Sekvensiell godkjenning – godkjenning av dokumenter
Denne veiledningen viser deg hvordan du finner og godkjenner et dokument som er sendt på sekvensiell godkjenning.
I motsetning til enkel godkjenning må ikke de som skal godkjenne ha lederrolle i ePhorte.
Når flere godkjenner, skal rekkefølgen følge hierarkiet i organisasjonen.
Merk: Kontrakter og avtaler skal signeres fysisk og skannes inn i ePhorte etter signering.
Godkjenningsprosess
- Godkjenningen blir registrert i ePhorte. Dette erstatter underskrifter og dokumentet trenger derfor ikke en fysisk signatur. Dokumentet blir sendt til én og én godkjenner i angitt rekkefølge.
- Hvis en av godkjennerne ikke godkjenner dokumentet, avbrytes dokumentflyten og saksbehandler får dokumentet i retur.
- Når godkjenningsrunden er fullført får saksbehandler dokumentet tilbake for kontroll. Eventuelle kommentarer fra godkjenner leses og håndteres av saksbehandleren.
Godkjenne dokumenter sendt på godkjenningsrunde
- Du finner dokumentene som eventuelt skal godkjennes av deg under Oppgaver i venstremenyen. Klikk deretter på Nye oppgaver.
- Til høyre i bildet får du opp dokumenter som er sendt til deg for godkjenning. Oppgavetittelen vil da begynne med Godkjenn + dokumenttittel.
- Lese dokumentet: Klikk på journalpostikonet og du får opp journalposten i bildet under. Klikk så på wordikonet for å lese dokumentet du er bedt om å godkjenne.
- Godkjenne dokumentet eller ikke: Klikk på nedtrekksmenyen ved dokumentet du skal godkjenne/ikke godkjenne og velg Utfør oppgave.
- I feltet Beslutningskode velger du enten G-Godkjent eller IG- ikke godkjent.
- Merk: Ved UiO bruker vi ikke funksjonene Ja og Nei ved sekvensiell godkjenning.
- I feltet Kommentar kan du legge inn eventuelle kommentarer.
- Avslutt med Lagre.
- Stedfortredere må alltid legge inn en kommentar i kommentarfeltet: Godkjent av + brukernavn eller Ikke godkjent + brukernavn.
- Valgte du å godkjenne, vil dokumentet gå til nestemann på godkjenningsrunden.
- Hvis du var den siste som skulle godkjenne, vil dokumentet gå tilbake til saksbehandler.
- Valgte du å ikke godkjenne, avbrytes godkjenningsrunden og saksbehandler får dokumentet i retur.
- For mer informasjon om sekvensiell godkjenning se Sekvensiell godkjenning – sende på godkjenningsrunde.
Publisert 10. mai 2012 11:38
- Sist endret 8. feb. 2017 14:12