kj酶rer rutine for oppretting av studierett med relevant UTV-studieprogram ut i fra hvilken avtale studenten er nominert p氓 (eller ut ifra hvilket fakultet studenten har valgt i 厂酶办nadsweb, gjelder studenter p氓 sentrale avtaler (UiO-avtaler og Nordlys). Les mer om studierett for innreisende utvekslingsstudenter.
Avtaleier b酶r sjekke at studenter som har valgt masterniv氓 er kvalisfisert for dette f酶r studieretts-rutinen kj酶res. Se 氓rshjul for utveksling.
Manuell undervisnings- og eksamensoppmelding i FS skal alltid gj酶res av den enheten som administrerer emnet.

Publisert 15. mars 2013 15:46 - Sist endret 5. feb. 2025 14:50

探花精选

础谤产别颈诲蝉蝉迟酶迟迟别

Ansettelsesforhold

Drift og kontorst酶tte

Kompetanseutvikling

UiO-nettverk og lederm酶ter

Interne enhetssider