Mandag uken før utsatt eksamen: Kartlegging av utsatte eksamener
Gjeldene datoer for utsatt eksamen i august/januar avtales med Silurveien og UiO.
Mandag uken før første utsatt eksamen skal holdes begynner eksamenskontoret forberedende arbeid.
Når fristen for oppmelding til utsatt eksamen har gått ut, vil eksamenskontoret sende ut en epost til instituttene med påminnelse for frist for å rapportere om hvilke utsatte eksamener som skal holdes. Riktig eksamensform må oppgis.
Legg kabalen
Når informasjon om gjeldende eksamener er på plass, må kabalen av eksamener legges på de angitte eksamensdatoene. Et viktig hensyn her er at studenter som er meldt til flere utsatte eksamener ikke gis kolliderende eksamensdatoer.
Hent ut 2 stk FS-rapporter under Vurdering -> Rapporter:
- Eksamenstimeplan -> FS533.001 Kollisjonsmaterise (kolliderende eksamener)
- Vurderingsenhet -> FS508.002 Vurderingsenhet* (resterende eksamener)
*Utfylling: fyll ut 185 – 15 - * samt semesteret konten gjelder for i termin: Høst/Vår 20XX og Høst/Vår 20XX, Vurd.status KONT*
TIPS: for å fjerne emner uten påmeldte studenter til konte i Vurderingsenhetrapporten, høyreklikk i den ferdige rapporten -> filter -> antmeldt >0
- Gå først igjennom kollisjonsmatrisen og legg kabalen slik at man unngår eksamen på samme tidspunkt som kolliderende eksamen. Før kabalen inn i et oversiktskjema i Excel, bruk gjerne mal fra tidligere år. Legg kjente muntlige eksamener i en egen bolk.
- Vær oppmerksom på "kloneemner", altså emner som er like på BA og MA-nivå. Disse bør ha eksamen samtidig.
- GÃ¥ igjennom vurderingsenhet-rapporten og fyller inn de resterende emnene som skal ha utsatt eksamen.
- Gjør en manuell kontrollsjekk ved hjelp av kollisjonsmatrisen for å sikre at ingen kolliderende emner ligger på samme tidspunkt.
- Send en kopi av oversikten til instituttene og MN-studieinfo v/ Marianne Jacobsen samme dag.
Senest torsdag uken før utsatt eksamen: Booke eksamenslokaler i TP:EXAM
Når kabalen er lagt skal eksamenene legges inn i TP. Dette gjøres i TP: Exam hvor du velger semesteret konten gjelder og søker opp ett emne på listen av gangen.
- Book dato, tidspunkt og antall studenter inn, og vær oppmerksom på hvilket rom som velges automatisk.
- Dersom feil sal i Silurveien blir valgt, kan dette endres lenger ned på siden. Legg spesielt merke til følgende for hvert emne:
- FS er oppdatert i den grønne boksen når bookingen er lagret.
- 1 av 1 plasser booket – dette står under kalenderboksen. Dersom det står 0 av 1 plasser, må man manuelt klikke på blyanten ved siden av lesesalsnummeret og skrive inn hvor mange plasser det skal være. Husk å lagre og sjekk at det står 1 av 1 plasser.
- Er det valgt "KONT: avsluttende skriftlig eksamen"? Dersom det står muntlig eksamen skal det ikke bookes rom. Dersom det står "KONT: hjemmeeksamen" må man velge "Uttak" og riktig dato. Ikke registrer innleveringsdato for hjemmeeksamen.
- Lengden på eksamen er forhåndsinnlagt av institutt.
- Gjør en sjekk av TP-bookinger ved hjelp av rapport i FS. FS rapport Vurderinger -> Eksamenstimeplan -> FS540.002 Eksamensdager fordelt på dato. Velg datoutsnitt for konteperioden og sammenlign det som står der med oversikten.
Fredag uken før utsatt eksamen: Plasser kandidatene på rom i FS
Når rom er booket i TP:Exam og endelige tilrettelegginger er registrert skal kandidatene plasseres på eksamensrom via FS.
- Dette gjøres i Vurderinger -> Bilder -> EksamensTimeplan -> Plassering av kandidat på rom. Fyll inn emne og dato og huk vekk "Klassefordelt liste" slik at studentene listes alfabetisk. Ha et øye med om det er flere rom som dukker opp på eksamen. Dersom det er flere rom, skal noen sitte på eneom / mindre sal. Merk at en må se etter disse studentene i listen uansett hvor mange rom som er booket.
Legg merke til:
- Stemmer antallet studenter med antallet plasser i salen?
- Har noen tilrettelegginger? Eget rom/mindre sal puttes først inn på riktig rom. Deretter kan resten av kandidatene puttes inn på vanlig sal. Vanlig sal inkluderer mindre tilrettelegginger som ekstra tid eller skjermet plass, hev og senk-pult, etc.
- Bruk helst den aller øverste pil-knappen etter å ha lagt inn eventuelle kandidater på mindre sal, slik at alle kandidatene på høyre side blir overført til rom. Oppdater for hvert rom og gå igjennom listen for å passe på at ingen har blitt igjen (da forblir de i bold på høyre side).
Ha et øye på tilrettelegginger og antall kandidater. Dersom noen har booket for få plasser for antallet kandidater, må en først inn i TP for å endre bookingen. Gå deretter inn og ut av vinduet i FS for å få oppdatert utgave, og legg kandidatene inn på rommet. Husk å huke vekk "klassefordelt liste" på nytt.
Løpende oppgaver
- Imens planleggingen foregår må det holdes løpende oversikt over beskjeder fra instituttene som oppdateres i oversikten.
- Tilrettelegginger må gås igjennom og legges til/oppdateres for hver enkelt kandidat senest torsdag uken før utsatt eksamen. Nødvendige endringer som f.eks. booking av enerom må gjøres i TP underveis.
- Følgeskjema skal være det samme som ved ordinær eksamen. Undersøk at dette er på plass i god tid før utsatt eksamen.
Eksamensuken
- Send epost med info til alle oppmeldte kandidater om utsatt eksamen, hvor kandidatene bes om å selv sjekke eksamensinformasjon og eventuelle tilretteleggingen. Utplukket av kandidater ligger i FS -> Vurderinger -> Rapporter -> Melding -> FS520.001 Vurderingsmeldte Studenter
- Når utplukket er klart må kandidatene gis kandidatnummer i FS Vurdering -> Rutiner -> Kandidat -> FS550.001 Kandidatnummerering. For å kandidatnummerere alle deler av vurderingskombinasjonen samtidig, kjør rutinen for helheten på vurderingskombinasjonen.
- Når konteeksamen avholdes må det alltid være en person på telefon- og RT-vakt for spørsmål og henvendelser fra Silurveien.