Bruke filter - få tak i tallene du er interessert i
Når du åpner en standardrapport så viser den ofte alle UiOs tall, eller tallene på en angitt standard, feks. ett studieprogram eller et tidsintervall. For å endre på dette endrer du på innstillingene i filterne. Du trenger ikke være redd for å ødelegge rapporten. Kun et fåtall brukere i Studieavdelingen har rettigheter til å endre på standardrapporter.
Vi skiller på to hovedfunksjoner for å filtrere:
- vanlige filtre
- dashboard actions
Vanlige filtre synes som små bokser på den siden du ser på. Klikk på de små trekantene for å åpne og endre på filterne. Du kan søke i filtrene som du ikke umiddelbart ser det du er ute etter:
Noen filtre er satt til å kunne velge kun én forekomst av gangen, som i eksempelet over. I andre filtre kan du velge flere forekomster, som flere år av gangen:
Action filtre lages som regel i dashboards slik at enkelte variabler kan fremheves visuelt. Det skal ledsages av forklarende tekst som eksplisitt forteller hvor på et dashboard du kan klikke for å få noe til å skje:
.png)
Bruke og lagre views - dine tilpasninger i en standardrapport
Når du har satt de innstillingene du ønsker i en rapportside, så kan du bevare dette ved å lagre din egen visning, et view i Tableausjargong. Du finner funksjonaliteten i arbeidslinjen øverst til høyre.
Når du klikker på View-funksjonen åpner et arbeidsvindu seg. Her setter du navn og haker eventuelt av for å gjøre visningen til din standardvisning (Make my default). Ikke gjør visningen synlig for andre. Du får allikevel mulighet til å dele lenke rett til den visningen du har laget ved behov. Dersom du har flere views vises disse i en liste under.
Dersom du vil endre på innstillingene i et eksisterende view, så klikker du på Manage Views-pilen nederst til høyre.
I Manage Views får du mulighet til å gi nytt navn (blyant), slette (søppelkassen) eller endre på om visningen er privat (standard) eller delt med alle ansatte ved UiO.
Ekskludere, inkludere, sortere
Når du holder musepeker over en visualisering, så får du opp en såkalt tooltip. Denne viser en tekst som forteller deg noe om innholdet i visualiseringen. Dersom du også klikker på en graf så får du opp tre valg:
- keep only, se bare denne grafen, eller dette datapunktet, i visualiseringen
- exclude, ekskluder denne grafen, eller dette datapunktet, fra visualiseringen
- view data, hvor du ser info om grafen i tekst
- dersom du har klikket på to grafer og holdt inne ctrl-knappen, vil du også få opp valg for å sortere variablene
Laste ned rapporter eller rapportgrunnlag til bruk utenfor Tableau
- Klikk på "Download" til høyre på skjermen.
- Velg det formatet du ønsker å laste ned rapporten i.
- Lagre det du har lastet ned på et egnet sted.
Om de forskjellige formatene
- Image er en bildefil som opprettes i .png. Filen kan bearbeides med verktøy for bildebehandling.
- Crosstab (.csv) kan brukes dersom du har behov for tallene i tabellen i excel-format. Mekr at når du lagrer vil den foreslå .txt som default, så du må aktivt endre til excel når du lagrer.
- Pdf opprettes som pdf, men du må velge landskap eller portrettvisning, samt om du bare vil ha ut ett ark eller hele arbeidsboken. Velg paper size unspecified for å være sikker på å få med hele fanen på ett ark.
- Powerpoint er veldig hendig dersom du skal holde en presentasjon på utplukket ditt til noen. Du velger selv hvilke sider i rapporten som skal inngå i powerpointen.
- Data (skal i utgangspunktet ikke brukes). Du vil få opp en nettsidevisning med en oppsummering av grunnlagsdataene. Dersom du har FS-tilgang vil du også kunne se fullstendige, anonymiserte, grunnlagsdata. Disse skal ikke lagres andre steder. Funksjonaliteten er ment for å kunne kontrollere bakgrunnsdata for utplukk, ikke for å gjøre egne beregninger på materialet. Sammenstillinger av FS-data utenfor Tableau skal evt søkes om.
- Tableau workbook: dersom du er FS-bruker og ønsker å lagre din versjon av en Tableau-arbeidsbok, bruk heller edit-funksjonen og save as.