Utviklings酶nsker med begrunnelser 2020

Avdeling for studieadministrasjon ved UiOs kontaktperson for FS (Lena Finseth) sender FS-utviklings酶nskene UiO er enige om til de nasjonale FS-utviklerne i p氓 deres nettskjema. Begrunnelsen og l酶sningsforslagene f酶res opp p氓 denne siden.

脴nske 1/2020 Autocomplete i nedtrekksmenyer

脴nske fra MN-fakultetet 9. desember 2019 i RT#3678589. Sendt Unit 8.1.2020 i RT#373146.

Problemstilling

"I student samlebilde registrerer vi masterstudenters veiledere i "Veiledn"-fanen manuelt. En student kan ha flere veildere s氓 det blir mange klikk og registreringer til sammen (ifi har 246 aktive studenter p氓 2019-kullet som skal registreres med veileder).
F氓r 氓 finne frem riktig internveileder m氓 vi scrolle gjennom en lang liste. Om listen hadde beveget seg nedover alfabetisk n氓r vi skrev inn den f酶rste bokstaven i etternavnet til veileder, ville det gjort jobben noe enklere for oss. H氓per jeg har klart 氓 forklare behovet. Kan det meldes videre?"

Vurdering i studieavdelingen

Omskrive 酶nsket slik:

Autocomplete i nedtrekksmenyer

Begrunnelse

I enkelte av nedtrekksmenyene i bilder i FS-klienten, har vi bare mulighet til 氓 skrive tall eller 氓 velge blant lange lister med tall + navn, mens det ikke finnes nedtrekksmeny eller felter for 氓 s酶ke p氓 navn. Vi savner mulighet i sistnevnte felter 氓 kunne skrive inn begynnelen p氓 et ord/navn, og at dess flere bokstaver vi skriver, s氓 f酶res man til n忙rmere den kombinasjon av tall og navn vi 酶nsker 氓 registrere.
Jeg tror mangelen omfatter felter som kombinerer f酶dselsnummer + etternavn, fornavn. De konkrete bildene vi i f酶rste omgang savner denne autocomplete-funksjonaliteten for er

i vurderingsmodulen, bildet Kommisjon med sensor, underbildet der kommisjons-medlemmene skal velges inn manuelt. Se vedlagte illustrasjon 'nedtrekk-mangel-alfabet-komm-sensor.PNG'
i Student samlebilde, arkfanen Veiledn, feltene for Veileder intern skal velges inn manuelt. Se vedlagte illustrasjon nedtrekk-mangel-alfabet-veil.PNG.

Beskrivelse av problemstilling

I de to over nevnte eksemplene m氓 vi i noen tilfeller scrolle gjennom en lang liste med f酶dselsnummer og navn. Man skal jo ofte legge til flere personer, og det blir mange klikk og registreringer til sammen. Det er vanligere 氓 huske en persons navn enn deres f酶dselsnummer.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Mulighet til ogs氓氓 begynne 氓 skrive navnet, og s氓 komme til et mer og mer fornuftig sted p氓 en lang liste dess flere bokstaver man skriver inn. Et bilde som har en ok funksjonalitet som likner er Person/student: Feltene for statsborger i, se illustrasjon:

Kost-/nyttevurdering

Gj酶re det enklere 氓 registere manuelt

脴nske 2/2020 Navn i STORE BOKSTAVER

脴nsket av studieavdelingen 10.1.2020. Opprinnelig sendt Unit som feilmelding i Unit-RT#372362 27.12.2019. Sendt Unit 17.01.2020 i Unit RT#373941.

Status

29.1.2020: FS planleggingsgruppe st酶ttet at det innf酶res for retting av bare sm氓 eller bare store bokstaver. Saken er satt p氓酶nskelisten. Unit Jira-sak FS-944

15.2.2020: L酶st i FS8.2.5 (flis05) [ca. mars 2020]: Ved nyregistrering av person der etternavn eller fornavn kun inneholder sm氓 eller kun inneholder storebokstaver, s氓 settes stor forbokstav i alle navn.

En egen jobb vil ved oppgradering til FS8.3 gj酶re en slik oppdatering for eksisterende personer.

Begrunnelse

N氓r s酶kere registrerer seg i 厂酶办nadsweb, hender det rett som det er at de bare bruker STORE BOKSTAVER i navnet sitt. N氓r utvekslingsstudenter blir registrert i nominasjonsweb, bruker nominator ofte STORE BOKSTAVER p氓 etternavnet.

Frem til n氓 har dette bare v忙rt et irritasjonsmoment. Men n氓 som alt skal henge sammen med alt, er det blitt en feilkilde i systemer som f氓r data fra FS. Postmaster ved UiO skriver for eksempel: "Brukeren nnnn er registrert med navnet 芦NNNN NNNNN Nnnnn [from FS]禄.
Dette ble oppdaget pga. forskjell i navn mellom Cerebrum og Exchange, i Exchange kan ikke navnet ha dette formatet. F氓r dere rettet opp?"

Beskrivelse

Vi 酶nsker oss derfor at slike ukurante skrivem氓ter rettes i FS, helst i samme 酶yeblikk som de registreres eller lagres, og uansett om dataene kommer fra 厂酶办nadsweb, nominasjonsweb, eller EVUweb. Utfordringen er at det finnes ufattelig mange regler og unntak, s氓 100% korrekt er neppe mulig 氓 f氓 det. Vi tror derfor at det b酶r v忙re mulig for en saksbehandler 氓 overstyre automatikk p氓 en eller annen m氓te.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Vi tror at InitCap (fornavn) og IntiCap (etternavn) ved lagring vil l酶se mye, men ogs氓 skape nye feil.

Vi foresl氓r derfor at InitCap bare skal sl氓 til i de tilfeller hvor

personen ikke har norsk f酶dselsnummer eller Dnr (vask mot folkeregisteret fikser eventuelle feil)
alle bokstavene i fornavn og/eller etternavn er store eller sm氓. (Da overlever McDonald, van der Helden, dessuten kan vi holde styr p氓 curiosa som italienske adelige personer: "di Canossa" er av italiensk adelsslekt, mens "Di Canossa" er en vanlig borger.)

Til info for interesserte: Eksempler p氓 hvordan InitCap virker en med etternavnet A.D.K.:
select initcap ('A.D.K.'), initcap('A-D-K'),initcap('A D K'), initcap('ADK'), initcap('adk') from dual;A.D.K. A-D-K A D K Adk Adk

Omfang

Det er litt over 9000 personer i UiOs produksjonsdatabase n氓 med slike ukurante skrivem氓ter. Alle er nok ikke feil. For eksempel kommer navn med lengde 茅n bokstav med her. Vi har sett p氓 hvilke land personene kommer fra. De fleste kommer fra land i Afrika og Asia. Vi tror ikke det er s忙re regler der.

脴nske 3/2020 脴nske om mulighet for 氓 kunne ta ut tilbud-/vente-/avslagsliste for emne(-klone-)par samtidig.

脴nsket av MN 24.1.2020 i RT#3738664. Sendt Unit 22.7.2020 i deres RT#399063, se mer nederst i denne saken.

Vi fremmer med dette 酶nske om at mulighet for 氓 ta ut fellesliste for p氓meldte/ tilbud-/ vente-/avslagsliste p氓 emneniv氓, utvides til mulighet for 氓 velge emneklonepar, det slikt er registrert i FS, gjerne med mulighet for en slags filte som kan filtre ut studenter som ikke er innvilget, eller tilbudsstatus kan hukes bort. Og med en merknad for den enkelte student om hvilket emne de er p氓. (Dette siste kommer allerede i dag n氓r man kj酶rer felles undervisningsopptak.)

(Dersom dagens rapporter utvides slik at man kan angi flere emner (ikke hele enheten / fakultetet), vil oppfylle samme behov.)

Innspill fra Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

SADM tolker behovet slik: UiO har et utall emner som deler p氓 undervisning i st酶rre eller mindre grad. Noen er helt samkj酶rt (eksempel BIOS5113/BIOS9113 2020 V脜R).
Her f氓r saksbehandler god oversikt allerede i rutinen FS462.001 undervisningsopptak ved at emnekoden p氓 det samkj酶rte emnet listes ut ved siden av s酶keren.

For emner som ikke er like tett knyttet sammen er det vanskeligere 氓 f氓 oversikt.
Dersom det var mulig 氓 utvide funksjonaliteten til rapportene FS470.001-004 med funksjonalitet (a la FS220.001 Emnetabell) slik at rapporten kunne kj酶res for flere emner samtidig og emnekoden var p氓f酶rt ved siden av hver enkelt s酶ker ville livet bli enklere for saksbehandleren v氓re.

Endrinings酶nske sendt Unit 22.07.2020 i deres RT#399063 Samkj酶rt undervisning - oversikt

Problemstilling

UiO har et utall emner som i st酶rre eller mindre grad deler p氓 undervisningen. S氓ledes skal antall tilgjengelige plasser p氓 undervisningen fordeles broderlig, mellom to eller flere emner, dvs. samkj酶ring. Ett av emnene blir definert til 氓 v忙re et s氓kalt sjefsemne og derfra blir kapasiteten i undervisningsopptaket talt opp. Sjefsemnet blir satt inn i rammen samkj酶rt p氓 det/de andre emnene. Et eksempel er paret BIOS5113 og BIOS9113 2020 V脜R, der BIOS5113 er sjefsemnet, se vedlagte illustrasjon 'fs-undakt-samkjore-opptak-master-er-sjef.PNG'.

Behov

N氓r det kommer til studentene, har vi behov for 氓 holde oversikt over hvem som er p氓 hvilket emne f酶r vi lagrer data om undervisningsopptaket, slik at vi kan gj酶re endringer i bakgrunnsdata dersom vi ser behov for det. Vi har ogs氓 behov for 氓 holde oversikt i etterkant og se statusen p氓 den enkelte student og de emnene som h酶rer sammen hvordan det st氓r til med tanke p氓 p氓meldte/tilbud-/vente-/avslagsliste.

I rutinen FS462.001 Undervisningsopptak f氓r saksbehandler oversikt ved at emnekoden p氓 det samkj酶rte ikke-sjefsemnet listes ut ved siden av s酶keren, se vedlagte illustrasjon 'fs-462-001-samkjort-visning.PNG'.

I rapportene under FS470.001-004 Tilbud/vente/avslagsliste/oppm酶teliste, derimot, ser vi ikke hvilke emner som har samkj酶rt undervisningsopptak med andre emner, som alts氓 h酶rer sammen, og da f氓r vi ikke et helhetsoversikt over status for slike samkj酶rte emnepar eller emnetrioer.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳
Rapportene FS470.001-004: Tilbud/vente/avslagsliste/oppm酶teliste f氓r funksjonalitet slik at rapporten kan kj酶res for flere emner samtidig uten at det gjelder hele instituttet og at emnekoden blir p氓f酶rt ved siden av hver enkelt student.

脴nske 4/2020 Logging i fanen Person.tilp i bildet [studvurd]

脴nsket av JF 19.2.2020 RT#3773637.

Problemstilling

Vi 酶nsker at fanen Person.tilp i bildet [studvurd] skal loggf酶res slik som andre bilder i FS, feks Eks.tilp fanen. Slik at vi kan se hvem som har opprettet saken og lagt inn kommentar.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

尝辞驳驳蹿酶谤别.
Da kan vi h酶re med vedkommende saksbehandler hva som er tenkt med kommentaren hvis vi er usikre p氓 vedtaket.

Hvordan 酶nsket er behandlet lokalt

Det er dr酶ftet i seksjonen, og sendt inn til fshjelp RT#3772823.

Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

SADM ser behovet og st酶tter 酶nsket.

脴nske 5/2020 Tilrettelegging: Forh氓ndsverdi Innvilget=J n氓r eksamenstilpassingen opprettes via opprett-knappen vurderingsmeldingen

脴nsket av MN 3.3.2020 i RT#3789831

Problemstilling

脴nsket gjelder for registrering av tilrettelegging av eksamen i FS. I FS er det en funksjon der man kan legge inn forh氓ndsverdier n氓r det opprettes en ny rad/linje. Dette gj酶res via "Profil" p氓 verkt酶ylinja. Ved 氓 legge inn J som forh氓ndsutfylt verdi i feltet "status_innvilget" s氓 opprettes nye linjer med denne verdien n氓r man oppretter den nye linja via "Ny rad" p氓 verkt酶ylinja. Men n氓r den nye linja opprettes direkte fra vurderingsmeldingen (arkfanen "Melding") ved 氓 klikke p氓 "Registrer eks.tilpasning", s氓 opprettes ikke tilretteleggingslinja med forh氓ndsverdien J. Vi kan ikke se noen grunn til at det skal v忙re forskjell p氓 dette, og vi 酶nsker oss derfor at forh氓ndsverdien J ogs氓 blir lagt inn n氓r tilretteleggingen opprettes via vurderingsmeldingen.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Vi ber om at det gj酶res en endring i FS s氓nn at forh氓ndsverdien J ogs氓 blir lagt inn n氓r tilretteleggingen opprettes via vurderingsmeldingen. Dette vil f酶re til at det gj酶res mindre feil ved registrering av tilrettelegging i FS.

Hvordan endrings酶nsket er vurdert lokalt

Saken er diskutert i eksamensgruppen ved MN.

Vurdering i Avdeling for studieadministrasjon (SADM)

SADM ser behovet og st酶tter 酶nsket.

脴nske 6/2020 Skille uttaksdato og innleveringsdato i FS-rapporter

Meldt inn av MF 16.1.2020 i RT#3727375. Sendt Unit 7.4.2020 i RT#382613.

Rapport det gjelder

Eksamensrapporter som 508.002 og 529.002

Opprinnelig RT-id

Vi trodde dette var en feil da vi mener 氓 huske at det var skilt mellom uttak og innlevering tidligere. UiO meldte feilen til fs-support 23. januar 2020 (RT#374463).

Begrunnelse

I Eksamensrapporter som 508.002 og 529.002 kommer uttaksdato i samme excel-kolonne som innleveringsdato. Vi mener at uttaksdato (eksamensstart) m氓 holdes adskilt fra innleveringsdato (eksamensslutt) for at rapportene skal kunne v忙re nyttige i eksamensplanlegging og -avvikling.

Beskrivelse av problemstilling

Fakultetene tar ut rapporter for 氓 planlegge eksamen og holde oversikt over avviklingen. N氓r uttaksdato kommer i samme felt som innleveringsdato, er det vanskelig 氓 holde oversikt og kontrollere data.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Uttaksdato vises i eget felt i datagrunnlaget og rapporten og kommer i egen kolonne n氓r rapporter hentes ut i excel.

Vurdering av konsekvenser

Mer funksjonelle og praktisk nyttige rapporter.

脴nske 7/2020 Egenerkl忙ring for levert tuberkuloseattest i FS med automatisert prosess.

Se saksbeskrivelse i . 脴nsket av UV. Hvordan vurderer s忙rlig MED og OD behovet og mulige l酶sninger?

脴nske 8/2020 Undervisningsmodulen: Mulighet til 氓 skille mellom termin 1 og senere terminer i rapporter

脴nsket av MF 05.06.2020 i RT#3915371

Modul Undervisning

Problemstilling

Flere rappporter i undervisningsmodulen mangler mulighet for 氓 skille mellom termin 1 og senere terminer. Dette gjelder blant annet 474.001 og 474.003. Vi 酶nsker oss denne muligheten. Det vil gj酶re rapportene mye mer oversiktlige for de som h氓ndterer flerterminsemner med flere gruppesett, slik som i medisinstudiet.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳
Mulighet til velge ulike terminer i FS-rapportene 474.001 Deltakerliste for undervisningsparti
og 474.003 Deltakere - undervisningsparti - med veilederinformasjon.
Tilsvarende l酶sning som i FS451.001 Undervisningsp氓meldte studenter.

Hvordan er endrings酶nsket vurdert lokalt?
Endrings酶nsket kommer utfra diskusjon med enkeltbrukere som h氓ndterer slike emner.

Vurdering i studieavdelingen

脴nsket kom inn kort f酶r m酶tet i FS-nettverket 8. juni, s氓 studieavdelingen har ikke vurdert det f酶r m酶tet i FS-nettverket. Dersom FS-nettverket stiller seg bak 酶nsket, vil studieavdelingen ta en vurdering internt f酶r en ev. innsending til Unit.

脴nske 9/2020 Studentweb: Gjenta eksamen etter karakteren Best氓tt

脴nsket av studieavdelingen som f酶lge av konsevenser av koronatiltak p氓 s忙rlig JF (RT#3925843) og MN. Sendt Unit 22.06.2020 i deres RT#393170. Se hvordan det har g氓tt nederst i denne saken. Problemstilligen var oppe i eksamensnettverket 24.6.2020. Det kom ikke sp酶rsm氓l eller kommentarer i m酶tet.

Resultat av tidligere behandling

RT#2275587 fra september 2016 ble avvist. Innspillstekst med begrunnelse for avvisning.

Begrunnelse

Som ett av korona-tiltakene i forbindelse med plutselig overgang til heldigital undervisning og digital eksamen hjemmefra, besluttet to fakulteter pluss enkeltmilj酶er p氓 andre fakulteter raskt 氓 endre karakterregel p氓 praktisk talt alle emner fra en karakterskala med bokstavkarakterer til den dikotome skalaen for v氓ren 2020, ved karakterregel 38 i FS.

Disse enhetene og fakultetene endrer fra og med h酶sten 2020 tilbake til karakterskala med bokstavkarakterer, ved karakterregel 30 i FS.

UiOs retningslinjer anbefaler at fakultene velger enten karakterregel 38 eller 30, selv om vi har noe bruk av 4, 5 og 31 ogs氓.

Blant studenter som har f氓tt karakteren Best氓tt v氓ren 2020 er det n氓 endel som 酶nsker 氓 gjenta eksamen h酶sten 2020 og ventelig v氓ren 2021 og senere, i den hensikt 氓 klare 氓 oppn氓 en god bokstavkarakter. P氓 ett av fakultetene som besluttet endringen, er det et sterkt karakterjag, og p氓 et annet er det beregning av karaktergjennomsnitt for 氓 sikre seg opptak til master som er beveggrunnen for 氓 forbedre karakteren.

Studenter som har oppn氓dd karakteren Best氓tt med karakterregel 38, og som i Studentweb under Aktive emner pr酶ver 氓 melde seg til gjentakseksamen der karakterregel er endret til 30, blir hindret med tilbakemeldingene:

Undervisning
Du har oppn氓dd beste karakter i dette emnet, og kan ikke ta emnet p氓 nytt.
Eksamen
Du har oppn氓dd beste karakter i dette emnet, og kan ikke ta eksamen p氓 nytt.

Beskrivelse av problemstilling

Omfanget:
Det gjelder 327 emner p氓 UiO. Av disse er det 56 emner som hadde karakterregel 38 v氓ren 2020 og som g氓r h酶sten 2020 og har karakterregel 30. Vi tror at mange av de resterende emnene vil g氓 v氓ren 2021 eller noe senere og da vil ha karakterregel 30.
Av den sensuren som har falt for v氓ren 2020 er det forel酶pig rundt 6000 kandidater som har f氓tt karakteren Best氓tt (karakterregel 38) og der emner har endrer karakteregel til 30. Mye av sensuren har ikke falt enn氓. Vi vet ikke hvor mange av kandidatene som vil 酶nske 氓 gjenta eksamen h酶sten 2020 eller senere semester, men at det er langt over en h氓ndfull, er helt sikkert.

P氓 UiO startet vi p氓meldinger til undervisning og eksamen h酶sten 2020 den 10. juni 2020.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Kan dere endre noe slik at ogs氓 studenter som har oppn氓dd beste karakter i et emne kan melde seg til eksamen p氓 p氓 nytt i Studentweb?
Dersom det er enklest: Begrense til at de som har f氓tt karakteren Best氓tt med karakterregel 38 kan gjenta eksamen dersom karakterregel er endret til karakterregel 30.

Vurdering av konsekvenser

Av erfaring vet vi at manuelle og individulle registeringer til eksamen ofte medf酶rer rot og mangler ett eller annet sted, i tillegg til merarbeidet for student og administrasjon.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

UiO er ikke kjent med lover eller forskrifter som UiO er underlagt som hindrer en student som har oppn氓dd beste karakter i 氓 gjenta eksamen.

Unit har vurdert 酶nsket i dialog med studieavdelingen

Alternativ A. Unit kan fjerne UiO fra hele kontrollen, uansett karakterregel og karaktertall. UiO har takket ja til det som en midlertidig l酶sning i prod Studentweb fra ettermiddagen 24. juni 2020 og inntil alternativ B kommer p氓 plass eller andre l酶sninger blir vurdert som bedre p氓 bakgrunn av erfaringer UiO gj酶re seg frem til 1. september 2020. Studieavdelingen har sett det som bedre at enkelte studenter som har f氓tt karakteren A inntil vidrere kan melde seg til emnet p氓 nytt selv, for vi tror ikke de vil gj酶re det i stor skala, fremfor at alle som har f氓tt Best氓tt v氓ren 2020 ikke selv kan melde seg til eksamen i Studentweb og ha mulighet til 氓 oppn氓 bokstavkarakter.

Dersom emnet gis h酶sten 2020 (har und. og vurd.enhet):

Studenter som har studierett f氓r melde seg selv til gjentakseksamen.
P氓 emner som er 氓pne for enkeltemnestudenter (dvs. fra 18. august i 2020), f氓r man melde seg til p氓 nytt, men da med undervisningsmelding (det er det enkeltemneordningen g氓r ut p氓).
Studenten m氓 dekke forkunnskapene, ogs氓 dersom tidligere eksamensmelding og -resultat har blitt tillatt etter individuell vurdering.

Alternativ B.Unit kan utvide kontrollen til dette for alle:
Hvis det for emnet finnes mer enn 1 aktiv vurdkomb (helhet),
OG
Det finnes ulike karregler blant disse vurdkomb,
OG
Karreglen for studentens protokollf酶rte vurdkomb er xxx eller yyy eller ?
S脜, utf酶res IKKE dagens kontroll p氓 Beste karakter, slik at studenten slik sett kan melde seg.
Man m氓 vurdere hvilke karregler skal i s氓fall gjlede for alternativ B.
Man m氓 lage en definisjon p氓 Aktiv-Vurdkomb.

Oppf酶lging i studieavdelingen h酶sten 2020 eller v氓ren 2021

For 氓 vurdere behovet for videre sperre mot at studenten selv melder seg til gjentak etter karakteren A eller Best氓tt, eller frislipp, vil studieavdelingen i september/oktober 2020 og eller i februar/mars 2021 telle opp:

贬惫辞谤&苍产蝉辫;尘补苍驳别&苍产蝉辫;蝉辞尘&苍产蝉辫;丑补诲诲别&苍产蝉辫;办补谤补办迟别谤别苍&苍产蝉辫;础&苍产蝉辫;蝉辞尘&苍产蝉辫;丑补谤&苍产蝉辫;尘别濒诲迟&苍产蝉辫;蝉别驳&苍产蝉辫;迟颈濒&苍产蝉辫;驳箩别苍迟补办蝉别办蝉补尘别苍&苍产蝉辫;辫氓&苍产蝉辫;鲍颈翱,&苍产蝉辫;蹿辞谤诲别濒迟&苍产蝉辫;辫氓&苍产蝉辫;蹿补办耻濒迟别迟?&苍产蝉辫;
Hvor mange fikk Best氓tt med regel 38 v氓ren 2020?
Hvor mange av dem med med Best氓tt (regel 38) v氓ren 2020 har meldt seg til gjentakseksamen h酶sten 2020?
Det var 56 emner som hadde karakterregel 38 v氓ren 2020 og som g氓r h酶sten 2020 og har karakterregel 30. Hvordan ble karakterfordelingen, fakultetsfordelt?

脴nske 10/2020 厂酶办nadsweb: endre svar f酶r s酶knadsfrist

脴nsket av Den internasjonale sommerskolen (ISS) 28.05.2020 i RT#3904652. Sendt Unit 23.06.2020 i deres RT#393296.

Begrunnelse
Kan dere 氓pne for at s酶kere i 厂酶办nadsweb kan endre svaret sitt etter at de har av gitt svar, dersom svarfristen ikke har g氓tt ut? Per i dag gj酶r vi dette manuelt.

Problemstilling
Sommerskolen ved UiO la i 2020 plutselig om fra fysisk til et heldigitalt tilbud som f酶lge av Korona. Vi 酶nsket derfor at s酶kerne skulle f氓 velge en gang til, i tilfelle de hadde ombestemt om hva de skulle s酶ke p氓 seg n氓r tilbudet ble ganske annerledes. Det var i praksis ikke mulig for dem selv 氓 endre i 厂酶办nadsweb, da det ikke gikk an for dem 氓 endre svaret sitt etter at det var avgitt.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳
脜pne for at s酶kere i 厂酶办nadsweb kan endre svaret sitt etter at de har av gitt svar, dersom svarfristen ikke har g氓tt ut.

Vurdering av konsekvenser
Sparer administrasjonen for 氓 gj酶re endringen manuelt, samt f酶lge opp e-poster fra s酶kere med sp酶rsm氓l om hvordan de kan ombestemme seg.

脴nske 11/2020 厂酶办nad samlebilde: Mark酶ren i s酶kernr.-feltet, ikke f.nr.-feltet

脴nsket av studieavdelingen. Sendt Unit 25.06.2020 i RT#393778.

Begrunnelse
I 厂酶办nad samlebilde st氓r mark酶ren i f酶dselsnummerfeltet n氓r vi 氓pner bildet. Mark酶ren flyttes automatisk til f酶dselsnummerfeltet hver gang man g氓r tilbake i s酶kemodus. I 厂酶办nad samlebilde NOM st氓r mark酶ren i s酶kernummerfeltet, og vi 酶nsker at det blir tilsvarende for 厂酶办nad samlebilde.

Problemstilling
Vi bruker tid p氓氓 flytte mark酶ren fra f酶dselsnummerfeltet til s酶kernummerfeltet n氓r vi skal sl氓 opp en s酶knad. Det tar ogs氓 kortere tid 氓 sl氓 opp p氓 reg.nr enn f酶dselsnummer, seks siffer i stedet for 11.
For de st酶rste opptakene ved UiO tas det ut digitale lister (excel) med s酶kernummer, slik at s酶knadene kan bli fordelt p氓 saksbehandlerne. Hver s酶knad som skal behandles sl氓s opp i 厂酶办nad samlebilde med s酶kernummer. Det er flere tusen s酶kere som behandles, og sammenlagt g氓r det derfor med mye tid til 氓 flytte mark酶ren fra f酶dselsnummer- til s酶kernummerfeltet hver gang vi sl氓r opp en ny s酶ker.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳
Mark酶ren i 厂酶办nad samlebilde flyttes til s酶kernummerfeltet i 厂酶办nad samlebilde, ikke f酶dselsnummerfeltet som i dag. Tilsvarende 厂酶办nad samlebilde NOM.

Vurdering av konsekvenser
Det vil sannsynligvis bli 酶kt bruk av s酶kernummer i opptakene og vi m氓 tildele et eget s酶kernummerintervall til de ulike opptakene. Mindre opptak som ikke benytter s酶kernummer vil m氓tte flytte mark酶ren til f酶dselsnummerfeltet.

Vurdering av juridiske forhold
Man skal bare bruke f酶dselsnummer dersom det er helt n酶dvendig. Ved 氓 flytte mark酶ren til s酶kernummer, oppmuntrer man samtidig til 氓 ikke ha for vane 氓 bruke f酶dselsnummer n氓r det finnes andre og mer praktiske alternativer.

脴nske 12/2020 Ekstra kolonne i FS933.001 Adresseliste kreering

脴nsket av studieavdelingen. H酶ring hos fakultetene i november 2020, uten innsigelser. Sendt Unit 12.11.2020 i RT#408501, l酶st i FS8.2.14.

Begrunnelse

Foran hver doktorkreering ber rektor om informasjon om nasjonaliteten til doktorandene som skal delta i seremonien. Han 酶nsker 氓 si noe om det internasjonale aspektet ved kandidatmassen i talen sin.

For 氓 finne informasjon om kandidatenes nasjonalitet i FS, trenger vi 氓 gj酶re utplukk basert p氓 kreeringsdato. Vi har kun 茅n rapport som er basert p氓 kreeringsdato, rapporten 933.001 Adresseliste kreering. Denne inneholder ikke informasjon om statsborgerskap.

Beskrivelse av problemstilling

Forskningskonsulentene ved fakultetene er blitt bedt om 氓 skaffe informasjon om nasjonaliteten til de som skal delta i universitetets kreeringsseremonier. Dette er en manuell og tidkrevende jobb da vi ikke har noen rapporter som har akkurat denne sammenstillingen av data. For 氓 spare forskningskonsulentene har Seksjon for digitale tjenester v忙rt behjelpelig med 氓 hente ut data fra FS. Dette er tidkrevende ogs氓 for oss, og m氓 gjerne gj酶res flere ganger da man har behov for oppdateringer.

Vi har vurdert at det ikke er hensiktsmessig 氓 bruke Tableau fordi Tableau-dataene oppdateres 茅n gang i uken, mens det i kreeringsarbeidet er behov for hyppige oppdateringer av dataene.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Kolonnen landnummer_hjemland legges til i rapporten 933.001

Vurdering av konsekvenser

Forskningskonsulentene ved fakultetene beh酶ver ikke 氓 sl氓 opp 茅n og 茅n kandidat i FS og legge til statsborgerskap manuelt i en Excel-liste. Rektor f氓r korrekte tall til talen sin.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Kun aggregerte tall vil bli levert og brukt

脴nske 13/2020 FSWS for nytt 酶konomisystem under DF脴

脴nsket av LOS. Sendt Unit 20.11.2020 i RT#408986.

Innspillstekst: FSWS for nytt 酶konomisystem under DF脴

脴nske 14/2020 FS508.001 Oppretting av vurderingsenheter: Utplukk studieniv氓 og system for begrunnelse og klage

脴nsket av SV 6. oktober 2020 i RT#4087149. Sendt Unit 7.12.2020 i RT#410264

Navn p氓 bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Rutine 508.001 Oppretting av vurderingsenheter

Tidligere saker til Unit

Sp酶rsm氓l i RT#405989 "FSPROD: FS508.001 Savner system for begrunnelse og klage".

Begrunnelse

I forbindelse med kvalitetssjekk av data f酶r eksamen, bruker vi FS508.001 b氓de som en rutine, men ogs氓 som en rapport for 氓 avdekke feil i bakgrunnsdataene. Hvis vi kunne gjort utplukk p氓 studieniv氓, ville b氓de rutinekj酶ringen og rapporten blitt mer oversiktlig for brukerne.

I tillegg savner vi at de nye feltene system for begrunnelse og klage inkluderes i rutineen og rapporten, nettopp for 氓 holde oversikt over datakvaliteten.

Beskrivelse av problemstilling

Vi har eksamenskonsulenter som har ansvar for ulike niv氓er, enten bachelor eller master eller ph.d. Rutinen FS508.001 sorterer ikke p氓 studieniv氓. Slik det er n氓, m氓 derfor oppretting av vurderingsenheter gj酶res av fakultetskoordinator, for 氓 f氓 holdt oversikt. Hvis vi kunne opprettet vurderingsenheter per studieniv氓, kunne eksamenskonsulenten som er ansvarlig for emner p氓 samme studieniv氓 p氓 enheten sin og sitter n忙rmere infromasjonen fra fagpersonene, ha gjort dette selv.

Siden vurderingsenheter opprettes p氓 bakgrunn av det som er registrert under vurd.tid, er det ogs氓 fint 氓 pr酶vekj酶re FS508.001 for 氓 avdekke eventuelle feil i bakgrunnsdata. 脜 kunne gj酶re utplukk p氓 studieniv氓, vil gj酶re rapporten mer oversiktlig.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Rutinen FS508.001 f氓r utplukket studieniv氓 p氓 samme m氓te som FS408.001.

De nye feltene system for begrunnelse og klage inkluderes i rutinen og rapporten, basert p氓 det som er angitt p氓 vurderingskombionasjonen.

Vurdering av konsekvenser

Forbedret arbeidsfordeling i organisasjonen

Forbedret mulighet til 氓 kvalitetssikre data

脴nske 15/2020 FS508.002 Vurderingsenhet: Begrunnelses- og klagesystem og skjule fagperson

脴nsket av SV i RT#4130233 6. november 2020 og RT#3889754 18. mai 2020. Sendt Unit 7.12.2020 i RT#410303.

Navn p氓 bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Rapport FS508.002 Vurderingsenhet

Tidligere sak til Unit

Sp酶rsm氓l i RT#389315 "FSPROD: Hva styrer Ansv. fagperson i FS508.002?" fra 22. mai 2020.

Begrunnelse

Vi bruker FS508.002 til kvalitetssjekk av eksamensinformasjon. Vi mangler informasjon om begrunnelses- og klagesystem i rapporten.

Ansvarlig fagperson: Det er kun plass til at 茅n fagperson vises selv om flere fagpersoner er registrert, hvem som vises synes noks氓 vilk氓rlig. Vi beh酶ver ikke informasjon om fagpersoner i denne sammenhengen, og opplysningen er n忙rmest misvisende s氓 lenge det ofte er flere enn 茅n fagperson pr. emne.

Beskrivelse av problemstilling

Vi bruker FS508.002 til kvalitetssjekk av eksamensinformasjon. Siden det n氓 er blitt flere felter 氓 f酶lge med p氓, trenger vi en rapport for 氓 kunne sjekke alle relevante data. Vi savner informasjon om begrunnelses- og klagesystem i rapporten.

I forkant av eksamen bes de ansvarlige enhetene kontrollere at alle eksamener som skal g氓 er opprettet, og at det ikke er opprettet noen eksamener som ikke skal g氓. Enhetene melder tilbake om at ansvarlig fagperson er feil i de fleste tilfeller. Vi er kjent med at vi p氓 undervisningsenhet samlebilde og undervisningsaktivitet samlebilde, under Persononrolle kan legge inn et prioritsnummer for 氓 styre hvilken fagperson som dukker opp i vurderingsmodulens rapport 508.002, men vi syns det er en veldig kr酶kkete m氓te 氓 holde orden p氓. Hos oss er det ofte ulike FS-brukere som jobber med undervisning og eksamen.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Legge inn kolonne for begrunnelsessystem og klagesystem i rapport FS508.002 Vurderingsenhet.

Vis-valg for ansvarlig fagperson, slik at vi f氓r mulighet 氓 skjule fagperson.

Vurdering av konsekvenser

Rapporten blir bedre tilpasset datagrunnlaget v氓rt.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Ingen

脴nske 16/2019 H氓ndtere obligatorisk fremm酶te i FS - Fortsettelse 2020: Ny rutine for behandling av oppm酶tedata

Ny rutine for behandling av oppm酶tedata, sendt Unit 24.11.2020, Unit RT#409251.
L酶st i februar 2021 i FS-versjon FS8.3.0r2, ny rutine FS475.001. Se presentasjon av fra FS Brukerforum mars 2021.

Opprinnelig 酶nsket av MF i og , se 脴nske 16/2019 H氓ndtere obligatorisk fremm酶te i FS

脴nske om ny rutine for behandling av oppm酶tedata behandlet i FS-m酶te 5. oktober 2020, sak 7 supplert med innspill fra MF i

Navn p氓 bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Vi 酶nsker oss en ny rutine som behandler registrerte oppm酶tedata, FS xxx.xxx Behandling av oppm酶tedata. Vi er usikre p氓 om rapporten b酶r ligge under undervisningsmodulen eller vurderingsmodulen og ber Unit velge hensiktsmessig kode og plassering.

Bakgrunn

Unit (Ceres) hadde en h酶ring i 2017 om behov for ny funksjonalitet ved obligatorisk oppm酶te p氓 undervisning, med svarfrist 2. mars 2017. UiO sendte da f酶lgende h酶ringssvar: /for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/fs-nettverket/endringsonsker/hxring-obligatorisk-oppmote.html H酶ringen munnet ut i Ceres-rapporten: .

Planleggingsgruppen mente i sak 13 p氓 m酶tet i juni 2017 at 芦Planleggingsgruppen ber Ekspertgruppen for Undervisning komme med n忙rmere spesifikasjon av funksjonaliteten. Konsekvenser for Vurderingsmodulen m氓 belyses og tas med i l酶sningsforslaget.禄

Begrunnelse

Vi 酶nsker 氓 kunne bruke registrerte oppm酶tedata til 氓 automatisere saksbehandling som i dag gj酶res manuelt. Det er d氓rlig bruk av personalressurser at saksbehandlere m氓 registrere godkjent/ikke-godkjent oblig for oppm酶te, n氓r data om oppm酶te allerede er registrert. Arbeidsfeltet har vesentlig grad av redigitalisering, det m氓 v忙re mulig 氓 gjenbruke data som allerede finnes i FS.

Beskrivelse av problemstilling

Det samles allerede i dag inn mye oppm酶tedata ved institusjonene. Men saksbehandlere kan ikke nyttiggj酶re seg av de registrerte oppm酶tedataene p氓 en enkel m氓te. Det er et behov for 氓 bruke disse dataene til 氓 fatte vedtak om:

Godkjent obligatorisk aktivitet
M酶ttstatus p氓 undervisingsmelding
Flytte studenter fra en vurderingsordning til en annen
Flytte studenter fra ett undervisningsparti til ett annet

Det er i tillegg en problemstilling av verken Fagpersonweb eller Studentweb p氓 en enkel og lettfattelig m氓te viser fagpersoner og studenter hvorvidt oppm酶tet er p氓 vei til, eller er blitt godkjent, men vi forst氓r at utviklingskapasiteten her er lav, og v氓r prioritering er at registrerte data faktisk kan bli brukt til 氓 fatte automatiserte vedtak for 氓 spare administrasjonen for un酶dige tastetrykk n氓r data allerede finnes i FS.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Vi foresl氓r 氓 opprette en ny rutine, FS xxx.xxx Behandling av oppm酶tedata som l酶ser problemstillingen n氓r det gjelder den interne forretningslogikken i FS. 脴nsket spesifikasjon er visualisert:

Rapporten m氓 ha tre forskjellige valg for utplukk:

1. Oppm酶te registrert p氓 undervisningsenhetsniv氓

a. N酶dvendige datafelt her er institusjonsnummer, emnekode, versjonskode, 氓rstall, termin og terminnummer.

2. Oppm酶te registrert p氓 undervisningsaktivitet

a. N酶dvendige datafelt er de samme som over, i tillegg til aktivitetskode/partinummer.

3. Oppm酶te registrert p氓 timeplanforekomst

a. N酶dvendige datafelt de samme som foreg氓ende, i tillegg til undplanl酶penummer. (Oppm酶te p氓 timeplanforekomst kan ogs氓 komme fra TP, dersom man f氓r integrasjon p氓 dette feltet.) Det nye feltet for 氓 registrere om en timeplanrad har obligatorisk oppm酶te, er viktig i denne sammenhengen, men oppm酶te skal ogs氓 kunne registreres uten at oppm酶te n酶dvendigvis er obligatorisk.

b. Det m氓 v忙re mulig 氓 legge inn flere undervisningsplannummer, for eksempel med kommaseparering.

c. Oppm酶te p氓 timeplanforekomst 氓 ogs氓 kunne ta hensyn til eventuelle registrerte referanser.

Oppm酶tedataene m氓 kunne behandles etter tre forskjellige regler:

Ved minst x antall oppm酶ter pr enhet, aktivitet eller timeplanrad(er), s氓 skal en gitt obligatorisk aktivitet markeres som 芦godkjent禄 i studentens vurderingsmelding (fylle ut feltet 芦godkjennes n氓禄 i sensregoblig-bildet). Dersom det finnes godkjent oblig fra tidligere semester, s氓 er det 酶nskelig at det forekommer som en merknad i rapportdelen av rutinen. Rutinen skal kun markere godkjent oblig, ikke at noe ikke er godkjent, slik at bildet sensregoblig og sletterutinen 515.001 kan brukes til videre saksbehandling som normalt.
Hvis timeplanradnr x (eller x,y,z..) er registrert med godkjent oppm酶te for student, s氓 skal status p氓 studentens undervisningsmelding oppdateres til J i m酶tt. Da kan saksbehandler etterp氓 bruke rutinen 515.002 for 氓 rydde unna studenter som ikke har J i m酶tt p氓 sin undervisningsmelding.
Ved mindre enn x oppm酶te pr enhet, aktivitet eller timeplanrad(er), skal studentens vurderingsmelding flyttes fra opprinnelige vurderingsordning (vurderingskombinasjon) til en angitt annen vurderingskombinasjon. (OBS 鈥� tilretteleggingsvedtak for eksamen m氓 f酶lge med, men b酶r ideelt sett, settes til ubehandlet fordi en saksbehandler m氓 se p氓 saken p氓 nytt)

Det m氓 komme opp merknad i rapportdelen dersom en student mangler vurderingsmelding, for da f氓r man ikke registrert godkjent oblig. aktivitet, eller flyttet vurderingsmelding (som ikke finnes) til ny ordning.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

Vesentlig innsparing av tid for saksbehandlere ved institusjonene.

Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

Automatisert saksbehandling p氓 allerede registrerte data, vil f酶re til likebehandling og forutsigbare vedtak for studentene.

脴nske 17/2020 Endre p氓 MNs 120-poengsregel

脴nsket av MN 1. desember i RT#4166292. Sendt Unit 17. desember 2020 i RT#410897.

Beskrivelse

I Studentweb er det funksjonalitet for MNs 120-studiepoengsregel, som sier at studenter med 120 studiepoeng eller mer ikke beh酶ver 氓 oppfylle forkunnskapskrav i form av emner. Denne er hardkodet, og benyttes kun av Det Matematisk-naturvitenskaplige fakultet (MN) ved UiO.

Gjeldende FS-spesifiksjon for dette skal if酶lge Unit RT #331772 st氓 i Jira-sak STWJS-2314.

Etter avklaringer med MN 酶nsker vi n氓氓 f氓 endret hvordan de 120 studiepoengene skal beregnes.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

K脴-studiepoengene beregnes slik:

Eksternstudier som er Godkjenningssak med Godkjsaktypekode <> 'FORH脜ND'
og Godkjsakstatuskode = 'BEHANDLET' teller med i summeringen
(Studiepoeng er angitt som Vektingstall_totalt i Godkjsak_Omfang for saken).
Sum av SP f酶rt i Protokollen p氓 resultater for emner med
Status_tellende_i_grad = J og Studienivakode <= 300 (uansett stedkode)

脴nske 18/2020 Ledetekster undervisningsmodulen

脴nsket av MED og st酶ttet av SADM da vi opplever gejntatte brukerfeil. Sendt Unit 18.12.2020 i deres RT#410981.

Navn p氓 bilde/rutine/rapport/annet det gjelder

Undervisningsenhet og undervisningsaktivitet

Begrunnelse

Bedre ledetekster i undervisningsmodulen for 氓 minimere brukerfeil

Beskrivelse av problemstilling

V氓re brukere sliter litt med 氓 forst氓 begrepene 芦felles undervisning禄 p氓 undervisingsenheten, og 芦samkj酶rt undervisning禄 p氓 undervisningsaktivitet. Dette leder til registreringsfeil, og feil bruk av feltene

N氓r det kommer til 芦felles undervisning禄 p氓 undervisningsenhet, s氓 legger mange brukere referansentil ledende undervisningsenhet feil vei (peker mot f酶lger og ikke mot leder)

N氓r det gjelder 芦samkj酶res med禄 s氓 er det sv忙rt f氓 brukere som forst氓r hva som menes med dette. De tror ofte det dreier seg om en form for felles undervisning, hvor leder/f酶lger-forholdet kan legges p氓 aktivitetsniv氓. Dette stemmer ikke. Ved UiO l酶ser vi delvis felles undervisning med TP, og 芦samkj酶res med禄, dreier seg jo om at aktiviteter deler undervisningskapasitet, ikke felles undervisning.

尝酶蝉苍颈苍驳蝉蹿辞谤蝉濒补驳

Vi foresl氓r 氓 endre ledeteksten 芦Felles undervisning禄 p氓 undervisningsenheten. Vi ser at det er lagt inn forslag til ny ledetekst i den nye modulen ved 氓 legge til 芦Felles undervisning med (sjef)禄, men vi tenker at det ville bli enda bedre dersom lede teksten ble endret til 芦F酶lger undervisningen til禄.

Vi foresl氓r 氓 endre ledeteksten 芦samkj酶res med禄 p氓 undervisningsenheten til for eksempel 芦Felles undervisningsopptak禄, eller, for 氓 unng氓氓 angi at man tilsynelatende m氓 ha S脴KNAD/undervisningsopptak for 氓 kunne sette opp felles undervisningskapasitet mellom undervisningsaktiviteter, 芦Deler undervisningsplasser med禄.

Ideelt sett hadde vi 酶nsket oss at ledetekstene b氓de i undervisningsenhet og undervisningsaktivitet blir endret allerede i eksisterende modul, men dersom lansering av ny undervisningsmodul er n忙rt forest氓ende, s氓 forst氓r vi at endring i eksisterende modul ikke blir prioritert.

Kost/nyttevurdering for egen institusjon

F忙rre brukerfeil, bedre datakvalitet

Publisert 19. des. 2019 15:24 - Sist endret 10. mai 2022 08:56