Ã…pne Elements PlugIn i Outlook
-
Når du skal imporere e-post med Elements PlugIn, åpner du først e-posten du vil importere.
-
Der finner du, til høyre i verktøylinjen, en knapp som heter Arkiver Elements.
-
For å lagre e-posten i Elements, trykker du på denne knappen.
-
Er du ikke logget inn, vil det først dukke opp et innloggingsbilde.
-
Velg Logg inn nederst i dette bilde. Se veiledningen Innlogging Elements for videre innlogging.
- Problemer med tilkobling til Elements i innloggingsbildet har ofte sammenheng med manglende innlegging av e-post-domenet ditt i konfigurasjonen for PlugIn. Kontakt oss for hjelp.
Registreringsbildet
- NÃ¥r du er logget inn, vil det komme opp et registreringsbilde.
- Her fyller du inn nødvendige opplysninger om e-posten.
- Felt markert med rød stjerne* må være utflyt for å kunne lagre.
- For å få fram alle feltene i registreringsbildet, trykker du på Flere detaljer.
Sak
- I feltet Sak kan du skrive inn saksnummeret, eller søkeord fra sakstittel, på den saken du ønsker å legge e-posten inn i.
- Det kommer da opp en liste med forslag som du velger fra.
- Må du opprette ny sak, gjør du dette ved å trykke på tittelen på feltet, Sak.
- Da får du opp et nytt registreringsbilde hvor du legger inn opplysninger om den nye saken.
- Når du er ferdig trykker du på Lagre nederst i bildet.
- Trykk deretter på knappen Oppgaven fullført som da dukker opp.
- Du kommer da tilbake til det opprinnelige registreringsbilde, og den nye saken vil da være utfylt i saks-feltet.
Dokumenttype
- Inngående brev: Velger du hvis e-posten har kommet inn fra en ekstern avsender.
- Utgående brev: Velger du hvis e-posten har blitt sendt ut til en ekstrern mottaker.
- Internt notat med oppfølging/ Internt notat uten oppfølging: Velger du hvis e-posten er sendt intern eller er en intern korrespondanse.
Dokumenttittel
-
Her beskriver du kort innholdet i brevet, gjerne med tanke på gjenfinnbarhet ved søk.
-
E-postens tittel kommer automatisk opp som forslag, og denne kan du redigere ved behov.
- Skal deler av tittelen skjermes, merkerer du teksten som skal skjermes og trykker på skjoldet oppe til høyre over feltet. For å kunne skjerme tittel, må du først ha lagt inn tilgangskode og lovhjemmel.
Tilgangskode
- Inneholder journalpostens opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du på en tilgangskode her.
Mottaker/avsender
- Avsender eller mottaker av e-posten kommer automatisk opp her.
- Ønsker du å gjøre endringer på ekstern mottaker/avsender, trykker du på blyanten ved siden av navnet. Vil du fjerne den trykker du på krysset.
- Ønsker du å gjøre endringer på intern mottaker/avsender, trykker du på krysset bak navnet. Feltet tømmes og du kan skrive inn ny.
Tilgangsgruppe
- Tilhører e-posten en personalmappe, må du undersøke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe LØNN. Andre tilgangsgrupper kan også være aktuelle.
Vedlegg
- I denne listen ser du en oversikt over dokumentene som følger med, både e-post og eventuelle vedlegg.
- Til venstre kan du angi om dokumentet skal følge med eller ikke ved å fjerne eller legge til en hake.
- Du kan også endre tittel på dokumentene.
- Til høyre kan du velge hvilket dokument som skal være hoveddokument.
Lagre
- Når du er fedig med å fylle ut feltene, trykker du på den grønne knappen Arkivere nederst i bildet.
Send oss dine tilbakemeldinger på veiledningen vår
- Har du synspunkter på veiledningen du akkurat har lest?