Elements PlugIn - importere dokumenter fra Word, Excel og Power Point
Ã…pne Elements PlugIn i Word, Excel og Power Point
- Du kan importere dokumenter direkte fra Word, Excel og Power Point med Elements Plugin.
- I verktøylinjen til disse programmene, under fanen hjem og helt til høyre, finner du en knapp som heter Arkiver Elements.
- For å importere dokumentet inn i Elements, trykker du på denne knappen.
- Er du ikke logget inn, vil det først dukke opp et innloggingsbilde. Velg Logg inn nederst i dette bilde. For å se hvordan du videre logger deg inn i Elements, kan du se på veiledningen Innlogging Elements.
Kontakt IT direkte for tekniske problemer med Elements PlugIn
- Mangler du knapp merket Arkiver Elements i Outloook?
- FÃ¥r du ikke hentet frem databasen i innloggingsvinduet over her?
- For problemer med PlugIn får du raskest hjelp om du kontakter IT direkte.
Menyen i Elements PlugIn
- Når du er logget inn, kommer det opp en meny med fire valg, Åpne Dokumentmal, Arkiver, Mine søk og Ny sak
Ã…pne dokumentmal (brukes kun i Word)
- Åpne dokumentmal er et av valgene du får i PlugIn-menyen.
- Dette valget fungerer bare i Word, da det ikke er maler i Elements for Excel og Power Point.
- Her kan du åpne en dokumentmal og importere dokumentet til Elements.
Velge dokumentmal
- Det første som kommer opp når du trykker på Åpne dokumentmal, er et bilde hvor du kan skrive inn tittel på dokumentet og og velge dokumentmal.
- Felt markert med rød stjerne* må være utflyt for å kunne gå videre
- Dokumenttittel: Her legger du inn Tittelen på dokumentet
- Sist brukt: Kommer opp hvis du har brukt maler i Elements tidligere. Velger du en av disse, blir de neste feltene i vinduet automatisk utflyt.
- Dokumentmal: Her velger du dokumenttype, som utgående brev eller notat.
- Dokument maltype: Her velger du maltype (velg Dokumentmal?)
- Dokumentmal: Her velger du den malen du ønsker å bruke.
Knytte malen til en sak
- Når du har fylt ut feltene, trykker du på den runde knappen nederst med lagringssymbol.
- Da kommer du videre til et registreringsbilde.
- I dette registreringsbildet knytter du dokumentet til en sak i Elements og registrerer opplysninger om det.
- Felt markert med rød stjerne* må være utflyt for å kunne gå videre.
- For å få fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du på Flere detaljer.
- Sak :Her kan du skrive inn saksnummeret, eller søkeord fra sakstittel, på den saken du ønsker å legge dokumentet inn i. Det kommer da opp en liste med forslag som du velger fra.
- Må du opprette ny sak, gjør du dette ved å trykke på tittelen på feltet, Sak.
- Da får du opp et nytt registreringsbilde hvor du legger inn opplysninger om den nye saken.
- Når du er ferdig trykker du på Lagre ny sak nederst i bildet.
- Du kommer da tilbake til det opprinnelige registreringsbilde, og den nye saken vil da være utfylt i saks-feltet.
- Tittel: Her finner du dokumentets tittel og kan redigere den ved behov.
- Dokumenttype: Her finner du dokumenttypen og kan redigere den ved behov.
- Mottakere: Her legger du inn mottaker.
- Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du på en tilgangskode her.
- Tilgangsgruppe: Tilhører dokumentet en personalmappe, må du undersøke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe LØNN. Andre tilgangsgrupper kan også være aktuelle.
Ã…pne dokumentmalen
- Når du er ferdig, trykker du på Åpne dokumentmal nederst i bildet.
- Et bekreftelsesvindu dukker opp og deretter åpnes et worddokument med malteksten du har valgt å bruke.
Lukke malen
- Når du er ferdig med å skrive i dokumentet, lukker du det.
- Da kommer det opp en innsjekkingsboks.
- Denne lukker seg automatisk etter noen sekunder, så det kan være lurt å klikke på den med en gang den dukker opp. Da forsvinner den ikke før du avslutter selv.
- Hvis du skal ferdigstille eller sende på godkjenning, kan du velge det her.
- Deretter trykker du på OK nederst til høyre.
Arkiver
- Arkiver er et av valgene du får i PlugIn-menyen.
- Her kan du importere dokumentet inn i Elements.
- Det kommer opp et registreringsbilde når du trykker på dette valget.
- Felt markert med rød stjerne* må være utflyt for å kunne gå videre.
- For å få fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du på Flere detaljer.
- Sak :Her kan du skrive inn saksnummeret, eller søkeord fra sakstittel, på den saken du ønsker å legge dokumentet inn i. Det kommer da opp en liste med forslag som du velger fra.
- Må du opprette ny sak, gjør du dette ved å trykke på tittelen på feltet, Sak.
- Da får du opp et nytt registreringsbilde hvor du legger inn opplysninger om den nye saken.
- Når du er ferdig trykker du på Lagre ny sak nederst i bildet.
- Du kommer da tilbake til det opprinnelige registreringsbilde, og den nye saken vil da være utfylt i saks-feltet.
- Tittel: Her finner du dokumentets tittel og kan redigere den ved behov.
- Dokumenttype: Her finner du dokumenttypen og kan redigere den ved behov.
- Mottakere: Her legger du inn mottaker av brevet/notatet.
- Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du på en tilgangskode her.
- Tilgangsgruppe: Tilhører dokumentet en personalmappe, må du undersøke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe LØNN. Andre tilgangsgrupper kan også være aktuelle.
- Når du er ferdig med å registrere opplysningene velger du Arkiver nederst i bildet.
- Det kommer da opp et grønt felt under Arkiver-knappen hvor det står Oppgaven fullført. Dokumentet har da lagt seg inn i saken i Elements.
Mine søk
- Mine søk er et av valgene du får i PlugIn-menyen.
- Her kan du også importere dokumentet inn i Elements.
- I nedtrekksmenyen til dette valget får du opp søkene Siste journalposter og Siste saker.
Siste journalposter
- Her får du opp en liste med de 10 siste journalpostene du har vært inne i.
- Du kan blant annet redigere, besvare, avskrive, ferdigstille eller ekspedere herfra.
- Når du trykker på en av journalposten i trefflisten, dukker det opp en meny med valg tilpasset type journalpost og status på denne.
Siste saker
- Her får du opp en liste med de 10 siste sakene du har vært inne i.
- Du kan opprette nytt dokument her.
- Når du trykker på en av sakene i trefflisten, dukker det opp et registreringsbilde.
- Felt markert med rød stjerne* må være utflyt for å kunne gå videre.
- For å få fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du på Flere detaljer.
- Sak: Er ferdig utfylt med den saken du valgte fra søkelisten.
- Tittel: Her skriver du inn dokumentets tittel.
- Dokumenttype: Her velger du dokumenttype fra nedtrekksmenyen.
- Mottakere: Her legger du inn mottaker av brevet/notatet.
- Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du på en tilgangskode her.
- Tilgangsgruppe: Tilhører dokumentet en personalmappe, må du undersøke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe LØNN. Andre tilgangsgrupper kan også være aktuelle.
- Når du er ferdig med å registrere opplysningene velger du Arkiver nederst i bildet.
- Det kommer da opp et grønt felt under Arkiver-knappen hvor det står Oppgaven fullført. Dokumentet har da lagt seg inn i saken i Elements.
Ny sak
- Ny sak er et av valgene du får i PlugIn-menyen.
- Her kan du opprette ny sak og nytt dokument i Elements.
- Når du trykker på Ny sak, dukker det opp et registreringsbilde.
- Felt markert med rød stjerne* må være utflyt for å kunne gå videre.
- For å få fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du på Flere detaljer.
- Tittel: Her skriver du inn sakens tittel.
- Arkivdel: Enkelte sakstyper tilhører en annen arkivdel enn Saksarkiv. Feltet har en nedtrekksmeny hvor man kan velge andre arkivdeler.Eksempler på sakstyper med annen arkivdel er:
- Studentmapper som tilhører arkivdel Studentarkiv
- Personalmapper som tilhører arkivdel Personalarkiv.
- Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du på en tilgangskode her.
- Tilgangsgruppe: Tilhører dokumentet en personalmappe, må du undersøke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe LØNN. Andre tilgangsgrupper kan også være aktuelle.
- Når du er ferdig med å registrere opplysningene velger du Lagre ny sak nederst i bildet.
- Da kommer det opp et nytt registreringsbilde hvor du kan registrere et nytt dokument på saken.
- Felt markert med rød stjerne* må være utflyt for å kunne gå videre.
- For å få fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du på Flere detaljer.
- Sak: Er ferdig utfylt med den saken du opprettet.
- Tittel: Her skriver du inn dokumentets tittel.
- Dokumenttype: Her velger du dokumenttype fra nedtrekksmenyen.
- Mottakere: Her legger du inn mottaker av brevet/notatet.
- Tilgangskode: Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du på en tilgangskode her.
- Tilgangsgruppe: Tilhører dokumentet en personalmappe, må du undersøke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe LØNN. Andre tilgangsgrupper kan også være aktuelle.
- Når du er ferdig med å registrere opplysningene velger du Arkiver nederst i bildet.
- Det kommer da opp et grønt felt under Arkiver-knappen hvor det står Oppgaven fullført. Dokumentet har da lagt seg inn i saken i Elements.
Send oss dine tilbakemeldinger på veiledningen vår
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?
Publisert 5. des. 2024 08:03
- Sist endret 21. mars 2025 09:01