Avtalebildet i utvekslingsmodulen i FS
Alle UiOs utvekslingsavtaler skal være registrert i FS-bildet "Utvekslingsavtale" i utvekslingsmodulen. Hver avtale får en avtale-id ved oppretting, og avtalen er registrert med avtaleeiers stedkode i internt sted, og avtalepartners stedkode i eksternt sted.
Det er Seksjon for studiekvalitet (SK) som registrerer avtaler i FS. Se instruks for registrering (for SK).
Internt og eksternt sted
Dersom du ikke har avtalens avtale-id, kan du bruke internt sted eller eksternt sted til å finne avtaler. Hent fram avtalebildet fra utvekslingsmodulen i FS. Du kan søke opp både internt og eksternt sted i samme søkefelt; øverst til høyre i bildet, under "Sted".
Finne avtaler på internt sted
For å få opp alle avtalene registrert på ett internt sted, sett inn kode for stedet, for f.eks. HF: 185 - 14 - *, i feltet "Sted" og trykk enter. Da får du opp alle avtalene som er registrert på HF.
Tips: Hak av for "Kun aktive avtaler" for å kun få opp de avtalene som er gyldige pr. dags dato (og ikke avtaler som ikke lenger er gyldige).
Finne eksternt sted eller avtaler på spesifikt eksternt sted
Dersom du trenger kode for eksternt sted (et universitet el.) kan du søke på universitetets/institusjonens navn i feltet "Sted" (øverst til høyre i avtalebildet):
StÃ¥ i første feltet under Sted, sett markøren i feltet og trykk sÃ¥ Ctrl + T. I søkeboksen du fÃ¥r opp ("³§Ã¸°ì institusjoner"), kan du søke bÃ¥de pÃ¥ land og pÃ¥ sted. Du trenger ikke skrive hele navnet pÃ¥ det eksterne stedet. Trykk OK og finn og velg stedet du leter etter i lista.
For å finne registrerte avtaler med dette stedet velger du den relevante institusjonen i søkeresultatet ved å trykke "Bruk" så den kommer frem i avtalebildet, så Enter. Dersom du valgte feil sted må du gjenta prosessen. Det du har skrevet i søkefeltet blir liggende, så trykk søk på nytt og velg et av stedene. Dersom du skal søke på et nytt sted og trenger å skrive inn et nytt søkeord kan du bruke "nullstill" til å fjerne det som ligger i søkefeltet fra tidligere søk.
Tips:
- Hak av for "Kun aktive avtaler" for å kun få opp de avtalene som er gyldige pr. dags dato (og ikke avtaler som ikke lenger er gyldige).
- Du får opp søkevinduet for sted også ved å ta Ctrl + T i feltet "Eksternt sted" i utvekslingspersonbildet.
Eksempel fra avtalebildet; søk på internt eller eksternt sted i feltet "Sted":
Eksempel der det ikke er haket av for kun gyldige avtaler. Også ugyldige avtaler (ikke aktive avtaler) hentes da opp, men med et rødt kryss ved avtalen:
I bildet over har vi hentet frem UiOs avtaler med Københavns universitet.
1: For å hente opp ditt fakultet/institutts avtale må du dobbeltklikke på forekomsten i "treet" til høyre - her har vi hentet opp Medisins avtale.
2: Hver avtale har en egen avtaleid - denne gjenspeiles i utvekslingspersonbildet.
3: Hver avtale har to eller flere avtaleparter.
4: I periodefeltet ser man hvor lenge avtalen er gyldig.
5: I feltet utvekslingsprogram ser man hvilken type avtale det er; Erasmus, Bilateral osv.
"Dummy-avtaler" for gjest, Erasmus+ praksis, korttidsmobilitet, etc:
Noen avtaler kan brukes for valgfritt eksternt sted.
OBS! Avtale-id for alle som skal registreres som INDIVID-studenter er 11, avtaleid for de som reiser på Feltarbeid er 13, og for Erasmus+ praksis (ERAPRAKS) er avtaleid 16. Id for Erasmus+ korttidsmobilitet er 15.
I Utvekslingsavtalebildet vil man få opp disse DUMMY-avtalene om man søker opp hhv. avtaleid 11, 13, 15 og 16.