12. februar – 3. mars: Utsendelse av spørreskjema
Før undersøkelsen sendes ut er det viktig at du som leder på en åpen og ærlig måte motiverer flest mulig til å besvare undersøkelsen. Dette for at enheten din skal få et best mulig grunnlag for å arbeide med arbeidsmiljøet i etterkant.
Spørreskjemaet blir sendt fra NTNU som en personlig e-post. Ansatte kan velge om de ønsker å svare på skjemaet på norsk (bokmål) eller engelsk. Undersøkelsen tar 15-20 minutter å besvare.
Hovedtemaene i spørreundersøkelsen er:
- organisatoriske forhold ved egen enhet
- arbeidsklima
- lokal ledelse
- kollegaene dine og deg
- deg og arbeidet ditt
- jobben din i hverdagen
, dersom du ønsker å se spørsmålene.
Dine oppgaver som leder i denne perioden er å:
-
Oppfordre og motivere ansatte til å svare på spørreskjemaet
-
Samarbeide med verneombud for å få flest mulig til å svare
Bruk informasjonskanaler som e-post og møter/møteplasser.
Tips og råd
- For å øke svarprosenten kan det være lurt å avsette felles tid til besvarelsen (f.eks et personalmøte)
- Kan dere lage en konkurranse om best mulig svarprosent mellom fakulteter/institutter/seksjoner/enheter?
Mars – april: Utsendelse av resultater
Resultatene på undersøkelsen blir sendt til ledere i ephorte i uke 11. Det anbefales å vente med å distribuere rapportene til disse er gjennomgått med de ansatte. Du som leder vil få nærmere informasjon og veiledning om hvordan dette kan gjøres i ARK-samling 2.
ARK-samling 2
Alle ledere og verneombud skal delta på felles ARK-samling 2 i mars.
Tema i denne samlingen vil være resultater, og hvordan rapporten for din enhet kan forstås. I tillegg vil det være fokus på hvordan rapporten og videre oppfølgingsarbeid kan legges opp i møter med de ansatte.
Leder forbereder møte for gjennomgang av resultatene med de ansatte på sin enhet sammen med verneombud. Lokal ARK-koordinator kan bistå, rådgi og støtte i dette arbeidet.
Viktige momenter som bør diskuteres mellom leder, verneombud og evt når resultatene foreligger:
- er det noe spesielt ved resultatene leder og/eller verneombud legger merke til? Start gjerne med det positive
- tenk gjennom hvordan man håndterer eventuelle negative resultater
De ansatte kan få informasjon om resultatene av spørreundersøkelsen i eget møte, eller som innledning til møte hvor det skal jobbes med tiltaksutvikling. Dette tilpasses i henhold til behov lokalt. Se neste steg for hvordan dette legges opp, og mer om dine og verneombudets oppgaver.
Det er viktig at leder får inntrykk i planleggingen av hvordan ansatte oppfatter situasjonen på enheten. Det vil bidra til at møtet blir godt tilpasser enhetens aktuelle problemstillinger, noe som også gjør at videre arbeid med arbeidsmiljø kan bli bedre.
Tips og råd
- Sett av tid til møter med de ansatte så tidlig som mulig.
- Kan du gjennomføre noe digitalt eller hybrid for å få med flest mulig?