Automatiske overføringer fra FS - la integrasjonen gjøre jobben
Integrasjonen mellom Canvas og FS sørger for at medlemmene i Canvasrom alltid samsvarer med FS-registreringene for emnet, kullet, kullklassen, studieprogrammet eller EVU-kurset. Dette fører også til at brukere som legges til manuelt i Canvasrommet uten å være registrert i FS (for eksempel på tilhørende undervisningsenhet eller undervisningsaktivitet) blir fjernet automatisk. Det samme gjelder manuell fjerning av medlemmer i Canvasrom - integrasjonen legger brukeren inn igjen hvis de er riktig registrert i FS og du fjerner de manuelt fra Canvasrommet.
Merk! Dersom rommet ikke er knyttet til FS må du følge veiledningen nedenfor om manuell påmelding i Canvasrom.
Registrere ansatte og eksterne i FS
Alle ansatte og eksterne som skal ha tilgang til Canvas må først ha en aktiv brukerkonto (UiO-brukernavn og -epostadresse) registrert i både SAP og FS, og deretter bli registrert med en personrolle i FS for å få tilgang til Canvasrommet.
Noen Ph.d-kandidater er registrert som ansatte i UiOs system. Selv om de er registrert som ansatte, hvis de deltar på ph.d.-kurs i Canvas må de bli registrert som studenter (se nedenfor for detaljer).
Registrere studenter i FS
NB! Studentenes tilgang til rom i Canvas forutsetter at rommet/seksjonen er først opprettet via FS-registreringer på riktig måte. Deretter får studenter tilgang på følgende måter:
- For å få tilgang til et Canvasrom som er knyttet til en undervisningsenhet må studenter ha undervisningsmelding på undervisningsenhet og ha følgende verdier under fanen Und.melding:
- feltet Tilbudstatus: I
- feltet Opptatt: J
- feltet Publisér opptak: J
- For å få tilgang til et Canvasrom (eller en seksjon) som er knyttet til en undervisningsaktivitet må studenter først være påmeldt undervisningsenheten som over, og være partiplassert på undervisningsaktiviteten.
- For å få tilgang til et rom når man er kun eksamensmeldt (Kun eksamensmeldte-seksjonen) må studenten ha en aktiv eksamensmelding, men ikke være registrert med undervisningsmelding.
- For å få tilgang til et rom som er knyttet til et EVU-kurs må deltakeren være registrert med Tilbud = I og Svar = J i fanen Deltakere i Etterutdanningskurs samlebilde (eller i bildet Deltaker under fanen Kursdeltakelse).
- For få tilgang til et rom som er knyttet til studieprogrammet (et programrom) må studenten ha aktiv studierett og opptak på studieprogrammet.
- For få tilgang til et rom (eller en seksjon) som er knyttet til kullet (et kullrom) må studenten ha en aktiv studierett i kullet på studieprogrammet.
- For få tilgang til et rom (eller en seksjon) som er knyttet til kullklassen (et kullklasserom): i tillegg til kravene for kullet (se punktet over) må studenten være fordelt på den gitte klassen.
- Deltakere på ph.d.-kurs må først ha en aktiv studierett på forskerutdanningsnivå for å få aktiv IT-bruker og UiO-brukernavn. Dersom deltakeren ikke har studierett som som aktiv programstudent på et ph.d.-program, kan fakultetet tildele enkeltemnestudierett på 900-nivå etter søknad, dersom deltakeren er kvalifisert til å ta kurset. Når studieretten er på plass må studenten registreres på den aktuelle læringsaktiviteten i FS slik som andre studenter (se punktene over for detaljer), for å få tilgang til Canvasrommet.
- Enkeltemnestudenter får ikke en brukerkonto på UiO før de har betalt semesteravgiften, og kommer derfor heller ikke inn i Canvas før etter at semesteravgiften er betalt. Når semesteravgiften er betalt må studenten registreres på den aktuelle læringsaktiviteten i FS slik som andre studenter (se punktene over for detaljer), for å få tilgang til Canvasrommet.
Manuell påmelding i Canvasrom
Hvordan manuelt legge til en person i Canvasrom som er knyttet til FS
Det kan oppstå behov for å legge til personer manuelt i et Canvasrom som er koblet til FS, for eksempel dersom noe midlertidig forhindrer overføring fra FS til Canvas og det haster å få ordnet tilgang. Dersom Canvasrommet tilhører et tidligere semester, må du følge fremgangsmåten for å legge til personer i låste rom.
Hvis ikke det er mulig å legge til personen i FS slik at integrasjonen gjør jobben, kan du manuelt legge personen til i Canvasrommet uten at integrasjonen setter de som inaktive i Canvasrommet, ved å følge denne oppskriften:
- Først se om seksjonen de skal tilhøre på rommet er koblet til FS ved å gå til Innstillinger i rommet og velge fanen Seksjoner. Seksjoner som er koblet til FS vil ha en tekst som begynner med "UE_185_", "UA_185_" eller lignende i feltet SIS-ID.
- Dersom seksjonen er knyttet til FS, må du opprette en egen seksjon i rommet i Canvas, under Innstillinger > Seksjoner.
- Deretter kan du legge til personen i den nye seksjonen, ved å gå til Personer i rommet og klikk på knappen +Personer (se nærmere veiledning med skjermbilder under).
Hvorfor må jeg opprette en egen seksjon?
Integrasjonen mellom Canvas og FS sørger for at medlemmene i Canvasrom alltid samsvarer med FS-registreringene for emnet, kullet, kullklassen, studieprogrammet eller EVU-kurset. Dette fører også til at brukere som legges til manuelt i Canvasrommet uten å være registrert i FS (for eksempel på tilhørende undervisningsenhet eller undervisningsaktivitet) blir fjernet automatisk hvis de ligger i en FS-tilknyttet seksjon.
Hvordan manuelt legge til en person i Canvasrom som IKKE er knyttet til FS
Hvis Canvasrommet ikke er knyttet til FS kan man legge til brukere direkte i rommet på følgende måte:
- Først se om seksjonen de skal tilhøre på rommet er koblet til FS ved å gå til Innstillinger i rommet og velge fanen Seksjoner. Seksjoner som er koblet til FS vil ha en tekst som begynner med "UE_185_", "UA_185_" eller lignende i feltet SIS-ID.
- Hvis seksjonen ikke er knyttet til FS kan du bruke den i neste steg. Dersom seksjonen er knyttet til FS, må du opprette en egen seksjon i rommet i Canvas, under Innstillinger > Seksjoner.
- Deretter kan du legge til personen i riktig seksjon, ved å gå til Personer i rommet og klikk på knappen +Personer.
- Dette gir deg følgende vindu:
Her velger du først måten du ønsker å legge til personen:- E-postadresse: personens primær epostadresse ved UiO
- Innloggings-ID (ANBEFALT): personens UiO-brukernavn + "@uio.no", for eksempel brukernavn@uio.no.
- Du kan legge til flere personer om gangen med linjeskift mellom hver person.
- Du velger ogsÃ¥ hvilken rolle og seksjon brukeren skal ha i rommet. UiO bruker primært rollene Student eller ³¢Ã¦°ù±ð°ù. Husk Ã¥ passe pÃ¥ at du legger brukeren inn i riktig seksjon.
- OBS: Rollen ³¢Ã¦°ù±ð°ù gir brukeren redigering og publiseringsrettigheter i rommet, og skal kun gis ut til ansatte.
- Trykk Neste, og dobbeltsjekk at de riktige brukerne kommer opp i det nye vinduet, før du trykker Legg til brukere. Dersom du får en melding om at brukeren ikke finnes, må du ta kontakt med din fakultetskoordinator for å få personen opprettet som bruker i Canvas.
Fjerne brukere fra Canvasrom
Hvordan fjerne en person fra et Canvasrom som er knyttet til FS
Fjern personens tilsvarende registrering i FS, så blir de automatisk fjernet fra rommet/seksjonen i Canvas.
Hvis det er en person som har kun blitt manuelt lagt til i Canvasrommet, kan du manuelt fjerne personen fra Canvasrommet ved å slette brukeren fra seksjonen. Dette gjøres i fanen Seksjoner i innstillingene for rommet. Slett også seksjonen hvis seksjonen har ingen flere medlemmer.
Hvordan manuelt fjerne en person fra et Canvasrom (eller en seksjon) som IKKE er knyttet til FS
Dersom personen du har lagt til manuelt ikke lenger skal ha tilgang til rommet eller seksjonen, må du slette brukeren fra den aktuelle seksjonen på rommet. Dette gjøres i fanen Seksjoner i innstillingene for rommet. Slett også seksjonen hvis seksjonen har ingen flere medlemmer.