1. ³§Ã¸°ìe frem aktuell journalpost
- Klikk søket Mine dokumenter under arbeid.
- Klikk deretter aktuell journalpost i status Reservert i treffliste til høyre for venstremenyen.
2. Velg alternativ Rediger i toppmeny i detaljert visning
-
Gå til detaljert visning av journalpost lengst til høyre i bildet
-
Klikk Rediger i liggende toppmeny
3. Redigere opplysninger knyttet journalposten
-
Start redigering av aktuelle opplysninger på journalpost i detaljert visning.
-
Rød stjerne * indikerer at et felt må være utfylt for å få lagret vinduet etter redigering.
Tittel
-
Endringer i tittel skjer i eget felt for dette.
-
Bruk høyre museknapp for skjerming av oppysning i tittel som er unntatt offentlighet. Dette krever at journalposten på forhånd er påført en tilgangskode.
-
Klikk i felt merket Til og velg Kopier sakstittel i meny for å la sakstittel inngå som del av tittel på brev.
Feltene Til og Kopi: hovedmottaker og kopimottaker
Legge inn ny mottaker uten oppslag i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret
- I feltet merket Til kan du skrive navn på ny ekstern mottaker rett inn uten tilhørende kontaktinformasjon.
- I feltet merket Kopi kan du skrive navn på ny ekstern eller intern kopimottaker rett inn uten tilhørende kontaktinformasjon.
- Ikon med person indikerer borger. Ikon med hus indikerer virksomhet.
- Rød farge betyr internt. Blå farge betyr eksternt.
Hente frem kontaktkort ved å klikke direkte på navn i felt merket Til
- Klikk direkte på navn på ekstern mottaker i felt merket Til.
- Legg inn kontaktinformasjon i påfølgende vindu
- Huk av for skjerming av personnavn ved behov.
- Autoriserte brukere vil kunne lese sladdet navn i rød skrift.
- Uautoriserte brukere ser kun stjerner.
- Klikk Flere felt for ytterligere opplsyninger
Oppslag i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret
- For oppslag i adresseregistrene i Elements, klikker du knappen merket Til i registreringsvinduet for ny journalpost.
Neste boks merket ³§Ã¸°ì i adresseregister gir deg følgende valg:
- Folkeregisteret for borgere
- Enhetsregisteret for virksomheter
³§Ã¸°ì i Folkeregisteret
- Du spisser søket ved å angi både personnavn og postnummer.
- Du kan også søke på fødselsnummer.
- Etter å ha hentet frem personen fra Folkeregisteret, klikker du Til nederst i den samme boksen for hoveddmottaker. Du klikker Kopi for kopimottaker.
- Når du tilslutt klikker OK i samme boks, vil mottaker og kopimottaker legge seg i registreringsvinduet på journalposten din.
³§Ã¸°ì i Enhetsregisteret
-
Aktuelle søkeord i Enhetsregisteret er orgnisasjonsnummer eller navn på virksomhet.
-
Test gjerne ut trunkerte søk med anførselstegn.
-
Klikk på riktig virksomhet i trefflisten og på knappene lengst til høyre merket Til eller Kopi for hovedmottaker eller kopimottaker.
Tilgangskode med unntakshjemmel
-
Inneholder journalpostens opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du på en fagspesifikk tilgangskode med henvisning til aktuell unntakshjemmel i Offentleglova.
-
Lovhjemmelen du angir i feltet for dette, blir flettet inn i selve brevmalen.
Tilgangsgruppe
-
Tilhører den nye journalposten din en personalmappe, må du undersøke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppen LØNN i eget felt for dette.
-
For andre saksområder kan andre tilgangsgrupper være aktuelle.
Dokumentdato
-
Dokumentdato legges automatisk inn i registreringsvinduet på journalposten og flettes dessuten inn selve brevmalen.
-
Dersom du sender journalposten på godkjenning til en eller flere ledere, blir dokumentdatoen automatisk oppdatert og flettet inn i brevmalen på nytt etter fullført godkjenningsrunde.
3. Lagre endringer i opplysninger knyttet til jornalpost
- Gå til detaljert visning av journalpost etter avsluttet redigering av tilhørende opplysninger.
- Klikk grønn knapp i øvre høyre hjørne merket Lagre og lukk
4. Ingen endringer på ferdigstilte journalposter med fullført arbeidsflyt
- Dersom det ligger en fullført arbeidsflyt på en ferdigstilt journalpost, vil denne være låst for videre redigering. Kontakt oss for ev. bistand: esak-hjelp@admin.uio.no.
5. Send oss dine tilbakemeldinger på veiledningen vår
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?